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Im Gegensatz zum Tagesgeschäft bezeichnet ein Projekt ein größeres, komplexes Vorhaben in einem Unternehmen, das entweder einmalig ist oder erstmalig durchgeführt wird und zeitlich befristet ist. Mittlerweile entfällt 50 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit auf Projektarbeit, so das Ergebnis einer Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM). Damit schreitet die Projektifizierung schneller voran als angenommen. Bei vielen Unternehmen wird inzwischen mehr als die Hälfte des Umsatzes mit Projektarbeit erzielt. Deswegen und als Antwort auf die sich ständig verändernden Umweltbedingungen reagiert eine Vielzahl von mittelständischen Unternehmen mit dem Aufbau und der Optimierung von effizienten Projektmanagementprozessen.

Denn Projekte lassen sich nur dann erfolgreich abwickeln, wenn sie auch als solche gemanagt werden, wenn das Topmanagement die Bedeutung des Projektmanagements erkennt und klare Strukturen dafür vorhanden sind. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, kommt „Sand ins Getriebe“ oder die Projekte scheitern.

  1.  Die Basis des Erfolgs: Klar definierte Ziele

Erster Schritt eines Projekts sollte die Definition der Ziele sowie des Kosten- und Zeitrahmens sein. Dem vorangegangen sind in der Regel Machbarkeits- und Rentabilitätsstudien, Marktanalysen, o.ä. Das Ende eines Projekts ist schließlich dessen Überführung ins Tagesgeschäft, d.h. Aufgaben und Verantwortungen werden an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen übergeben. Bei einer detaillierten und genauen Zieldefinition stehen Führungsebene und Projektleitung gleichermaßen in der Verantwortung, denn Ziele nehmen eine wichtige Funktion im Projektverlauf ein.

Sie unterstützen dabei, alle Aktivitäten auf das gewünschte Projektergebnis auszurichten (Orientierungsfunktion) und erleichtern den Auswahlprozess für Lösungswege (Selektionsfunktion).Durch die Aufteilung des Projektgesamtziels wird die Koordination der notwendigen Tätigkeiten erleichtert (Koordinationsfunktion) und die realisierten Ergebnisse können differenziert überprüft werden (Kontrollfunktion). Zur Konkretisierung und Formulierung der Zielvereinbarungen hat sich der Einsatz der SMART-Formel bewährt, nach der die Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein sollten. Nachdem die Ziele definiert wurden, sollten sie dem gesamten Projektteam klar kommuniziert werden. So können alle Beteiligten zielorientiert arbeiten.

  1. Unterstützung von oben: Rückhalt durch die Führungsebene

Um ein Projekt zum gewünschten Erfolg zu führen, ist die Unterstützung durch die Führungsebene unerlässlich. Dabei muss diese kontinuierlich über den detaillierten Projektstand informiert und von Beginn an in den Prozess eingebunden sein, um projektrelevante Entscheidungen treffen zu können. In vielen Unternehmen hat das Top-Management bereits die wichtige Rolle von Projekten für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens erkannt und investiert selbst fast 50% seiner Arbeitszeit in deren Betreuung und Management, so die GPM-Studie. Zusätzlich trägt die Rückendeckung „von oben“ zu einer Sicherung der benötigten Projektressourcen bei und beugt somit Engpässen vor, welche das Projekt gefährden könnten.

  1. Auch das Umfeld zählt: Stakeholder Management

Unterschiedliche Personen, Gruppen oder Institutionen sind direkt oder indirekt auf verschiedenste Weise in ein Projekt involviert: Management, Mitarbeiter, externe Partner, Kunden, Zulieferer oder Dienstleister, das Projektteam selber, Wettbewerbsunternehmen, die Öffentlichkeit usw. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Vorstellungen und Ziele hinsichtlich Gelingen oder Scheitern eines Projekts und kann daher dessen Erfolg aktiv oder passiv entweder unterstützen oder gefährden. Es ist daher wichtig, die involvierten Parteien (interested parties) zu identifizieren und aktiv zu managen. Störfaktoren gilt es nach Möglichkeit auszuschalten oder zu neutralisieren. Von ganz besonderer Bedeutung ist dies bei Investitionsvorhaben oder Projekten in der Organisationsentwicklung. Nicht wenige Projekte drohen zu scheitern, weil das Umfeld nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt wurde (siehe Stuttgart 21).

  1. Wichtig: effektives Risiko- und Konfliktmanagement

Jedes Projekt birgt Risiken: Interne oder externe Gegner versuchen, den Projektfortschritt zu behindern, zwei Projekte innerhalb des Unternehmens konkurrieren miteinander, die Projektziele stehen im Gegensatz zueinander o.ä. Ziel des Risikomanagements ist es daher, potenzielle Gefährdungen zu identifizieren, um sie vermeiden oder zumindest begrenzen zu können. Gleiches gilt für Konflikte, denn je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplexer die Aufgabe oder je höher der Leistungsdruck, desto größer ist das Konfliktpotenzial. Mögliche Konfliktherde können z.B. interkulturelle Differenzen, personale Spannungen, konkurrierende Aufgaben oder eine unklare Kommunikation sein. Auch hier gilt es, auftretende Schwierigkeiten aktiv zu managen, also nach Möglichkeit frühzeitig aus dem Weg zu räumen oder zumindest zu entschärfen. Hierfür ist Führungsstärke, Kreativität sowie Kommunikationsgeschick gefordert.

  1. Effektive Projektteams, denn: Teamwork ist gefragt

Gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Projektergebnis aus – die Zusammensetzung des Projektteams und die Anforderungen müssen daher stimmen. Die konkrete Größe des Teams ist dabei vom Projektumfang abhängig. Generell gilt: so klein wie möglich und so groß wie nötig. Das ermöglicht eine effiziente Kommunikation aller Beteiligten sowie schnelle Entscheidungsfindungsprozesse und hilft, potentielle Konflikte innerhalb des Teams zu minimieren. Es sollte sowohl eine fachliche als auch soziale Ausgewogenheit in der Teamzusammensetzung und -struktur beachtet werden.

Zudem ist es wichtig, Mitarbeiter mit Entscheidungskompetenz in ihrem Bereich oder ihrer Abteilung miteinzubinden. Eine hohe Einsatzbereitschaft und Ergebnisorientierung sollten zudem wichtige Anforderungen an die Beteiligten sein. Eine klardefinierte Rollen- und Aufgabenverteilung beugt Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten im späteren Projektverlauf vor. Gibt es dennoch einmal Konflikte innerhalb des Teams, sollten diese offen angesprochen und geklärt werden.

  1. Gezielte Projektkommunikation: Communication is the key

Das A und O für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine transparente und zielführende Kommunikation, sodass sich alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand befinden und sich unterstützen können. Das spart Zeit und hilft, die Projektqualität zu verbessern. Eine Studie der PA Consulting Group zusammen mit der GPM fand heraus, dass 60% aller Projekte an fehlender oder mangelhafter Kommunikation scheitern.

Umfangreiche Informationen müssen im Projektalltag zwischen beteiligten Funktionsbereichen, Auftraggebern, Kunden, Lieferanten und Projektteams sowie anderen betroffenen Stakeholdern regelmäßig ausgetauscht werden. Insbesondere auch die Führungsebene sollte regelmäßig mittels Reportings über den derzeitigen Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen und Schwierigkeiten sowie deren Lösungsansätze informiert werden. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, einen detaillierten Kommunikationsplan zu erstellen, der die abteilungsübergreifende Abstimmung institutionalisiert.

So regelt dieser z.B. Art, Umfang, Detaillierungsgrad oder die beteiligten Personen des Informationsaustausches. Neben dem herkömmlichen Reporting empfiehlt sich die Einführung einer Regelkommunikation, die es ermöglicht, auch informell Informationen auszutauschen, wie z.B. über aktuelle Probleme oder drohende Risiken. Besonders kritische Projekte brauchen eine Eskalationsplanung und ein Szenario für Krisenkommunikation, um für eventuelle Notfälle gerüstet zu sein.

  1. In guten Händen – erfahrene Projektleitung

Klassischer Fehler: Die Projektleitung wird einem beliebigen Mitarbeiter übertragen, der das zusätzlich zu seinen Aufgaben „so mit macht“. Aber: Das Managen eines Projekts ist eine komplexe Aufgabe, die Methodik, Sachkenntnis sowie Führungserfahrung voraussetzt und darüber hinaus Zeit und Fokussierung auf das Ziel verlangt. Ein fähiger und professioneller Projektleiter ist somit eine der erfolgskritischsten Stellschrauben eines Projekts.

Denn auch wenn die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements erlernt werden können: praktische und langjährige Erfahrungen sind unerlässlich, um die vielen anstehenden Entscheidungen kompetent und entschlossen treffen zu können. Aufgabe des Projektleiters ist die Abstimmung der Ziele mit dem Management, sowie den internen und externen Kunden. Er definiert Zeitplan, Kostenrahmen, Umfang und Qualität der zu erledigenden Arbeiten und führt das Projektteam dementsprechend. Außerdem ist er verantwortlich für das Stakeholder Management, das Risiko sowie Konfliktmanagement sowie die Projektkommunikation sowohl innerhalb des Teams als auch nach außen. Bei ihm laufen alle Fäden wieder zusammen.

Zwischen Führungsebene und jeweiliger Projektleitung sollte ein klar definiertes und homogenes Verständnis über den gewünschten Projekterfolg herrschen. Findet sich keine passende interne Besetzung für den Job des Projektleiters, empfiehlt sich der Einsatz eines Interim Managers, der die nötige langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Unternehmen sowie Branchen mitbringt und ohne lange Einarbeitungszeit zeitlich flexibel für laufende oder geplante Projekte eingesetzt werden und diese vorantreiben kann.

 

Fazit

Jedes Unternehmen möchte, dass ein neu gestartetes Projekt erfolgreich verläuft. Obwohl oftmals die Erfolgsfaktoren bekannt sind, können Projekte dennoch scheitern, denn die Theorie in die Praxis umzusetzen ist nicht immer einfach. Doch die häufigsten Schwierigkeiten treten vor allem dann auf, wenn die Projektsteuerung zu schwach ist. Umso wichtiger ist daher die Rolle des Top-Managements und die kontinuierliche Verbesserung der organisatorischen Kompetenzen im Projektmanagement. Denn wie sagte schon Sir Francis Walsingham, Berater der Königin Elizabeth I. von England: „There is less danger in fearing too much than too little.“ (Es ist weniger gefährlich, zu viel zu fürchten als zu wenig.)