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Creditreform

Von Thomas Ansorge

Das Travel Management stellt in vielen Unternehmen eine Klammerfunktion dar, die in die unterschiedlichen Bereiche hineinspielt. Hierbei sind die Bereiche Einkauf, Finanzen, Personal und Controlling zu nennen. Das Travel Management ist daher vergleichbar mit dem Bereich IT. Auch dieses findet sich in allen Bereichen eines Unternehmens wieder.

Einkauf von Reisedienstleistungen

Zur Kernaufgabe gehört sicherlich der Einkauf von Reisedienstleistungen. Dort ist als wichtigster Dienstleister das Reisebüro zu nennen. Das Reisebüro ist der zentrale Ansprechpartner für alle Themen rund um die Geschäftsreise. Es ist der verlängerte Arm des Travel Management und setzt auf operativer Ebene die strategischen Entscheidungen um. Das Reisebüro ist traditionell ein Dienstleister, mit dem eine lange geschäftliche Partnerschaft existiert. Hat sich das Reisebüro früher über Provisionen durch die Leistungserbringer (Fluggesellschaften, Bahn, Hotel, Mietwagen) finanziert, sind heute Modelle wie die Abrechnung nach Transaktionsgebühren (Transaction Fee) oder die Kostenerstattung plus Gewinnaufschlag (Management Fee) die gängigen Abrechnungsformen.

Einkauf von Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagen

Neben dem Reisebüro ist der Einkauf von Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagen ein großer Bestandteil des Tagesgeschäftes im Travel Management. Ist der Flug- und der Mietwagenmarkt durch eine Konzentration auf wenige Anbieter gekennzeichnet, ist im Bereich Hotel genau das Gegenteil der Fall: Viele Anbieter stehen zur Deckung des Bedarfs zur Verfügung. Dies stärkt natürlich die Einkaufsposition der Unternehmen.

Auch die Prozesse für die Reiseabwicklung liegen im Zuständigkeitsbereich des Travel Management. Die Planung und Buchung ebenso wie die Reisekostenabrechnung sollten in einem durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche sichergestellt sein. Hierzu bieten sich Online Buchungssysteme, sogenannte Online-Booking-Engine, kurz OBE an. Diese internetgestützten System ermöglichen eine Buchung von einfachen Reisen direkt am Bildschirm am Arbeitsplatz. Dies spart Zeit und Kosten, da die Buchungsgebühren für eine Onlinebuchung im Reisebüro teilweise bis zu zwei Dritteln nter den Gebühren für eine telefonische Buchung liegen. Die Systeme sind selbsterklärend und finden den günstigsten Preis auf den gewünschten Strecken. Allerdings eignen sie sich nur für einfache Buchungen, sogenannte Punkt-zu-Punkt-Reisen. Die stellen allerdings bei den meisten Unternehmen 70 bis 80 Prozent der Buchungen im Flugbereich. Ein weiterer Effekt ist beim Einsatz der Onlinebuchungssysteme zu beobachten: Der durchschnittliche Reisepreis für eine Online-Buchung ist günstiger als für eine telefonische Buchung auf der gleichen Strecke. Dies hängt mit dem Visual-Guilt-Effect zusammen. Dieser beschreibt die Tatsache, dass ein Nutzer solcher Systeme grundsätzlich zur preislich günstigsten Variante tendiert.

Der Abrechnungsprozess

Der Abrechnungsprozess für Reiseleistungen ist ebenfalls ein strategisches Thema im Travel Management. Hierbei ist sowohl der Prozess für die Abrechnung von Reiseleistungen vor der Reise, also Bahn- und Flugtickets, sowie die Bezahlung der Leistungen während der Reise. Hierfür werden in der Regel von Unternehmen Kreditkarten eingesetzt.

Von vielen Unternehmen wird die Reisekostenabrechnung als notwendiges Übel angesehen. Daher sollte auch dieser Prozess für den Nutzer so einfach wie möglich gestaltet werden. Eine einfache Darstellung der Sachverhalte und eine Übergabe der Buchungsinformationen des Online-Buchungssystems und der Bezahldaten der Kreditkarte führen zu einer erhöhten Akzeptanz beim Nutzer.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang außerdem,dass ein einheitlicher, für alle Reisenden verbindlicher Bestellweg aus Sicherheitsgründen zu empfehlen ist. In der heutigen Zeit sucht eine Vielzahl von Anbietern den direkten Weg zu ihren Kunden, sprich den Reisenden. Sollte ein Mitarbeiter einen solchen Buchungsweg, beispielsweise über eine App über sein Smartphone nutzen, ist einerseits nicht mehr sichergestellt, dass der Mitarbeiter zu den Firmenkonditionen reist und andererseits, dass er im Falle einer Notsituation (etwa eine Aschewolke) über die Firmensyteme erfasst und kontaktiert werden kann.

Hohes Maß an Fachwissen erforderlich

Aufgrund der Komplexität der beschriebenen Bereiche und Prozesse ist Travel Management keine Aufgabe, die nebenbei erledigt werden kann. Die Verzahnung der einzelnen Teilbereiche zu einem durchgängigen Gesamtprozess ist eine Herausforderung, die ein hohes Maß an Fachwissen erfordert. Unterstützung hierbei bieten neben Verbänden mit Ihren Weiterbildungsmöglichkeiten auch externe Berater. Reisebüros können ebenfalls mit Ihrem Know-how genutzt werden. Doch ist zu bedenken, dass ein Reisebüro nicht immer neutral am Markt agiert.

Über den Autor: Thomas Ansorge ist Berater für Travel- und Veranstaltungsmanagement sowie Inhaber und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Thomas Ansorge Travel Consulting. Zuvor war er viele Jahre verantwortlich für das Travel-, Fuhrpark- und Event-Management bei der Wella AG.