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Creditreform

Bis alle benötigten Unterschriften auf einem Papiervertrag geleistet sind – das kann dauern. Schneller und einfacher geht es digital – und mit der Hilfe des Startups Yousign.

 

Digitale Unterschrift

© Unsplash/Georgie Cobbs

Das Problem

Vom papierlosen Büro sind viele Unternehmen nach wie vor weit entfernt. Was Verträge angeht, bedeutet das für den Absender: ausdrucken, unterschreiben, verschicken und warten. Und für den Empfänger: unterschreiben, Kopie abheften, zurückschicken. Gilt das Vier-Augen-Prinzip, kommen weitere Prozessschritte dazu.

Sendet der Absender den Vertrag per PDF und überlässt dem Empfänger das Ausdrucken, fällt immerhin ein Postweg weg. Trotzdem dürfte das Unterzeichnen eines Vertrags auf diesem Wege mindestens zwei Tage dauern.

Während der Pandemie tauchten zusätzliche Probleme auf: Wo erreiche ich den Unterzeichner eigentlich per Post? Und wie greife ich dann aus dem Homeoffice auf den unterzeichneten Vertrag zu?

 

Die Lösung

Das muss besser gehen, findet Dominik Drechsler, Country Manager DACH bei Yousign. Das französische Unternehmen mit Hauptsitzen in Caen und Paris bietet Software-as-a-Service-Lösungen für die Vertragsverwaltung, die eine Unterzeichnung innerhalb weniger Minuten ermöglichen.

„Der Empfänger erhält eine E-Mail-Einladung zur Signatur, kann den Vertrag auf seinem Bildschirm aufrufen, wenn nötig zusätzliche Informationen einfügen und unterschreiben“, sagt Drechsler.

Zur Bestätigung erhält er eine SMS-TAN wie beim Onlinebanking oder muss sich per Video-Ident-Verfahren ausweisen. „Das hängt von den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Anforderungen ab beziehungsweise von den vom Absender gewählten.“

Der Rechtswert der Signatur setzt sich zusammen aus den aufgezeichneten Daten wie Klarname, Mobilfunknummer, IP- und E-Mail-Adresse. Liegt nach dem BGB eine Schriftformerfordernis vor – etwa bei einer Kontoeröffnung oder einer Arbeitnehmerüberlassung – komme der Personalausweis hinzu.

Die Idee sei nicht neu, sagt Drechsler. „Digitale Signaturen gibt es in den Staaten seit der Jahrtausendwende. Das entsprechende Gesetz in Europa trat hingegen erst 2014 in Kraft.“

Große Anbieter wie Adobe und Docusign hätten damals bereits Produkte vorweisen können und sich einen Teil des deutschen Marktes gesichert. „Es gibt schon viele Lösungen für Konzerne“, sagt Drechsler. „Wir sehen kleine und mittlere Unternehmen als unser Steckenpferd.“

Yousign biete deutschsprachigen Support mit guter Erreichbarkeit, Hosting von Daten auf europäischen Servern und einen erschwinglichen Preis für das Einsteigerpaket. „Unser Basisservice ist für 25 Euro pro Lizenz monatlich zu haben.“

 

Die Anwendung

Gerd Dussler hat Yousign überzeugt: „Der umständliche Umgang mit Unterschriften und Papierverträgen hat uns schon vor Corona gestört“, sagt der Geschäftsführer von Deindesign, einem Hersteller von personalisierten Handyhüllen.

„Wir arbeiten viel mit Lizenzen, etwa von Hello Kitty, Disney und Bayern München. Ständig kommt die Frage: Ist der unterschriebene Vertrag schon zurückgekommen? Jetzt können wir das am Bildschirm verfolgen. Außerdem läuft der Prozess viel schneller.“ Die Usability sei ideal.

„Yousign läuft digital so flüssig wie analog eine Unterschriftsmappe.“ Die Zwei-Faktor-Authentifizierung funktioniere seit der Einführung einwandfrei. Mittlerweile hat Dussler die Nutzung von Yousign auf Arbeitsverträge ausgeweitet. „Ich bekomme am Tag mindestens einen Vertrag zur Unterschrift. Seit dem Tag der Einführung läuft unser Vertragswesen reibungslos“, sagt Dussler.