Onboarding leicht gemacht

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Immer wieder dieselben Arbeitsschritte zu erklären, ist mühselig. Die Software des Startups How.fm schafft Abhilfe: Sie digitalisiert das Training manueller Prozesse mit interaktiven Videos.

Das Problem

In Branchen mit hoher Fluktuation – etwa, wenn verstärkt Zeit-, Hilfs- und Saisonarbeiter im Einsatz sind – dürfte das Problem bekannt sein. Dieselben Arbeitsschritte müssen wieder und wieder erklärt werden, und zwar so, dass sie von allen Mitarbeitern in möglichst gleicher Qualität ausgeführt werden.

Das bindet Ressourcen: Statt Prozesse zu optimieren, sind Beschäftigte in Schlüsselpositionen damit beschäftigt, Neulinge anzulernen.

Die Lösung

„Wir hören von Vorarbeitern und Teamleitern oft ‚Das habe ich diese Woche schon hundertmal erklärt‘“, sagt Andreas Kwiatkowski. Der Gründer des Startups How.fm hat mit seinem Partner Farhoud Cheraghi eine Software entwickelt, mit der How-to-Videos automatisch aufbereitet und mehrsprachig übersetzt werden können.

So soll das wiederholte Onboarding von Mitarbeitern verbessert werden, die hauptsächlich manuelle oder handwerkliche Tätigkeiten ausführen. Eine Sprachsteuerung ermöglicht, dass sie ihre Arbeit dabei nicht unterbrechen müssen.

„Rund zehn Handyfotos oder Videoschnipsel genügen für ein How-to“, sagt Gründer Kwiatkowski. „Unsere Software führt Arbeiter dann Schritt für Schritt durch den Prozess.“

Falls sich die Arbeitsschritte ändern, können die Videos mit einem Klick angepasst werden. Die Software ist als Lizenz-Abo für einige Hundert Euro monatlich zu haben – je nachdem, auf wie vielen Geräten sie verwendet wird.

Die Anwendung

Die meisten How.fm-Kunden stammen aus der Produktion und der Logistik. So auch Florian Walsdorf von Ingram Micro CLS, einem globalen Anbieter von Logistikdienstlösungen. Der Abteilungsleiter nutzt die How-to-Videos, um Lagerarbeiter im Umgang mit den Retouren eines Mode-Onlinehändlers weiterzubilden und die einzelnen Arbeitsschritte zu trainieren.

Die Retourenvereinnahmung funktioniere stets gleich, erklärt Walsdorf. „Ware aus dem Paket entnehmen, den Auftrag erfassen, Ware begutachten, Qualität bewerten und – beim Großteil der Fälle – neu falten und zum Wiederverkauf eintüten.“

Das Trainingsvideo zu dem Prozess besteht aus vielen Einzelvideos, die das Projektteam per Drag and Drop ins How.fm-System gezogen und aufbereitet hat. Das sei allerdings erst der letzte und einfachste Schritt, sagt Walsdorf: „Die Hauptarbeit besteht darin, zu bestimmen, welche Videos brauche ich und welche Prozesse habe ich.“

Dabei hat How.fm Ingram Micro CLS mit einem Kick-off-Workshop und während der Implementierung unterstützt. Auch die Videoproduktion wurde geschult.

Bei Ingram Micro CLS wurden im ersten Aufschlag Videos für 50 Prozesse erstellt. „Das hat drei Tage gedauert“, sagt Walsdorf. Die Mühe habe sich bezahlt gemacht: „Dank des konsistenten Trainings können wir sicherstellen, dass die Prozesse richtig ausgeführt werden.“

Mit How.fm gelingt es ihm auch, Sprachbarrieren zu überwinden. Neben Englisch hat Walsdorf bereits Videos ins Französische, Polnische und Russische übertragen. Der Manager ist zufrieden: „Besonders die europäischen Sprachen werden von unseren vielsprachigen Mitarbeitern sehr gut aufgenommen.“