Den Fuhrpark stets im Blick

Die Verwaltung selbst eines kleinen Fuhrparks ist zeitintensiv. Doch wird sie optimiert, spart dies nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld. Ein Firmenbeispiel zeigt, wie sich ein Fuhrparkmanagement-System auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse maßschneidern lässt.

 

Der weiße Polo mit dem blau-weißen ISS-Logo hält vor der Eingangstür des Bürogebäudes. Auf der blauen Windjacke des Fahrers ist deutlich „Security“ zu lesen. Der Sicherheitsexperte kontrolliert die Zugänge zum Gebäude. Das gehört zu seinen Aufgaben als Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes ISS VSG GmbH am Standort Berlin.

Sein Polo ist Teil des mehr als 800 Fahrzeuge umfassenden Fuhrparks von ISS, eines internationalen Gebäudedienstleisters mit dänischen Wurzeln. Die ISS VSG GmbH bietet im Rahmen ihrer Supportdienste auch Fuhrparkverwaltung an – für die eigenen Bereiche ebenso wie für Fremdunternehmen.

Der Leiter dieser Fuhrparkverwaltung, André Rothenburg, befasst sich seit mehr als 30 Jahren mit Flottenmanagement – und er kann sich noch gut an Zeiten erinnern, als er als Fuhrparkleiter eines Berliner Versorgungsbetriebs 250 Fahrzeuge mithilfe von SAP, Excel-Tabellen und Textverarbeitungsprogramm managen musste: „mit den damals üblichen Programmen eben“.

Bei ISS VSG indes machte es ein Firmenkunde, der die Verwaltung seines sehr umfangreichen Fuhrparks outsourcen wollte, nötig, in eine dezidierte Software-Lösung für das Fuhrparkmanagement zu investieren: „Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter haben wir uns in Absprache mit unserem Kunden für das Softwarehaus Carano aus Berlin-Moabit entschieden.

Die örtliche Nähe war zwar nicht ausschlaggebend, aber schon ein Pluspunkt.“ So ließen sich in knapp viereinhalb Monaten die verschiedenen Module des Programms Fleet+, die André Rothenburg benötigte, installieren und einsatzfähig machen.

 

Mehrere Tausend Fahrzeuge unter Kontrolle

Die Kosten des Projekts waren „nicht unerheblich“, erzählt der Leiter Fleet & Transport – bedingt durch die hohe Zahl an Fahrzeugen und die sehr komplexe Nutzung der Software. Dafür ist Rothenburg heute in der Lage, mit seinen sechs Mitarbeitern in Berlin sowie der Hilfe weiterer Kollegen im übrigen Bundesgebiet mehrere Tausend Pkws und Kleintransporter zu managen.

„Die Migration der Stammdaten war ein großer Brocken. Doch zahlreiche Daten wie Kilometerstände oder Tankdaten kommen nun von den Leasing-Gebern und lassen sich direkt einspielen“, erläutert René Hübner, der Leiter des Projekts. Dank der engen und guten Zusammenarbeit mit Carano haben André Rothenburg und sein Projektleiter keine Sorge damit, neue Funktionen oder neue Firmen zu integrieren.

Bei der Wahl der Software gilt es nicht nur die heutigen Anforderungen zu bedenken, sondern auch die von morgen – und wie groß die Flotte in zehn Jahren sein könnte.

Nun haben zwar die wenigsten Fuhrparkleiter mit so großen Fahrzeugflotten zu kämpfen – doch eine Fuhrparkmanagement-Software ist auch für Unternehmen mit bescheideneren Fuhrparks interessant. Es ist durchaus möglich, sich auf einige Basisfunktionen und nur die Module zu beschränken, die für den eigenen Betrieb wirklich sinnvoll sind.

Die Fuhrparkgröße, ab der eine Verwaltung der betriebseigenen Fahrzeuge mit einer Tabellenkalkulation wie Excel in Verbindung mit einem Organisationstool wie Outlook mehr Zeit kostet als Nutzen bringt, wird oft mit zehn Fahrzeugen angegeben. Doch das muss jeder Firmenchef selbst entscheiden.

 

Analysemöglichkeiten nutzen

Stellt der Betrieb des Fuhrparks einen wichtigen Kostenblock im Unternehmen dar, ist es sicherlich interessant, die Analysemöglichkeiten einer Fuhrparkmanagement-Software zu nutzen, da deren Reporting-Tools Kostentreiber im Fuhrpark schnell ausfindig machen.

Daher sollte die Software einen Vergleich von Kosten und Laufleistung der Fahrzeuge sowie eine Aufschlüsselung der Informationen nach Kostenstellen, Standorten, Modellen oder Kraftstoffarten erlauben. Ein Vergleich mit den Vorjahren zeigt Trends auf und lässt den Entscheider gegensteuern.

Betriebe, die keine großen Investitionen in Software tätigen möchten, finden ebenfalls Alternativen: Ihnen bieten sich webbasierte Lösungen an, wie sie viele Leasing-Anbieter zur Fahrzeugverwaltung und Kostenanalyse auf ihren Online-Plattformen zur Verfügung stellen. Doch auch wer seine Fahrzeuge nicht geleast hat, wird online fündig.

So gibt es eine Reihe von Anbietern von Fuhrparkdienstleistungen, bei denen man – in der Regel kostenpflichtige – Online-Konten für jedes Fahrzeug im Fuhrpark einrichten kann. Für vergleichsweise geringe Beträge kann man so seinen Fahrzeugpark über das Internet managen.

So kostet ein sogenannter Basis-Account in der Online-Fuhrparkverwaltung von Gurk Fuhrparkdienstleistungen für einen Fuhrpark mit weniger als sechs Fahrzeugen 1,50 Euro pro Fahrzeug.

Das beinhaltet die Stammdatenverwaltung der Fahrzeuge, die Überwachung wichtiger Termine und der Fahrleistungen, Erfassung der Fahrerdaten und der Zuordnung der Fahrer zu den jeweiligen Fahrzeugen sowie die Möglichkeit, das Alter von Reifen oder Batterien sowie andere spezifische Fahrzeugdaten zu erfassen.

Über die integrierte E-MailFunktion wird daran erinnert, wenn etwa die monatliche Eingabe der Kilometerstände oder eine Hauptuntersuchung oder eine Inspektion anstehen. Weitere kostenpflichtige Module komplettieren die Basisfunktionen. Diese ermöglichen etwa ein Verfolgen der Werkstatt-Historie oder das Erfassen von Tankbelegen.

Mit Telematiklösungen sinkt der Dieselverbrauch je Transporter im Schnitt um 1,5 Liter je 100 Kilometer.

Manche Softwareanbieter nehmen einem Fuhrparkbetreiber selbst diese Arbeit ab. Dann kann man zum Beispiel Stammdaten oder Rechnungen und Tankbelege erfassen lassen.

Was bei allen Anbietern aber immer als Schlüsselelement inklusive ist, ist die Reporting-Funktion, die übersichtlich die Kosten je Fahrzeug, je Kilometer oder Fahrer aufzeigt und so schnell Ausreißer erkennen lässt oder einen Vergleich der Kosten verschiedener Fahrzeuge erlaubt.

Denn neben der zentralen Erfassung aller Fahrzeuge und der Terminverwaltung sollte eine Fuhrparkverwaltungs-Software eben auch die Kosten der Flotte senken helfen.

 

Prämien für spritsparende Fahrweise

Was für Pkw- und Transporterflotten heute noch fehlt, ist eine Telematikanbindung der Fahrzeuge. Mercedes-Benz leistet hier Pionierarbeit. Die Lösung der Stuttgarter funktioniert allerdings nur für den Sprinter, der sich als erstes Fahrzeug seiner Klasse bereits werkseitig mit einem Telematiksystem ausstatten lässt.

Das bedeutet, dass dann, wie bereits von schweren Nutzfahrzeugen her bekannt, die Daten des Bordcomputers abgegriffen und per Mobilfunk an einen Server übermittelt werden. In Verbindung mit Fleetboard, der Telematiklösung von Mercedes-Benz ist es dadurch möglich, Daten über Standort, Zustand der Fahrzeuge, Fahrtverlauf mit Fahrt- und Standzeiten, Kilometerstände, Verbrauch und Geschwindigkeit auch für Transporter in Echtzeit abzurufen.

Bewegungen des Gaspedals oder Bremsmanöver werden ebenfalls angezeigt und lassen Rückschlüsse auf die Fahrweise des jeweiligen Fahrers zu: Pflegt er einen sportlichen Fahrstil oder fährt er vorausschauend?

Die einfache Benotung seiner Fahrweise macht es auch für den Fahrer sofort offensichtlich, ob er sich im Straßenverkehr defensiv und vorausschauend verhält oder nicht.

Dies erlaubt es den Fuhrparkleitern, erzieherische Maßnahmen zu ergreifen – sei es, Schulungen anzusetzen oder Prämien für besonders wirtschaftliches Fahren zu zahlen. Firmen berichten, dass ihre Transporter-Fahrer durch den Einsatz von Fleetboard den Verbrauch um bis zu 1,5 Liter je 100 Kilometer gesenkt haben.

Bei Fuhrparks, in denen die Fahrzeuge hohe Jahreskilometerleistungen aufweisen, lassen sich so schnell jedes Jahr 1.000 Euro pro Fahrzeug einsparen. Ein solches System auch für Pkw-Flotten wäre sicherlich für viele Unternehmen interessant. Wann es kommt, ist nur eine Frage der Zeit.

Welche Software für welchen Fuhrpark?

Jeder Unternehmer mit eigenem Fuhrpark steht irgendwann vor dem Problem, dass dessen Verwaltung mehr und mehr kostbare Arbeitszeit verschlingt. Ab einer gewissen Flottengröße helfen Excel und Kalender-App nicht mehr weiter. Doch da die Angebote stark differieren, was StandardFunktionsumfang und die Zahl an Zusatzmodulen betrifft, sollte sich der Manager schon vorab Gedanken machen, welche Aufgaben die Software übernehmen muss, welche Möglichkeiten später hinzukommen – und welche Größe die Flotte in fünf oder zehn Jahren haben könnte. Die folgende Tabelle schlüsselt mögliche Funktionen in drei Gruppen auf. Eine weitere Überlegung ist, ob man die Daten auf eigenen Rechnern oder aber den Servern des Anbieters lagern soll. Und ist eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, zu einem Dispositionsprogramm oder zu Tankkartenbetreibern gewünscht oder soll die Fuhrparkmanagement-Software selbst derartige Module enthalten?