Das Unternehmermagazin aus der Handelsblatt Media Group

Creditreform
  1. Zweitens: Implementierung vorbereiten

Für die Realisierung von „Papierlos-Strategien“ stehen heute hocheffiziente Werkzeuge zur Verfügung: Anwendungen für die automatische Erkennung, Klassifizierung, Indizierung, Benennung und Weiterleitung von Dokumenten erleichtern beispielsweise die Digitalisierung schriftlicher Unterlagen und damit verbundener Prozesse.

Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Anwendungen verringern Aufwand und Kosten für die Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung digitalisierter Unterlagen.

Auch größeren Unternehmen, deren digitale Dokumentenverwaltungsprozesse in umfassendere Workflows integriert werden müssen, bietet der Markt viele maßgeschneiderte Lösungen. Diese lassen sich in der Regel so an die bestehende IT-Landschaft der Organisation anpassen, dass keine Medienbrüche oder „Reibungsverluste“ zwischen den Systemen und Abläufen entstehen. Viele Hersteller bieten auch für diese Lösungen ein Cloud-Hosting an.

  1. Drittens: Deployment

Sobald der Roll-out vorbereitet ist, kann die für das Digitalisierungsprojekt benötigte Hard- und Software bereitgestellt werden.

In der Regel benötigen Unternehmen verschiedene Systeme. Üblich sind beispielsweise hochleistungsfähige Drucker oder Multifunktionsgeräte sowie entsprechende Software für Arbeitsbereiche mit hohem Schriftverkehrsaufkommen: etwa Post- und Rechnungseingang oder Personalabteilung sowie Abteilungsgeräte im Büro- oder Back-Office-Bereich.

Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind, sollten zudem Systeme für die mobile Erfassung oder das Drucken von Unterlagen miteinplanen. Stichworte Mobile Capture und Mobile Printing.

Fazit: Mit digitalem Content Management gegen die Datenflut

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Die täglich wachsenden Daten- und Informationsmengen sind allein mit papiergebundenen Verarbeitungsprozessen kaum zu bewältigen. Das gelingt nur mit digitalem Content Management.

Der Umstieg von Papier auf digitale Unterlagen kann ein guter erster Schritt in Richtung digitale Geschäftsprozesse und Modelle sein.

Unternehmen, die papierintensive Prozesse durch den gezielten Einsatz von Capture-, Process- und ECM-Lösungen ersetzen, sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern gewinnen auch an Flexibilität. Diese lässt sich wiederum für die Weiterentwicklung anderer Geschäftsprozesse nutzen.

Andreas Duthel, ist Director Lexmark Global Services bei der Lexmark Deutschland GmbH