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Creditreform

Werden Aufgaben rund um das Druck-Management an einen Dienstleister ausgelagert, lassen sich Budgets besser kontrollieren und Kosten sparen. Davon können auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. 

Auch wenn immer mehr Mitarbeiter auf Tablets oder mit Cloud-Diensten „digitale“ Ausdrucke nutzen: Das herkömmliche Drucken wird auf absehbare Zeit nicht aus den Büros verschwinden, denn Dokumente wie Verträge, technische Zeichnungen oder Pläne müssen in aller Regel nach wie vor klassisch ausgedruckt werden. Die sinkenden Budgets zwingen die IT-Abteilungen aber auch hier zur Kostensenkung Das heißt: Sie müssen dafür sorgen, dass die Druckressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Eine gute Möglichkeit dazu bieten Managed Print Services (MPS), also die Steuerung des Druckoutputs durch einen Dienstleister. Der Markt für MPS ist zwar noch relativ jung, weist aber ordentliche Wachstumsraten auf. So rechnet etwa der Marktforscher Research and Markets damit, dass dieser Markt im Zeitraum 2012 bis 2016 weltweit um gut zehn Prozent pro Jahr zunehmen wird. Und die Analysten von Quocirca schätzen, dass derzeit bereits rund die Hälfte aller Großunternehmen MPS nutzen, und weitere 20 Prozent davon planen, es im nächsten Jahr auch zu tun. Diese Zahlen belegen, dass MPS-Dienstleistungen die nötige Marktreife erreicht haben und in der Lage sind, die Bedürfnisse der Unternehmen zu erfüllen.

Freiräume für geschäftskritische Aufgaben schaffen

Zu den zahlreichen Vorteilen von MPS zählt vorrangig die Möglichkeit, Druckkosten zu kontrollieren und zu senken. Indem sie detailliert den Verbrauch überwachen und auswerten, ermöglichen sie eine hohe Transparenz darüber, wie und wo genau Geld ausgegeben wird. Aber MPS bieten nicht nur finanzielle, sondern auch organisatorische Vorzüge. So befreien sie die IT-Abteilung von Tätigkeiten wie Materialbestellungen oder Wartung der Drucker – und schaffen damit Freiräume für andere, geschäftskritischere Aufgaben. Und nicht zuletzt können MSP Unternehmen bei Umweltinitiativen unterstützen, indem sie mit Hilfe von Tools sicherstellen, dass unbenutzte Geräte ausgeschaltet sind, Papier beidseitig und im sparsamen Entwurfsmodus bedruckt wird oder indem sie Farbdrucke kontrollieren.

Bislang werden MPS vor allem von Großunternehmen genutzt, aber auch KMUs können von den Vorteilen erheblich profitieren, denn gerade für sie ist die Kostenkontrolle beim Drucken von zentraler Bedeutung. Laut Marktforscher Quocirca geben mittelständische Unternehmen durchschnittlich immerhin 15 Prozent ihres gesamten IT-Budgets für das Drucken aus, und fast ein Drittel der KMUs erwartet, dass dieser Anteil noch zunehmen wird. Und obwohl Farbdrucke immer weiter verbreitet sind und damit die Kosten erhöhen, haben 70 Prozent der KMUs keine Werkzeuge zur Überwachung ihrer Druckprozesse im Einsatz3. Bedenkt man dann noch, dass die meisten von ihnen nur über einen oder zwei explizite IT-Mitarbeiter verfügen, wird klar, welche Entlastung die Auslagerung des Druckmanagements an einen Dienstleister bedeutet.

Vorhandene Prozesse genau evaluieren

Entschließt sich ein KMU deshalb dazu, Managed Print Services in Anspruch zu nehmen, sollte es zunächst seine vorhandenen Prozesse exakt evaluieren um herauszufinden, welche Dienste es genau braucht. So können beispielsweise für kleinere Unternehmen grundlegende Basic Print Services (BPS) bereits völlig ausreichen. Dazu zählen etwa Dienstleistungen, die den Verbrauch von Materialien wie Papier und Toner laufend überwachen und automatisch Nachschub liefern, ohne dass das Unternehmen dafür irgendwelche Bestellungen vornehmen muss; oder „Pay per Print“-Services, bei denen nicht in den Kauf von Geräten investiert werden muss, sondern das KMU lediglich die laufenden Kosten für die Nutzung trägt. Durch einen fixen Monats- oder Quartalsbetrag ist dabei ein bestimmtes Druckvolumen abgedeckt. Darüber hinausgehende Ausdrucke werden extra pro Seite in Rechnung gestellt.

Egal, für welche Dienste sich ein KMU letzten Endes entscheidet: Bevor es einen entsprechenden Vertrag unterschreibt, sollte es sich unbedingt die angebotenen Service-Levels genau ansehen. Ist eine hohe Qualität der Ausdrucke garantiert? Wie sind die Reaktionszeiten bei Problemen? Wie sehen die Servicezeiten aus? Außerdem sollten sie einen Anbieter wählen, der Flexibilität gewährleistet. Ändern sich die Geschäftsanforderungen, muss es jederzeit möglich sein, zusätzliche Aufgaben an den MSP-Dienstleister auszulagern.

Nils Becker-Birck ist Regional Sales Senior Manager Printing Solutions bei Dell.