Betriebsausflüge und Betriebsfeste — was Arbeitgeber wissen sollten

„Betriebsausflüge und Betriebsfeste sind beliebte Veranstaltungen, um ein gutes Betriebsklima zu fördern“, sagt Anwalt Busch im Gespräch mit „Creditreform“. Ein gemeinsames positives Erlebnis verbinde die Mitarbeiter untereinander und mit der Führungsetage. „Es trägt dazu bei, die Kommunikation auch im beruflichen Alltag zu verbessern. Die Aktivität in der Gemeinschaft, gleich ob kulturell, sportlich oder kulinarisch, stärkt auch das Zusammengehörigkeitsgefühl.“

Doch rechtlich gibt es einiges zu beachten:

• Eine gesetzliche Regelung über die Durchführung von Betriebsausflügen und -festen besteht nicht. Insbesondere haben die Mitarbeiter keinen Anspruch auf solche Veranstaltungen. Es kann aber durch eine sogenannte betriebliche Übung ein Anspruch entstehen, wenn Ausflüge regelmäßig durchgeführt werden. Auch ist in Unternehmen mit Betriebsrat eine (freiwillige) Betriebsvereinbarung hierüber möglich. Wenn ein Betriebsrat besteht, kann es sich auch empfehlen, diesen in die Planung einzubeziehen. Erzwingbar ist eine Mitbestimmung für den Betriebsrat im Regelfall aber nicht.

• Wenn ein Ausflug oder ein Fest stattfindet, heißt das grundsätzlich: Jeder darf dabei sein. Ausnahmen – zum Beispiel bei erforderlichen Notdiensten – sollten nach Möglichkeit mit dem Betriebsrat oder den Mitarbeitern abgestimmt werden. Wenn keine Vereinbarung möglich ist, kann der Arbeitgeber aber die Arbeitnehmer bestimmen, die den Notdienst verrichten sollen. Dabei hat er nach dem sogenannten billigen Ermessen zu entscheiden.

• Gleichgültig, ob Ausflug oder Veranstaltung während der normalen Arbeitszeit oder am Wochenende stattfinden: eine Teilnahmepflicht besteht nicht. Der Arbeitgeber kann auch keine Anrechnung auf den Urlaub anordnen. Wenn der Betriebsausflug allerdings während der Arbeitszeit stattfindet, muss der nicht teilnehmende Arbeitnehmer weiterarbeiten.

• Ob der Arbeitnehmer für die Dauer des Ausfluges eine Vergütung gezahlt bekommt, hängt davon ab, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren. Wenn der Ausflug während der Arbeitszeit stattfindet, wird regelmäßig eine Zahlung der Vergütung vereinbart sein. Es kann aber vereinbart werden, dass die Zeit des Ausflugs nachzuarbeiten ist, wenn für den Ausflug selbst unbezahlt freigestellt wird. Findet der Ausflug außerhalb der Arbeitszeit statt, wird natürlich keine Vergütung gezahlt. Damit die Mitarbeiter motiviert werden teilzunehmen, kann aber ein gesonderter Freizeitausgleich vereinbart werden.

• Wenn der Arbeitgeber den Betriebsausflug bezahlt, will er seinen Mitarbeitern (auch) etwas Gutes tun. Damit der Mitarbeiter die Zuwendung, die er hierbei auch steuerrechtlich erhält, nicht versteuern muss, sollte die geltende Freigrenze berücksichtigt werden. Diese liegt bei 110 Euro brutto je Teilnehmer. In die Berechnung sind hierbei alle Aufwendungen einzubeziehen, die durch die Veranstaltung anfallen. Dazu zählen Aufwendungen für Beförderung, Eintrittsgelder, Mieten, Verpflegung etc. Die Aufteilung erfolgt auf die Köpfe der Teilnehmer. Dabei werden auch teilnehmende Gäste (etwa Geschäftsfreunde oder Angehörige) berücksichtigt.

„Planung ist das halbe Leben – auch bei Betriebsausflügen. Wer eine Veranstaltung vorher mit seinen Mitarbeitern oder dem Betriebsrat abstimmt und plant, vermeidet nicht nur steuerliche Überraschungen, sondern kann auch darauf hoffen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird“, resümiert Busch. (mil)