Geistesblitze: Impulse für effektives Ideenmanagement

Unternehmen nutzen zunehmend das Potenzial, das in den Köpfen ihrer Mitarbeiter schlummert. Mit der richtigen Motivation und nützlicher Software gehen keine kreativen Eingebungen verloren.

In jedem von uns stecken gute Ideen. Uli Schreiber etwa störte es, dass die Bänder an der Schleifmaschine relativ schnell verschlissen. Der Mitarbeiter in der Stanzerei der Andreas Stihl AG & Co. KG setzte kurzerhand statt des üblichen Normalkorund- Schleifgewebes ein sogenanntes Zirkonkorund-Schleifgewebe mit einer anderen Körnung ein. Nicht nur sein Plan, dass die vorgegebenen Rauheitstoleranzen dennoch eingehalten werden, ging auf: „Die Schleifbänder halten jetzt wesentlich länger – wir benötigen also deutlich weniger davon“, freut sich der Mitarbeiter des Herstellers für Motorsägeprodukte.

Schreibers zündende Idee ist nur einer von vielen kreativen Mitarbeitervorschlägen des Waiblinger Unternehmens. Es hat eigens ein Projekt namens Ideeplus ins Leben gerufen, um Vorschläge für Innovationen, Verbesserungen und Änderungen im Produktionsablauf zu sammeln und zu koordinieren. Mit Erfolg: Bis zu 6.000 Anregungen reichen die Mitarbeiter jedes Jahr ein. Für 2014 geht das Unternehmen davon aus, dass sich 65 Prozent der Belegschaft beteiligten. Die Ideen verschwinden aber nicht einfach auf Nimmerwiedersehen in irgendeinem Ordner: Sagenhafte 60 Prozent werden in der Regel umgesetzt.

Die passende Softwareunterstützung

Wie Stihl fangen immer mehr Mittelständler die Geistesblitze ihrer Mitarbeiter systematisch ein. Beim Sammeln, Bearbeiten und bei der Prämierung helfen ihnen spezielle Ideenmanagement-Softwareprogramme. Sie sind über den Webbrowser am PC der Mitarbeiter einfach zu bedienen. Spezielle Apps sorgen dafür, dass die Mitarbeiter auch unterwegs auf die Programme zugreifen können. Die Software bindet alle Beteiligten je nach ihrer Rolle – Ideeneinreicher, Gutachter, Entscheider und Führungskräfte – ein und bildet alle Verwaltungsprozesse – von der Erfassung der Idee bis zur Umsetzung – ab. Sie benachrichtigt den Ideengeber über eventuell einzuhaltende Fristen und Aufgaben und ist sogar in der Lage, den zu erwartenden Nutzen für das Unternehmen zu berechnen. Der jeweilige Bearbeitungsstand ist ebenfalls für den Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar. Gutachter und Entscheider können Fragen stellen und auf Schwachpunkte hinweisen. Sogar die Prämien lassen sich so berechnen.

Ein solches umfassendes Programm setzt auch der Motorsägenhersteller Stihl ein. Schließlich gehört ein gut funktionierendes Ideenmanagement für die Schwaben zu einer modernen Personalführung selbstverständlich dazu. Die Mitarbeiter sollen dazu motiviert werden, kosten- und problemlösungsbewusst zu denken und ihre Vorschläge einzubringen – das bindet die Arbeitnehmer und sorgt für ein gutes Arbeitgeberimage.

Dass Ideeplus so erfolgreich ist, liegt auch daran, dass es von Vorstand und Betriebsrat unterstützt wird. Die Mitarbeiter werden regelmäßig informiert und in Workshops fachlich geschult. Und auch der finanzielle Anreiz darf nicht fehlen: Wer eine erfolgreiche Idee einbringt, erhält 25 Prozent der Jahreseinsparung im ersten Jahr. Bei Vorschlägen, die von mehr als vier Mitarbeitern eingereicht werden, sind es 30 Prozent. Ein Vorgehen, das sich durchaus für das Unternehmen rentiert: Zwar zahlte Stihl 2013 rund 519.000 Euro an Prämien aus, sparte aber dafür 2,25 Millionen Euro auf der Kostenseite ein. Eine Win-win- Situation für Arbeitnehmer und Firma, für die sie 2013 mit dem Deutschen Ideen-Preis in der Kategorie Maschinen- und Anlagenbau ausgezeichnet wurde.

Wer zunächst nur ein Ideenmanagement im Betrieb etablieren will, kommt sicherlich auch mit einer kleineren Lösung zurecht: Der Anbieter von Systemen für Tür-, Fenster- und Sicherheitstechnik Geze aus Leonberg nutzte beispielsweise bis Juli 2013 für das Sammeln und Bearbeiten der Mitarbeitervorschläge ein firmeneigenes System samt Excel-Listen. Pech nur: Die Belegschaft war einfach zu aktiv. Auf Dauer erwies sich diese Lösung deshalb als zu unübersichtlich und arbeitsintensiv bei der Kommunikation und Aktualisierung. Denn schließlich geht es ja auch darum, gute Ideen transparent zu bearbeiten und schnell umzusetzen – und dies ist letztendlich nur mit einer speziell ausgelegten Software möglich.

Der Vorteil: Auch kleinere, wertvolle Verbesserungsvorschläge werden seither bei Geze unkompliziert über das Ideenmanagement eingereicht und gehen nicht verloren. So konnte durch den Vorschlag eines Mitarbeiters kürzlich wieder ein Prozess in der Fertigung optimiert werden. An einer Verzahnungsfräsmaschine finden mehrere Arbeitsschritte, die zuvor nacheinander absolviert wurden, nun parallel statt. Möglich machte dies eine einfache Programmänderung am Steckerfeld der Maschine.

Das Resultat ist eine Verkürzung der Taktzeit um rund fünf Sekunden, wodurch das Unternehmen jährlich rund 6.000 Euro spart. „Derartige Einsparungen sind in vielen Betrieben nicht einmal der wichtigste Effekt“, erklärt Christoph Gutknecht, Leiter Ideen- und Innovationsmanagement beim Deutschen Institut für Betriebswirtschaft (DIB) in Frankfurt am Main. Neben dem rein zahlenmäßig erfassbaren Nutzen sieht er den Vorteil in den sogenannten weichen Faktoren: „Eine höhere Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber, die Anerkennungskultur, ein besseres Betriebsklima und eine höhere Motivation.“

Das DIB erstellt seit 30 Jahren den „DIB Report“, der den Status quo und die Möglichkeiten zur Gewinnung und Umsetzung nützlicher Ideen in Unternehmen hierzulande beleuchtet. Daran beteiligen sich mehr als 100 Unternehmen aus zehn Branchen. Mit vorzeigbaren Ergebnissen: Demnach stiegen in der aktuellen Ausgabe die Vorschlagsquoten um 36 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Doch es könnten weit mehr sein. „Führungskräfte haben die Chancen, die im Ideenmanagement liegen, noch nicht voll ausgereizt“, ist Gutknecht überzeugt. Es gelte, die Mitarbeiter möglichst früh, am besten schon während der Ausbildung, für das Thema zu sensibilisieren – aber auch vom Know-how der Pensionäre noch ein paar Jahre nach deren Ausscheiden zu profitieren.

Vermarktungsideen kanalisieren

Ein softwareunterstützter Ideenpool eignet sich nicht nur für das betriebliche Vorschlagswesen für die Verbesserung interner Abläufe, sondern auch, um Vermarktungsideen der Mitarbeiter zu kanalisieren. Die Mitarbeiter der Management- und Technologieberatung Bearingpoint mit acht Standorten in Deutschland etwa nutzen die Ideenmanagementsoftware für die Entwicklung neuer Services und Angebote. Bereits vor anderthalb Jahren rief Bearingpoint das Motto „BE an Innovator“ aus und definierte Kriterien für eine gute Innovation: Sie muss Marktrelevanz haben, sie muss sich verkaufen lassen und vor allem muss sie zur Unternehmenskultur passen.

Diese Kriterien bieten nun die Leitplanken für den Ideenhighway bei Bearingpoint. Dank der Softwareunterstützung kann jeder Berater nun spontan seine Einfälle in das System eingeben – dank einer App auch unterwegs mit über und Smartphone. „Wer seine Idee ausgearbeitet hat, gibt sie für seine Kollegen frei“, erklärt Geschäftsführer Kiumars Hamidian das Prozedere. „Wie bei Facebook erhält er Feedback und Tipps und erfährt vielleicht auch, dass schon ein anderer Kollege an einer ähnlichen Idee arbeitet“, führt er aus. Die Software wird vom Anbieter derzeit so angepasst, dass sie automatisch ähnlich gelagerte Vorschläge miteinander verknüpft und die entsprechenden Kollegen darüber informiert. Ein eigenes Innovation Committee, das sich aus Beratern aller Bereiche zusammensetzt, prüft den jeweiligen Vorschlag und stellt dem Ideengeber einen Paten aus dem Management für die Weiterentwicklung und Umsetzung zur Seite.

Als Motivation erhält jeder Mitarbeiter, der sich beteiligt, im System je nach Relevanz seines Vorschlags eine bestimmte Anzahl von Punkten gutgeschrieben. Wie beim bekannten Miles&More-Bonusprogramm winkt denjenigen mit den meisten Punkten eine jährliche Prämie, beispielsweise eine Reise in die USA. Interessant zu beobachten: Trotz des internen Wettbewerbs steht weiterhin die Teamarbeit bei Bearingpoint im Vordergrund, denn „am Ende profitieren alle von den kreativen Geistesblitzen“, so Hamidian.

NÜTZLICHE TOOLS FÜR DAS IDEENMANAGEMENT

Softwareunterstützungen sind sowohl aus der Cloud als auch als Installation im
Unternehmen erhältlich. Hier einige interessante Programme:

E-sys. Das Mittelstandspaket wird im Unternehmen selbst betrieben. Dazu genügen ein Rechner oder Server, der als Webserver installiert werden kann, sowie eine gute Netzwerkanbindung an das Intra- und bei Bedarf das Extranet. Informationen unter: www.vvsys.de/esys.html

Trevios. Die Einstiegsseiten des Moduls Ideenmanagement können je nach Anwenderkreis individuell gestaltet werden. Wer nur selten damit arbeitet, sieht im Vordergrund nur die zentralen Funktionen. Informationen unter: www.trevios.com

Clu. Eine kostenlose Open-Source-Software. Unternehmen bezahlen für die Beratung, die Anpassung und den Support. Das Programm ist als Mietsoftware (Software as a Service) oder als Installation im Unternehmen selbst erhältlich. Informationen unter: www.clu.de

SpigitEngage. Mit der Crowd-Sourcing-Software lassen sich auch Ideen von Kunden einbinden. Vorschläge werden gesammelt, übersichtlich präsentiert und mit Bewertungen und Kommentaren versehen. Integrierte Algorithmen identifizieren die Ideen mit den besten Bewertungen und den meisten Kommentaren.Informationen unter: www.mindjet.com

HCM Ideenmanagement. Die Software ist sowohl als Cloudals auch als Lösung im Unternehmen erhältlich. Die webbasierten Masken sind für die Eingabe der Ideen frei konfigurierbar. Informationen unter: www.hcm-infosys.com