Zehn Tipps und Tricks für Outlook

Outlook ist einer der weltweit am häufigsten eingesetzten E-Mail-Clients. Seine Funktionen reichen weit über das Empfangen und Versenden von elektronischen Nachrichten hinaus. Creditreform hat Tipps gesammelt – damit kann jeder noch besser und zeitsparender mit Outlook arbeiten.

Für die einen ist Outlook völlig überfrachtet. Für die anderen eine wahre Fundgrube, mit der man sich die Arbeit erleichtern und Zeit sparen kann. Zwei ausgewiesene Outlook-Spezialisten, verrieten Creditreform ihre persönlichen Outlook-Kniffe.

Die Software-Expertin Anja Schmid hat sich auf allgemeine Funktionen konzentriert, die für jede Outlook-Version relevant sind. „Viele Nutzungsmöglichkeiten hängen nämlich auch von den Einstellungen in Office 365 und am Exchange Server ab“, sagt sie. Hier ihre fünf Top-Tipps:

1. Die Sortierregel.

Viele Anwender erstellen im Outlook-Postfach Unterordner für jedes Projekt oder für verschiedene Ansprechpartner. Sie hoffen, so den Überblick zu behalten, indem sie E-Mails, die sie zur Sicherheit noch behalten möchten, aus dem Posteingang in den zuständigen Unterordner verschieben – manuell selbstverständlich. Doch das Programm kennt Regeln, mit denen dieser Vorgang automatisiert werden kann.

Und so stellen Sie die Regeln ein:

■ Den Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken und Neuen Ordner auswählen.
■ Einen Namen für den neuen Unterordner vergeben, zum Beispiel „Bestellbestätigung“.
■ Die betreffende E-Mail markieren.
■ Der Reihe nach Start – Verschieben – Regeln – Regel erstellen klicken. Nachrichten von … immer verschieben anklicken.
■ Wählen Sie dann im nächsten Fenster den Unterordner aus, im Beispiel „Bestellbestätigung“, und bestätigen Sie mit Ok.

2. Der Suchordner.

Wenn beispielsweise nur E-Mails angezeigt werden sollen, die von einer bestimmten Person versendet wurden, dann bietet sich die Erstellung eines Suchordners an. Der Posteingang wird dann nach dem festgelegten Suchkriterium gefiltert. Ist der Such­ordner einmal angelegt, erhält der Outlook-Nutzer mit einem Klick das gewünschte Ergebnis.

So legen Sie den Suchordner an:
■ Zeigen Sie den Bereich E-Mail an. Links im Ordnerbereich klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner aus.
■ Wählen Sie die Suchoption Nachrichten von bestimmten Personen durch Anklicken aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Auswählen.
■ Sie erhalten Zugriff auf Ihr Adressbuch und können hier die Person auswählen, deren E-Mails Sie anzeigen möchten.

3. Die Schnellbausteine.

Wann immer derselbe Text, dieselbe Grafik, sogar dieselbe Tabelle eingefügt werden soll, kann dieser Standardtext in einem Schnellbaustein hinterlegt und an beliebiger Stelle in E-Mails verwendet werden. Schnellbausteine findet man im Nachrichtenformular über Einfügen – Gruppe Text – Schnellbausteine.

Und so legen Sie Schnellbausteine an:
■ Öffnen Sie ein neues Nachrichtenformular, fügen Sie den gewünschten Text ein und formatieren Sie ihn.
■ Markieren Sie die Inhalte und wählen Einfügen – Text – Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern aus.
■ Geben Sie einen Namen für den Schnellbaustein ein.
■ Bei Verwendung der Standardeinstellungen steht der Schnellbaustein jetzt für alle neuen E-Mails zur Verfügung.

4. Der Kalender.

Vielen Nutzern von Outlook ist nicht bekannt, dass im Kalender eine zweite Zeitzone und in der Monatsansicht auch die Kalenderwoche angezeigt werden kann. Die Anzeige anderer Zeitzonen ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Videokonferenzen mit dem Ausland in Ihren Kalender eintragen. Damit erleichtern Sie das Finden der richtigen Uhrzeit und müssen nicht umständlich vor- oder zurückrechnen.

So legen Sie eine zweite Zeitzone an:
■ Wählen Sie im Register Datei den Eintrag Optionen aus. In den Outlook-Optionen wählen Sie links Kalender und scrollen dann rechts zum Abschnitt Zeitzonen.
■ Zweite Zeitzone anzeigen aktivieren.
■ Tragen Sie eine Beschriftung für die Anzeige der Zeitzone im Kalender ein und wählen Sie die Zeitzone aus.

5. Die Nachverfolgung.

Bringt eine E-Mail weitere Arbeitsaufgaben mit sich, so kann die Nachricht mittels rotem Fähnchen zur Nachverfolgung gekennzeichnet werden. Dadurch wird ein Aufgabenelement erstellt, das den Outlook-Nutzer an die Erledigung erinnert.
So legen Sie die Nachverfolgung an:
■ Zeigen Sie den Bereich E-Mail an und markieren Sie die E-Mail, für die noch Handlungsbedarf besteht.
■ Klicken Sie dann unter Start – Kategorien auf: Zur Nachverfolgung und wählen Sie einen Zeitpunkt (Heute, Morgen, Nächste Woche etc.), bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte. Die E-Mail wird nun als Eintrag im Bereich Aufgaben angezeigt.
■ Alternativ zeigen Sie auf die E-Mail und klicken dann auf das rote Fähnchen. Die Nachricht wird dann ohne Fälligkeitsangabe in die Aufgabenliste aufgenommen. Outlook-Experte Holger Wöltje legt seine Tipp-Schwerpunkte auf das Zeitmanagement, für welches das Programm nützliche Werkzeuge bereithält. Das Ziel: sich weniger ablenken zu lassen und effizienter zu arbeiten.

6. Der Mail-Alarm.

Eine neue E-Mail ist angekommen – sofort ertönt ein Signal, in der Taskleiste geht ein neues Symbol auf und auf dem Desktop wird ein kleines Fenster angezeigt. Wer kann da noch ungestört weiterarbeiten?

So schalten Sie Alarme aus:
■ Auf Menü Datei – Optionen – E-Mail gehen.
■ Alle Kontrollkästchen in der Gruppe Nachrichteneingang – Beim Eintreffen neuer Nachrichten deaktivieren.

7. Die Terminplanung.

Wenn Ihre Firma einen Exchange-Server nutzt, können Sie sich via Outlook mit den Kollegen abstimmen.

So planen Sie Termine:
■ Klicken Sie im Kalender am linken unteren Bildschirmrand (unter dem Datumsnavigator) mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalenderordner (das Wort „Kalender“ mit einem kleinen Kästchen zum Abhaken davor; falls das Wort „Kalender“ mehrfach vorkommt, Rechtsklick auf denjenigen mit Ihrer E-Mail-Adresse dahinter).
■ Im Kontextmenü den letzten Eintrag, Eigenschaften, wählen und dann die Registerkarte Berechtigungen.
■ Hier können Sie Personen hinzufügen und im Detail einstellen, was die Kollegen bei Ihnen im Kalender lesen dürfen (Betreff und Ort sind für andere normalerweise nicht sichtbar).
■ Für Sie freigegebene Kalender öffnen Sie im Menü Datei – Öffnen und Exportieren – Ordner eines anderen Benutzers. Danach sehen Sie den Kalender links unten in Ihrem Kalender und können ihn mit einem kleinen Kontrollkästchen vor den Namen des Kalenders jeweils ein- oder ausblenden.

8. Die Planung für Kollegen.

Wenn andere Mitarbeiter Ihnen auch die Lese- und Löschrechte im Kalenderordner (siehe Tipp 7) erteilen, können Sie die Termine einsehen und sich einander auch gegenseitig Termine eintragen.Das beschleunigt die Abläufe.

9. Die Aufgabenplanung.

Sie gehört unbedingt zu einem guten Zeitmanagement, damit Sie strategische Ideen, wichtige Arbeitsschritte ohne Termin und die vielen kleinen Fristen nicht übersehen.

So gehen Sie grundsätzlich vor:
■ Schalten Sie Ihren Kalender in die Tages-, Arbeitswochen- oder Wochenansicht.
■ Wählen Sie den Menübefehl Ansicht – Tägliche Aufgabenliste – Normal. Sie sehen jetzt unter Ihren Terminen die an diesem Tag fälligen Aufgaben und tragen mit einem Klick in eine freie Zeile unter dem Kalender ein neues Stichwort ein.
■ Mit einem Rechtsklick auf eine eingetragene Aufgabe können Sie diese als erledigt markieren.

10. Die E-Mail-Wiedervorlage.

Diese Funktion sorgt dafür, dass keine wichtigen Aufgaben untergehen.

So aktivieren Sie die E-Mail-Wiedervorlage:
■ E-Mail im Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken, dann die Mail bevor Sie die rechte Maustaste loslassen auf die Aufgaben-Schaltfläche unten links ziehen und im Kontextmenü Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage wählen.
■ Sie können den Betreff der Aufgabe beliebig ändern, sich im Notizfeld Ideen oder nachträglich besprochene Dinge notieren oder weitere Mails zum Thema über das Menü Einfügen – Outlook-Element zur selben Aufgabe hinzufügen.
■ Ein Doppelklick auf die in der Aufgabe eingefügte E-Mail öffnet die Mail, als wäre sie gerade frisch im Posteingang eingetroffen, sodass Sie etwa Antworten oder Allen antworten können.