„Während das neue Verfahren für europaweit agierende Unternehmen mehrere Vorteile mit sich bringt, profitieren Unternehmen, deren Kunden und Lieferanten sich im Inland befinden, kaum. Sie bekommen vor allem den höheren Aufwand zu spüren, den die Umstellung mit sich bringt“, sagt im „Creditreform“-Gespräch Markus Maier, Produktmanager bei AGENDA-Software. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt betriebswirtschaftliche Software für KMU.
„Die gravierendsten Änderungen gibt es beim Lastschriftverfahren. Hier müssen Unternehmen ihre Prozesse anpassen, um künftig verschiedene Fristen beachten und einhalten zu können“, so Maier.
Das SEPA-Verfahren trete zwar erst 2014 in Kraft, Unternehmen sollten dennoch umgehend anfangen, sich darauf vorzubereiten. (mil)
Diese sechs Punkte sind dabei laut Meier besonders wichtig:
• Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb von der Umstellung betroffen sind. Der Fokus sollte dabei besonders auf Ihrer IT liegen. Ist Ihre Buchhaltungssoftware für das SEPA-Verfahren vorbereitet?
• Stellen Sie die Stammdaten sämtlicher Kunden und Lieferanten auf IBAN und BIC um. In der Regel ermittelt Ihre betriebswirtschaftliche Software automatisch IBAN- und BIC-Angaben nach den Vorgaben der Bundesbank. Mit etwas Aufwand ist dieser Vorgang allerdings dann verbunden, wenn fehlerhafte Daten im System hinterlegt sind. Hier müssen Sie nacharbeiten und die Daten mit den betroffenen Kunden oder Lieferanten abstimmen und manuell ändern.
• Falls Sie vom Lastschriftverfahren Gebrauch machen wollen, müssen Sie einmalig eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen.
• Beachten Sie, dass Sie von allen Zahlungspflichtigen vor der Nutzung des neuen Lastschriftverfahrens vorab ein entsprechendes Lastschriftmandat unterzeichnen lassen müssen. Ausnahme: Es besteht bereits eine Einzugsermächtigung (entspricht dem neuen Basis-Lastschriftmandat).
• Bei Basis-Lastschriften muss spätestens 14 Tage vor Fälligkeit an den Zahlungspflichtigen eine Vorankündigung (Pre-Notification) gesendet werden als Ankündigung des Lastschrifteneinzugs.
• Der Verwendungszweck wird mit SEPA auf maximal 4 Zeilen à 35 Zeichen begrenzt. Eventuell müssen Sie hier Änderungen vornehmen.
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