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Creditreform

Ein vorzeigbarer Firmenwagen, der möglichst auch privat gefahren werden darf, zählt für viele Arbeitnehmer zum festen Bestandteil ihrer Entlohnung. Doch vor der Überlassung sollten Unternehmer auf die folgenden zehn Aspekte achten.

Einheitliche Regelung

„In jedem Unternehmen sollte es einen transparenten Verteilungsmodus in puncto Dienstwagen geben – vor allem, wenn ein Betriebsrat existiert, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat“, sagt Annabel Lehnen, Rechtsanwältin und Partnerin bei der Kölner Kanzlei Osborne Clarke. Mitreden darf die Arbeitnehmervertretung etwa, wenn Firmen- Pkws auch zur Privatnutzung zur Verfügung stehen. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Auch die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich. Beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden.

Extras abrechnen

„Darf der Mitarbeiter auch Sonderwünsche bei der Ausstattung seines Dienstfahrzeugs äußern und sprengt er damit die finanziellen Vorgaben, muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen“, sagt Martin Heyes, Steuerberater der Neusser Kanzlei KBHT Kallus + Hilger. Dies sollten alle Beteiligten im Unternehmen wissen – andernfalls kann schnell Neid aufkommen, schließlich gilt: „Das überlassene Firmenauto wird auch immer als eine Wertschätzung durch den Arbeitgeber wahrgenommen – sichtbar für alle Kollegen, die Geschäftspartner und die Kunden.“

Pflichten fixieren

Das Firmenauto wird pfleglich behandelt, ist stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand zu halten und sämtliche Tüvbeziehungsweise Wartungstermine sind einzuhalten. „Klingt selbstverständlich, sollte aber auf jeden Fall in der Carpolicy des Unternehmens schriftlich festgehalten werden“, rät Rechtsanwältin Lehnen. Ein weiterer Punkt, der unmissverständlich klargemacht werden muss: Der Dienst-Pkw darf nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss, gefahren werden. „Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter das Auto nur fahren darf, wenn er eine gültige Fahrerlaubnis hat“, so Heyes. Den Verlust des Führerscheins sollte der Kollege also sofort melden müssen.

Kostenübernahme

klären. Nimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt zumeist der Arbeitgeber die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das Gleiche gilt für Reparaturen, wenn diese in Absprache mit dem Unternehmen vorgenommen wurden“, sagt Expertin Lehnen. Und auch die Ausgaben für Kraftstoffe und Öl werden zumeist vom Arbeitgeber übernommen – vorausgesetzt, sie bleiben in einem vorher definierten Kostenrahmen.

Privatnutzung erlauben

In den meisten Fällen ist es den Mitarbeitern erlaubt, ihren Dienstwagen auch privat zu fahren. „Ist dies der Fall, sollte festgeschrieben werden, dass die auf die private Nutzung entfallenden Steuern vom Mitarbeiter zu tragen sind“, sagt Lars Kuhnt, Steuerberater bei Osborne Clarke. Heyes rät zudem, die gewerbliche Nutzung der Firmenwagen ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige beziehungsweise andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. „Diese Einschränkungen sind vor allem versicherungstechnisch relevant“, so Heyes. Damit das Unternehmen nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Firmenauto unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder er beschränkt den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer.

Steuermodell wählen

Kann der Mitarbeiter seinen Dienstwagen auch privat nutzen, muss er die Erlaubnis als geldwerten Vorteil versteuern und hierauf Sozialversicherung abführen. Am häufigsten wird die Ein-Prozent-Methode gewählt, da sie am einfachsten umzusetzen ist: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Lohn- oder Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navigationsgerät oder Freisprechanlage. „Zusätzlich muss der Arbeitnehmer noch Fahrten zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuern“, so Steuerberater Heyes. Diese Methode ist übrigens umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto privat nutzt.

Alternative überdenken

Anstelle der Versteuerung via Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen. „Hierin muss er zeitnah alle Touren dokumentieren – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Ein enormer Aufwand“, so Steuerberater Kuhnt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das große Problem: „Betriebsprüfer kommen sehr häufig zu dem Ergebnis, das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß geführt worden.“ In einem solchen Fall wird er das Fahrtenbuch wahrscheinlich verwerfen und die Besteuerung nach der Alternativmethode vornehmen. „Abhilfe können elektronische Systeme schaffen, die die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen“, sagt Kuhnt.

Unfallfolgen besprechen

Arbeitgeber sollten von vornherein klarstellen: Ist der Mitarbeiter mit dem Dienstwagen unterwegs und wird in einen Unfall verwickelt, muss er auf jeden Fall die Polizei rufen – unabhängig davon, ob er beruflich oder privat unterwegs ist. Nur so ist der Vorfall lückenlos für die Versicherung dokumentiert. Lediglich bei Bagatellschäden ist zu überlegen, ob auf den Einsatz der Polizei verzichtet wird. Zusätzlich kann vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer die finanziellen Folgen bei selbst verschuldeten Unfällen ab einer bestimmten Höhe aus eigener Tasche zahlt.

Rückgabe regeln

Dass der Mitarbeiter den Dienstwagen zurückgibt, wenn er das Unternehmen verlässt, ist klar. Aber was passiert, wenn er neue Aufgaben übernimmt, die keinen Außeneinsatz erfordern, in die Elternzeit wechselt, länger krank ist oder freigestellt wird? „Oft fehlt eine ausdrückliche Regelung zur Rückgabe des Dienstfahrzeugs in besonderen Situationen während des Arbeitsverhältnisses“, beobachtet Rechtsanwältin Lehnen. Besser, Firmenchefs schaffen vorher Klarheit.

Änderungen ankündigen

Gelten neue Bedingungen für den Einsatz und die Beschaffung von Dienstwagen, ist es ratsam, diese transparent für alle betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens anzukündigen. Ein Tipp von KBHT-Experte Heyes: „Ist die Überlassung des Firmenautos Teil des Arbeitsvertrags, müssen die künftig geltenden Konditionen in einer Änderungskündigung fixiert werden.“