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Auf dem Schreibtisch liegen noch die Papierstapel des Vorgängers? Der PC läuft nicht? Die E-Mail-Adresse ist nicht eingerichtet? Das kommt bei neuen Kollegen nicht gut an und kratzt am Image als Arbeitgeber. Wie Firmen neue Mitarbeiter empfangen sollten.

Die J. Schmalz GmbH in Glatten lässt Blumen sprechen. Wer bei dem Spezialisten für Vakuumtechnologie einen Vertrag unterschrieben hat, erhält wenige Wochen vor dem ersten Arbeitstag einen Blumenstrauß. Einige Tage vor dem Start liegt dann Post im Briefkasten: Infos zum Arbeitsbeginn und zur Einarbeitung. Außerdem die Mitarbeiterzeitung „family“, in der der Neue den Kollegen vorgestellt wird. Kurt Schmalz, geschäftsführender Gesellschafter des Familienunternehmens, dessen Greifer unter anderem an Roboterarmen der Autofertigung montiert sind oder auch Kartonagen wie Solarmodule stapeln, hält viel von frühzeitiger persönlicher Ansprache: „Der neue Mitarbeiter ist bei uns willkommen und er soll sich auch so fühlen.“

Gute Vorbereitung ist alles

Die positive Haltung des Firmeninhabers Schmalz mag in deutschen Firmen weit verbreitet sein – allein die Taten folgen deutlich seltener. Eine Studie der Meta Five GmbH hat dieses Phänomen durchleuchtet: Die Kölner Berater interviewten mehr als 300 Personalverantwortliche aus diversen Branchen zum Thema Onboarding, wie das Rundumpaket zur Begrüßung neuer Mitarbeiter neudeutsch heißt. Zwar halten 87,5 Prozent der Befragten die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter für selbstverständlich.

Doch nicht einmal die Hälfte sorgt für eine ausreichende Einarbeitung, einen festen Ansprechpartner, fachliche Information oder gar ein Netzwerktreffen. Mit erschreckenden Folgen, wie jüngst das Human Capital Institute HCI herausfand: 77 Prozent der neuen Mitarbeiter gehen am ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil der Arbeitsplatz und die Kollegen nicht auf sie vorbereitet sind. Meist sind es die scheinbar simplen Dinge, die einen optimalen Start – und damit den Ansporn zu ersten Höchstleistungen – unnötig verhindern: Mal ist die Telefonummer nicht zugeordnet, mal der E-Mail-Account nicht freigeschaltet, mal das IT-Passwort nicht zur Hand. Von einem Willkommensgruß auf dem Schreibtisch ganz zu schweigen. Häufig kommt es vor, dass sich die Belegschaft wundert, wenn der Neue in der Tür steht – vielleicht sogar noch am Brückentag, an dem nur einer in der Abteilung Notdienst schiebt.

Einstieg nach Plan

So etwas kann bei Schmalz mit seinen rund 500 Beschäftigten am Hauptsitz nicht passieren. Dort begrüßt der Personalleiter jeden neuen Mitarbeiter und überreicht einen Ordner mit Lage- und Geländeplan, Handlungsgrundsätzen sowie Infos zur Firmenverpflegung und zum Betriebssport. Der anschließende gemeinsame Rundgang führt zu den Firmeninhabern, dann in die Abteilung, in der der Vorgesetzte und ein Pate warten. Das IT-System wird gestartet – und schon sieht der Neue seinen persönlichen Plan. Alle Termine für die Einarbeitung in den ersten Wochen sind bereits in seinem Outlook-Kalender gespeichert, beispielsweise IT-Schulung und Sicherheitseinweisung. „Der Pate bleibt in den ersten Monaten sein Ansprechpartner“, sagt Kurt Schmalz. „Er räumt Unsicherheiten aus, die auf einer neuen Station im Berufsleben immer mal auftauchen können.“

Vor allem wenn Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt stehen, wirkt ein starker Start sich unmittelbar aus. „Ich kann einen Gast nur gut empfangen, wenn ich gerne zur Arbeit gehe“, sagt zum Beispiel Elke Stahlmecke. Als Prokuristin der Welcome Hotels GmbH in Warstein ist sie für Personalentwicklung und Qualitätsmanagement gleichermaßen verantwortlich. In den 17 Niederlassungen konzipieren die Hoteldirektoren den Fahrplan der Einarbeitung so, dass die Kollegen zunächst das ganze Hotel kennenlernen: Rezeptionisten halten also auch die Zimmer sauber und Bankettmitarbeiter stehen an der Bar. Alle Neuen nehmen zudem an einem eintägigen „Welcome on Board!“-Treffen in der Zentrale teil. Hotelhistorie, Leitbild und Qualitätsmanagement stehen dann auf dem Plan. Zum Abschluss wird die Warsteiner Brauerei besichtigt – die Hotelangestellten sollen spüren, dass sie zum Warsteiner Familienunternehmen gehören.

„Mit einer strukturierten Einarbeitung erreichen Neueinsteiger schnell die gewünschte Leistung“, bestätigt der Düsseldorfer Managementberater Christoph Hauke. Doch auch nach dem aufregenden ersten Tag und der vor Neuigkeiten strotzenden ersten Woche dauert die Einstiegsphase noch an. „Feedbackgespräche zwischen der Führungskraft, dem neuen Mitarbeiter, seinem Paten und den engen Kollegen steuern im ersten halben Jahr die Einarbeitung“, sagt Hauke. Eine Investition, die sich rechnet, denn Einsteiger und Firma nutzen die Probezeit optimal.

Wenn dann noch das Gehalt stimmt, die Arbeit spannend ist und das Arbeitsklima hält, was das Onboarding verspricht, können Unternehmen ihre Rekrutierungskosten schnell senken: Mitarbeiter schicken auf Bewertungsportalen und im Bekanntenkreis Lockrufe an potenzielle Kollegen. Etwa wenn sie vom mit Blumen verzierten Start bei Schmalz erzählen oder davon, dass der Slogan „You are welcome!“ bei der Warsteiner-Hoteltochter nicht nur für die Gäste gilt.

 

Managementberater Christoph Hauke nennt die wichtigsten Punkte, damit sich neue Mitarbeiter motiviert und sofort einsatzbereit ihren Aufgaben widmen können:

Vor dem ersten Arbeitstag:

– Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, Zutritts- und Essenskarten, IT-Zugangscodes und Zeiterfassung sind erstellt.

– Der Arbeitsplatz ist inklusive E-Mail-Account, Telefondurchwahl, Visitenkarten und Arbeitsmitteln eingerichtet.

– Ein Einarbeitungsplan mit Informationen über Stationen, Aufgaben und Ansprechpartnern sowie über Veranstaltungen für Neueinsteiger liegt vor.

– Alle Teammitglieder sind über den Arbeitsbeginn und die Aufgaben des Kollegen informiert.

– Ein Mentor ist benannt, der dem Neuen bei fachlichen, organisatorischen und persönlichen Fragen zur Seite steht.

– Ein Organisationspapier, in dem alle wichtigen Regeln, Arbeitsabläufe, IT-Informationen und Ansprechpartner verzeichnet sind, liegt vor.

– Geschäftsberichte, Unternehmensleitbild und Führungsleitlinien sind im Intranet greifbar – oder ausgedruckt.

In der ersten Arbeitswoche:

– Der Vorgesetzte übernimmt die persönliche Vorstellung des Kollegen – und signalisiert damit Wertschätzung und Selbstverpflichtung.

– Er erläutert auch die Anforderungen und Erwartungen an den Mitarbeiter und benennt dessen Beitrag zum Teamerfolg.

– Der Mentor stellt die einzelnen Teammitglieder vor, erklärt deren Aufgaben und führt durch die Räume.

– Er erläutert dem Neueinsteiger zudem Produkte, Dienstleistungen und wichtigste Kunden sowie die Mission des Unternehmens und des Teams.

– Er sorgt zusammen mit dem Team für erste informelle Kontakte zu den Kollegen, etwa mit einem gemeinsamen Mittagessen.

– Wichtig ist auch, dass der Mentor über die Teamkultur mit ihren ungeschriebenen Regeln und Fettnäpfchen, über Pausen und Rauchen oder Gepflogenheiten wie Siezen oder Duzen informiert.

– Der neue Kollege wird in den Informationsfluss integriert, in Projekte eingebunden und erhält erste Arbeitsaufgaben.