Die Führung eines Kassenbuches mag zwar ein unliebsamer Verwaltungsakt sein, sie ist aber ein Muss für alle buchführungspflichtigen Gewerbebetriebe mit Bargeschäften. „Wer dieser Pflicht nicht ordnungsgemäß nachkommt, hat das Nachsehen. Denn weist das Kassenbuch Ungereimtheiten auf, nimmt der Betriebsprüfer eine Schätzung vor“, warnt Experte Christian Ostermaier. Um Sie vor Fallstricken zu bewahren, haben wir ihn um einige Praxistipps gebeten. (mil)
Diese Aspekte sollten Sie kennen:
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
Gemeint sind damit feststehende Regelungen, die eine Buchführung erfüllen muss, damit sie vom Gesetzgeber anerkannt wird. Damit dies der Fall ist, muss die Buchführung zunächst einmal vollständig sein. Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, richtig und zeitgerecht vermerkt werden. Darüber hinaus muss jeder Buchung auch ein Beleg zugrunde liegen. Essentiell ist außerdem, dass die Aufzeichnungen klar und übersichtlich sein müssen.
Risiken der handschriftlichen Variante
Viele Unternehmen dokumentieren ihre Bar-Einnahmen und -Ausgaben handschriftlich in einem entsprechenden Papiervordruck. In der Praxis treten jedoch häufig Probleme auf. So schleicht sich beispielsweise schnell ein Minusbestand ein, wenn der Kassenbestand nicht täglich ermittelt wird. Das ist für einen Prüfer gleich ein Punkt zum Einhaken, denn ein Minus in der Kasse kann nicht sein. Darüber hinaus wird ein manuell geführtes Kassenbuch schnell unübersichtlich, wenn beispielsweise Eintragungen vergessen und Belegsätze nachträglich erfasst werden. Eine Software kann hier Abhilfe schaffen.
Nachteile von Excel
In der Regel hält ein in Excel geführtes Kassenbuch einer Betriebsprüfung nicht Stand. Denn einzelne Buchungen können prinzipiell jederzeit nachträglich verändert oder hinzugefügt werden. Diese Änderungen kann der Betriebsprüfer nicht nachvollziehen. Die Buchführung fällt also durch.
Vorteile der softwaregestützten Erfassung
Entscheidet sich ein Unternehmer dafür, sein Kassenbuch softwaregestützt zu erfassen, lohnt sich in jedem Fall die Wahl einer GoB-sicheren Lösung. Darüber hinaus profitiert der Unternehmer bei einer speziellen Kassenbuch-Software stets von nützlichen Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen, beispielsweise von der schon erwähnten Kassenminus-Prüfung. Die Entscheidung für eine entsprechende Software fällt dabei generell leicht, denn sie kostet in der Regel nur ein paar Euro im Monat.
Lokale vs. webbasierte Lösung
Grundsätzlich ist sicherlich eine webbasierte Lösung vorzuziehen. Denn bei einer lokal installierten Software ist bereits eine regelmäßige Datensicherungen der Kassenbücher problematisch. Diese muss täglich manuell erstellt werden. Webbasierte Lösungen speichern die Daten automatisch im Rechenzentrum. Diese sind dadurch stets in der aktuellen Version verfügbar und absolut sicher gespeichert.
Eine webbasierte Lösung hat darüber hinaus den Vorteil, dass das Kassenbuch nicht nur an einem Arbeitsplatz geführt werden kann. Man kann von verschiedenen Standorten auf die Kassenbuchführung zugreifen – optimal also vor allem für Unternehmen mit mehreren Filialen.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Buchhalter wird durch ein online geführtes Kassenbuch verbessert. Lässt der Unternehmer seine Buchführung extern machen, kann der Steuerberater oder Buchhalter die Buchungen direkt online abrufen und verbuchen.
Wahl eines geeigneten Anbieters
Unternehmer sollten gut über die Verschlüsselungstechnologie bei der Datenübertragung und die Sicherheits-Standards der jeweiligen Kassenbuch-Lösung informieren. Darüber hinaus sollte das Rechenzentrum seinen Standort in Deutschland haben. Nur so ist gewährleistet, dass höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt sind – gerade in der heutigen Zeit ein sehr wichtiger Punkt.
Lesen Sie auch: Sind Ihre Barumsätze auch wirklich korrekt verbucht?
