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Creditreform

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Excel ist out. Mit neuen Online-Tools haben kleine und mittlere Unternehmen ihre Buchhaltung auch außerhalb des Büros im Griff. Über den Webbrowser lassen sich Rechnungen und Belege einfach verwalten.

 

Buchhaltung und Finanzen sind vor allem für kleinere Unternehmen ein notwendiges Übel, dem sie häufig noch mit ebenso wenig geliebten Word- und Excel-Tabellen zu Leibe rücken. Insofern erstaunt das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des IT-Marktforschungsunternehmens Gartner durchaus: Mehr als 50 Prozent der deutschen kleinen und mittleren Unternehmen führen noch per Excel-Tabelle Buch über ihre Einnahmen und Ausgaben.

Weniger als die Hälfte der Unternehmer setzen eine passende Software ein. Dabei ist das manuelle Hantieren mit Zahlen und Spalten nicht nur zeitaufwendig, sondern extrem fehleranfällig. Zielführender und zuverlässiger gedeiht die Buchhaltung mit speziellen Finanzbuchhaltungsprogrammen. Mit deren Hilfe lassen sich Rechnungen digitalisieren und für die Betriebswirtschaft im Unternehmen verwalten.

Doch selbst diejenigen, die bereits eine Buchhaltungssoftware einsetzen, sind laut Gartner-Umfrage nicht sehr zufrieden damit. Viele Nutzer vermissen wichtige Zusatzfunktionen, etwa die Möglichkeit, die Software auch als App mobil zu nutzen. Für die meisten Unternehmen gehören Smartphones und Tablets heute zur Standardausstattung.

Gleichzeitig nimmt das Arbeiten unterwegs oder im Homeoffice zu. Schon vor der Corona-Krise ermöglichten dies, einer Erhebung des Digitalverbands Bitkom zufolge, bereits vier von zehn Arbeitgebern ihren Beschäftigten.

 

Gegen die Beleg-Berge

Für Tobias Moosmayer, Inhaber einer Firma für Garten- und Landschaftspflege im baden-württembergischen Burgrieden-Rot, war genau dieser ortsunabhängige Zugriff bei der Wahl seiner Buchhaltungssoftware wichtig. Er fand sie beim Berliner Anbieter SevDesk, der sie über die Cloud anbietet. „So kann ich unterwegs kurzfristig auf die Kundendaten zugreifen und muss nicht warten, bis ich wieder in der Firma bin“, sagt er.

Wer wie Moosmayer beruflich viel unterwegs ist, kennt das Problem. Die Berliner Fotografin Maria Dominika Vogt ist zum Beispiel sehr häufig auf Location-Suche für Mode- und Beauty-Shootings. In der Zwischenzeit sammeln sich Berge an Belegen an; Rechnungen und Angebote lassen sich erst erstellen, wenn sie wieder zurück im Büro ist.

Das Problem ist bei der Fotografin, die unter dem Namen „Maria Dominika Photography“ arbeitet, dank ihrer Online-Buchhaltungslösung Lexoffice gelöst: Von jedem Ort der Welt aus kann sie ihre Bürofinanzen digital verwalten – von der übersichtlichen Auftrags- und Rechnungsbearbeitung über Kontobewegungen bis hin zur Buchhaltung.

Angebote und Rechnungen lassen sich einfach erstellen und direkt aus der Software heraus verschicken. Selbst die vielen Belege hat sie gebändigt. Unterwegs auf ihren Shootings fotografiert sie mit der Scan-App Belege ab und lädt sie dann direkt im System hoch. Dort werden sie dank Texterkennung (OCR) und intelligenter Kategorisierung automatisch richtig kontiert und gebucht. Sehr praktisch für die Fotografin – und es spart Zeit und Aufwand.

 

Mehr Zeit fürs Tagesgeschäft

Die automatische Belegerkennung schätzt auch Moosmayer. Bei seiner Lösung von SevDesk erledigt sich die Buchhaltung fast von selbst. „Der Aufwand ist so gering, dass wir 35 Prozent mehr in das operative Tagesgeschäft investieren können“, sagt er.

Die Voraussetzungen für derartige Digitallösungen sind denkbar einfach: Der Nutzer benötigt ein Gerät, das über den Browser ins Internet kann. „Er muss nichts installieren, sondern meldet sich einfach online an und bedient die Software über den Browser“, erklärt Fabian Silberer, Geschäftsführer von SevDesk in Offenburg. Weiterer Vorteil: Unternehmer müssen sich nicht um Backups oder Updates kümmern, das übernehmen die Anbieter.

 

„Per Cloud kann ich kurzfristig auf Kundendaten zugreifen und muss nicht warten, bis ich wieder in der Firma bin.“

Tobias Moosmayer, Gartenbauer

Finanzen im Überblick

Cloud-Lösungen für die Buchhaltung werden sowohl von traditionellen Softwareherstellern wie Sage, Lexware, Scopevisio oder Weclapp als auch von spezialisierten Unternehmen wie Fastbill, Reviso, BuchhaltungsButler oder SevDesk (siehe Kasten) angeboten. Sie alle lassen sich in der Regel kostenlos zwischen 14 und 30 Tage testen.

So bekommen Anwender ein Gefühl dafür, wie einfach und praxistauglich sie damit tatsächlich Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Angebote erstellen und Aufträge bestätigen, online Zahlungen überprüfen oder veranlassen, bilanzieren oder Umsatz- und Vorsteuer berechnen können. Ein weiterer Vorteil: Per Cloud-Software können Unternehmen auch ihre zentral gebündelten Rechnungen und gesammelten Belege elektronisch einem Steuerberater übergeben.

 

Cash-Reserven genau einsehen

Laut aktuellem „Cloud Monitor 2019“, einer Studie von Bitkom Research und der Unternehmensberatung KPMG, setzen inzwischen 73 Prozent der befragten Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in Deutschland auf die Cloud. Bei der Buchhaltungssoftware haben vor allem IT-Unternehmen und Startups die Nase vorn, stellt Silberer von SevDesk fest.

Doch auch traditionelle Offline-Branchen wie Handwerksbetriebe fragen vermehrt nach den digitalen Lösungen. Wie wichtig diese sind, erleben viele derzeit in der Corona-Krise: „Durch den aktuellen Überblick über ihre Finanzen kennen Unternehmen ihre Cash-Reserven genau und können rechtzeitig handeln“, sagt er.

Die Online-Lösungen bieten noch einen weiteren wichtigen Vorteil: „Bislang habe ich meine Angebote und Rechnungen immer aus Open-Office-Vorlagen erstellt, per Copy-and-Paste angeglichen und als PDF verschickt“, erklärt Profi Maria Dominika Vogt. Doch seit Inkrafttreten der GoBD, der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ist dieses Vorgehen problematisch.

Denn die GoBD fordern, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

Unternehmer und Freiberufler wie Vogt, die ihre Angebote, Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung schreiben oder in einer Tabellenkalkulation verwalten, müssen sorgfältig aufpassen, denn die Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist also nicht mehr zulässig.

Mit ihrer GoBD-testierten Buchhaltungssoftware muss sich Fotografin Maria Dominika Vogt auch darüber keine Sorgen mehr machen und kann sich voll und ganz auf ihre Shootings konzentrieren.

 

Acht Lösungen im Überblick

Cloud-Lösungen sind auf jedem internetfähigen Gerät auch mobil verfügbar.

 

Sage 50cloud Buchhaltung

Sage 50cloud Buchhaltung unterstützt Unternehmen unabhängig von der Anzahl der Mandanten oder unterschiedlichen steuerrechtlichen Formen. Der Monatsabschlussassistent führt schrittweise durch die erforderlichen Arbeiten zum Monatsabschluss. Weitere Funktionen: Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassende Meldung sowie Buchungsjournal und Datev-Export. Kosten: Je nach Paket: 30, 35 oder 40 Euro/Benutzer/Monat

 

Scopevisio Finanzen

Digitale Assistenten unterstützen die Anwender: Buchungsregeln übernehmen die Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Posten. Mithilfe von KI-Verfahren werden Eingangsrechnungen verarbeitet. Scopevisio versteht sich auch als Controlling-Tool sowie als Management-Informationssystem für fundierte Unternehmensentscheidungen. Kosten: Je nach Paket: 60, 90 oder 120 Euro/Benutzer/Monat; hohe Rabatte bei steigender Laufzeit

 

SevDesk

Mit der SevScan App lassen sich Rechnungen abfotografieren oder sie können als E-Mail weitergeleitet werden. Mit der Texterkennung und intelligenten Algorithmen liest und erfasst SevDesk den hochgeladenen Beleg und füllt Belegfelder wie Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuerbetrag automatisch aus. Kosten: Je nach Paket: 7,90, 15,90 oder 43 Euro/Benutzer/Monat

Fastbill

Fastbill automatisiert die täglichen Abläufe und bringt Ordnung in Rechnungen, Belege und Banking. Der Layout-Editor unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Rechnungs- oder Angebotsvorlagen. Logos, Briefpapier oder die eigene Schriftart können in die Vorlage eingefügt und so das Aussehen der Rechnung angepasst werden. Kosten: Je nach Paket: 9,99 Euro/Benutzer/Monat oder 29,99 und 59 Euro/5 Benutzer/Monat

Lexoffice

Die Online-Unternehmersoftware automatisiert die Buchhaltung. Mit ihr lassen sich bequem auch ohne Buchhaltungskenntnisse Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten, Lohnabrechnungen erledigen oder die Steuererklärung vorbereiten. Kosten: Je nach Paket: 5,14, 9,04 oder 10,98 Euro/Benutzer/Monat in den ersten 12 Monaten.

 

BuchhaltungsButler

Neben der Belegerfassung und deren Aufbereitung zum Weiterleiten an das Finanzamt oder den Steuerbe­rater zur Umsatzsteuervoranmeldung bietet der BuchhaltungsButler Extras wie ein automatisches Kassenbuch und den Abgleich von Zahlungsbewegungen auf Bankkonten. Kosten. Je nach Paket: 29,95, 44,95, 64,95 oder 234,95 Euro/Benutzer/Monat

 

Reviso

Reviso bietet für Steuerberater einen extra Administrator-Zugang an. Von dort kann der Steuerberater proaktiv alle Daten und Buchungen exportieren oder die gesamte Buchhaltung bearbeiten. Die Software richtet sich auch direkt an Steuerberater. Kosten. Je nach Paket: 15, 29 oder 39 Euro/Benutzer/Monat

 

Weclapp

Mit der Buchhaltungssoftware lassen sich Buchführungsarbeiten erledigen, offene Posten, Zahlungen, Geldeingänge und Mahnstufen überwachen, die Finanzbuchhaltung für den Steuerberater aktualisieren und Controllingaufgaben wahrnehmen. Kosten. Je nach Paket: 30, 59 oder 119 Euro/Benutzer/Monat

 

Checkliste für die Auswahl

Worauf weitsichtige Unternehmer beim Anbieter und bei dessen Lösung achten sollten:

 

Standort: Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind Unternehmen bei Anbietern mit Rechenzentren in Deutschland oder zumindest in der EU.

 

Referenzen und Zertifikate: Die ISO-Zertifizierung bescheinigt die Einhaltung geltender Sicherheitsrichtlinien, eine BSI-Zertifizierung belegt ein hohes Sicherheitsniveau, das Siegel „IT-Security made in Germany“ (TeleTrusT) zeichnet dem deutschen Datenschutz unterliegende Anbieter aus.

 

Bedienbarkeit: Man sollte die Anwender im Unternehmen bei der Auswahl einbeziehen und darauf achten, dass sich die Funktionalitäten leicht an deren Bedürfnisse anpassen lassen.

 

Mobile Verfügbarkeit: Unternehmen arbeiten zunehmend mobil und wollen unterwegs auf ihre Anwendungen zugreifen.

 

Zukunftssicherheit: Der Anbieter sollte am Markt etabliert sein, damit der Support und die Weiterentwicklung der Software gesichert sind.