Kaffee im Laptop, ein Sturz auf den Steinboden, ein heftiges Gewitter – Datenverlust kann jedes Unternehmen treffen. Wer sein Backup im Griff und einen Notfallplan in der Schublade hat, kehrt schneller zum Tagesgeschäft zurück.
Es passiert immer wieder, der Super-Gau eines jeden Unternehmens: Die Daten sind weg! Sie werden gestohlen, durch Feuer, Blitzeinschlag oder Wasser zerstört. Manche Datenträger gehen schlichtweg kaputt, weil sie zu alt sind, andere wiederum überleben es nicht, wenn sie herunterfallen oder eine Tasse Kaffee darüberläuft. Eine kaputte Festplatte – leicht zu hören an dem klackenden und schleifenden Geräusch – ist nach Umfragen des Datenrettungsexperten Kroll Ontrack unter rund 1.000 Unternehmen in zehn Ländern die häufigste Ursache für einen Verlust der Daten. Und dann ist die Not groß, mehr als 90 Prozent aller Dokumente werden inzwischen am PC erstellt, nahezu der gesamte Geschäftsverkehr läuft via E-Mail. Neben Hardware- und Softwarefehlern kann aber auch falsche Anwendung am Datenverlust schuld sein – etwa, wenn die Dateien versehentlich gelöscht, überschrieben oder formatiert werden.
Weitreichende Konsequenzen
Ist eine vollständige Datenwiederherstellung nicht mehr möglich, bedeutet ein Datenverlust im schlimmsten Fall die Insolvenz des Unternehmens. Nach Erhebungen der Experten von E-Commerce-Center Köln haben 93 Prozent der Unternehmen, deren Datenbestand für zehn oder mehr Tage ausfiel, das darauffolgende Geschäftsjahr nicht überlebt. Das konnte Ralf Kortner, Geschäftsführer der Kortner Druck GmbH in Bietigheim-Bissingen, vermeiden, aber der Schreck sitzt ihm heute noch in den Gliedern: Kurz vor Ostern 2014 stellte er sein Betriebssystem von Windows XP auf Windows 7 um. Doch das System hatte die Festplatte seines von einem Systemhaus gebauten Computers nicht erkannt und die Kundendatenplatte als Nächstes gefunden und formatiert. Dazu kam ein weiteres Malheur: Die zweite Festplatte, die im Hintergrund alle Daten spiegelte, hatte offensichtlich von Anfang an nicht richtig funktioniert, dies wurde aber nie bemerkt. Am Ende waren sämtliche Kundendaten inklusive der Aufträge weg.
Kortner reagierte schnell und versuchte es mit einer Datenrettungssoftware aus dem Netz – die sich jedoch als völlig unbrauchbar herausstellte. Nach 24-stündiger Wiederherstellungszeit hatte sie nämlich alle geretteten Daten umbenannt und völlig unstrukturiert aufgelistet. „Dies alles selbst zu rekonstruieren hätte Monate gedauert“, sagt er. Aus seinem Bekanntenkreis bekam er den Tipp, sich an einen Datenrettungsspezialisten zu wenden. Zahlreiche Dienstleister wie Kuert Datenrettung in Bochum, DRN Datenrettung in Frankfurt, X Datenrettung in Berlin, Attingo in Hamburg oder Kroll Ontrack haben sich darauf spezialisiert. Karfreitag brachte Kortner seine formatierte Kundendatenplatte zu Kroll Ontrack ins benachbarte Böblingen und schon Ostersonntag konnte er sie wieder abholen.
„Fast alle Daten sind wieder da“, ist Kortner erleichtert. Dennoch hat ihn das gesamte Desaster – außer den rund 5.000 Euro Kosten für die Datenrettung – etwa einen Monat gekostet. Dann erst lief der neue Rechner reibungslos und der Unternehmer hatte diesmal gleich zwei Backup-Lösungen installiert. Eine davon speichert alle zwei Stunden fortlaufend die Aktivitäten, während die andere jeden Abendin Aktion tritt und anschließend in einem feuerfesten Safe verstaut wird.
Tägliche Sicherung ist Pflicht
So viel Glück wie Ralf Kortner hatte ein Reiseunternehmer nicht: Er hatte einen IT-Dienstleister mit der Reparatur seiner Computeranlage betraut, dabei kam es zum Komplettabsturz des Servers. Die Daten waren unwiederbringlich verloren. Der Schaden belief sich auf 14.000 Euro. Als das Unternehmen den Dienstleister dafür verantwortlich machen wollte und dafür sogar vor Gericht ging, kam das böse Erwachen: Das Oberlandesgericht Hamm beurteilte die nicht ordnungsgemäße Datensicherung des Reiseunternehmens als grob fahrlässig. Die Begründung: Der nach dem Komplettabsturz des Systems festgestellte Stand der Datensicherung habe dem Stand vier Monate vor den Reparaturarbeiten entsprochen. Wenigstens eine tägliche Teilsicherung und mindestens einmal in der Woche eine vollständige Sicherung sei heute im Geschäftsleben zu erwarten.
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz sind Unternehmen nämlich zur Datensicherung verpflichtet. Gehen Unternehmensdaten verloren, kann die Geschäftsführung persönlich haftbar gemacht werden. Obwohl mittlerweile die meisten Firmen eine professionelle Backup-Lösung einsetzen, kommt es immer wieder zu Datenverlusten. „Viele versäumen es, ihreBackups regelmäßig zu testen“, erklärt Carla Arend, Program Director Storage & Cloud Strategies bei IDC. Nämlich nur dann zeigen sich eventuelle Denkfehler oder Schwachstellen, die sich noch vor einem echten Notfall beheben lassen. Gegen Diebstahl, Wasser, Brand und höhere Gewalt wie Blitzeinschlag hilft dagegen das Auslagern: „Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich auch eine Cloud-Lösung; so werden die Daten automatisch außer Haus vorgehalten“, rät sie. Die meisten Backup-Spezialisten bieten mittlerweile beide Varianten an.
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