E-Recruiting: Software als Headhunter

E-Recruiting liegt im Trend. Spezielle Programme unterstützen die Personaler, die häufig neu einstellen müssen, bei der Suche nach Mitarbeitern sowie bei der Vorauswahl geeigneter Kandidaten und deren Einstellung.

Keine Frage: Die zunehmende Digitalisierung verändert auch den Rekrutierungsprozess in Unternehmen. Dies belegt auch die Studie „Recruiting Trends 2015“ des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universität Bamberg. Nahezu alle Unternehmen der deutschen Top-1.000 veröffentlichen offene Stellen auf ihren Websites. Rund sieben von zehn Vakanzen werden in Internetstellenbörsen ausgeschrieben. Und auch die Bearbeitung der Bewerbungen und die Auswahl der geeigneten Kandidaten erfolgt heute meist mit Softwareunterstützung – neun von zehn Unternehmen setzen Bewerbermanagementsysteme ein. Zum Beispiel, um E-Mail-Bewerbungen ohne Medienbrüche zu bearbeiten oder PDF-Bewerbermappen auszulesen.

Unvoreingenommen dank Roboter

Ganz Fortschrittliche nutzen bereits das sogenannte Robot Recruiting, bei dem eine datenbasierte Analysesoftware die Bewerbungen nach festgelegten Kriterien durchforstet und so den Prozess der Kandidatenvorauswahl beschleunigt. In den USA gehört dieses Vorgehen schon zum Alltag – unter anderem auch deshalb, weil es den Unternehmen eine diskriminierungsfreie Bewerberauswahl ermöglicht.

Wer auf E-Recruiting-Software setzt, hat grundsätzlich drei Möglichkeiten: Entweder lässt er sich ein System nach seinen individuellen Anforderungen entwickeln. Oder er wählt eine Standardsoftware, die im Haus installiert und bis zu einem gewissen Grad an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Oder aber er nutzt eine – ebenfalls nur beschränkt anpassbare – Cloud-Lösung eines spezialisierten Anbieters.

„Wir wollen den Bewerbern den Zugang zu uns so einfach wie möglich machen.“ Melanie Möller, Gerhard Rösch GmbH

Eine eigens auf seine Bedürfnisse hin programmierte Software setzt beispielsweise das Textilunternehmen Gerhard Rösch GmbH in Tübingen ein. Das Programm ist mit der firmeneigenen Karriereseite verbunden. Sie fungiert als Dreh- und Angelpunkt aller Recruiting-Aktivitäten der Unternehmensgruppe – unabhängig vom Endgerät des Nutzers. Darauf sind derzeit mehr als ein Dutzend Stellenanzeigen online. Zudem ist Rösch auf den Business-Netzwerken wie Xing und Linkedin präsent. Interessenten können sich von dort mit nur einem Click mit ihrem hinterlegten Lebenslauf und weiteren Anlagen bewerben. „Wir wollen den Bewerbern den Zugang zu uns so einfach wie möglich machen“, sagt Melanie Müller, Head of Human Resources bei Rösch.

Eine im Haus installierte Lösung – im Fachjargon als „on premise“ bezeichnet – hat auch die Berliner Rebuy Recommerce GmbH derzeit noch im Einsatz. Doch Bastian Müller, HR Manager Recruiting, schaut sich bereits nach einer Cloud-Lösung für das wachsende, derzeit rund 460 Mitarbeiter zählende Unternehmen um, das sich mit seinem Onlineshop auf den An- und Verkauf von gebrauchten Elektronikartikeln spezialisiert hat. Müller hat genaue Vorstellungen, was das gesuchte System bieten sollte: „Es muss sich an unsere Abläufe bei der Personalsuche anpassen lassen, das heißt, der Kandidat, und wo genau er sich im Prozess befindet, muss im Mittelpunkt stehen“, sagt er. Schließlich wollen Müller und seine drei Kollegen in der Recruiting-Abteilung immer einen Überblick über den Prozessverlauf einer Bewerbung haben und direkt aus dem System Kontakt zu den Kandidaten aufnehmen können, ohne etwa extra in Outlook wechseln zu müssen.

Direkte Anbindung an soziale Netzwerke

Neben dem Terminmanagement sind dem HR-Manager zudem Schnittstellen zu externen Jobbörsen wichtig. Und zu den sozialen Netzwerken, denn Müller spricht auch direkt interessante Kandidaten über das Business-Netzwerk Linkedin an, obwohl sie noch gar nicht auf der Suche sind. Diese Kandidaten speichert die Software mit entsprechenden Vermerken. Zudem kann jeder Mitarbeiter mit einem Klick offene Jobs in seinem Netzwerk posten – erfolgt darüber eine Einstellung, erhält der Arbeitnehmer einen Bonus.

Dass Müller so genaue Vorstellungen hat, wird sich für ihn auszahlen. Nur wer genau weiß, was er benötigt, findet in der Masse der Angebote auch die für ihn richtige Lösung. „Vor der Einführung einer Recruiting-Software sollten Unternehmen deshalb unbedingt eine Übersicht über ihre Prozesse erstellen“, rät de3nn auch Andreas Eckhardt, Professor für Personalmanagement an der German Graduate School of Management and Law (GGS) in Heilbronn. Der Co-Autor der CHRIS-Studie ergänzt: „Sie müssen dokumentieren, wie ihre Prozesse aussehen, was sie erreichen wollen und welche Schnittstellen sie zu vorhandenen Systemen brauchen.“

Und vor allem: „Die Mitarbeiter, die mit der E-Recruiting-Software arbeiten sollen, müssen von Anfang an in den Auswahl- und Entwicklungsprozess einbezogen werden. Nur so kann die Softwareeinführung erfolgreich sein“, erklärt Fachmann Eckhardt.

Fünf Recruiting-Programme im Überblick

Diese Softwarelösungen aus der Cloud können Unternehmen kostenlos testen und später modular erweitern:

Big Data im Recruiting: eine Übersicht von Cloud-Lösungen zur Mitarbeiter-Findung (zum Vergrößern klicken) © Creditreform-Magazin 07/2016