Der Auftritt auf einer Auslandsmesse ist oft der erste Schritt in einen neuen Markt. Damit auch Mittelständler rund um den Globus vorzeigen können, was sie draufhaben, fördern Bund und Länder Gemeinschaftsstände in aller Welt.
Volle Hallen, großer Andrang. Drei Tage lang traf sich im Frühjahr 2017 auf der Medical Japan in Osaka das Who’s Who von Nippons Medizin- und Gesundheitsindustrie. Mitten drin: zehn bayerische Medizintechnikfirmen. Sie präsentierten sich auf einem Gemeinschaftsstand, der vom Wirtschaftsministerium des Freistaats unterstützt und zentral von der Nürnberg Messe organisiert wurde.
Auf zehn des insgesamt 100 Quadratmeter großen bayerischen Pavillons stellte der Medizintechnikhersteller Wilamed aus Kammerstein aus. Eine Empfangstheke, ein Besprechungstisch, ein Sideboard, ein Roll-Up-Banner, ein mobiles Beatmungsgerät und ein Gerätewagen mit einem technischen Highlight der Mittelfranken, dem Aircon-Atemgasbefeuchter, genügten, um in Osaka viele interessante Kontakte zu knüpfen. „Für uns war dieser Messeauftritt eine hervorragende Chance, den japanischen Markt erstmals zu erkunden und unsere Geschäftschancen dort auszuloten“, so Mirko Wellner, zuständig für Marketing bei Wilamed.
Die Kosten für den Aufritt inklusive Anreise und Übernachtung für das dreiköpfige Messeteam machten bei einem reduzierten Quadratmeterpreis von 360 Euro insgesamt nur einen vierstelligen Betrag aus. Sicher ist: Hätte Wilamed die Osaka-Tour selbst organisiert, wäre das Unternehmen nicht so günstig davon gekommen.
Jahrzehntelange Erfahrung
Huckepack ins Ausland – das ist eines der Erfolgsgeheimnisse des Exportweltmeisters Deutschland. „Schon seit Wirtschaftswunderzeiten unterstützen Bund und Länder Mittelständler mit einem umfangreichen Auslandsmesseprogramm dabei, ihre Waren und Dienstleistungen unter dem Label ‚Made in Germany‘ auf Gemeinschaftsständen im Ausland zu präsentieren“, sagt Wolfgang Marzin, Vorsitzender der Geschäftsführung der Messe Frankfurt und Vorstand des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der Deutschen Wirtschaft, kurz Auma. Jahr für Jahr informieren die Branchenfachverbände der deutschen Wirtschaft den Verband, welche Messen auf der Welt gerade besonders attraktiv für deutsche Unternehmen sind. Anschließend erhalten per Vergabeverfahren ausgewählte deutsche Messegesellschaften den Auftrag, Rundum-sorglos-Pakete für exportinteressierte Mittelständler zu schnüren: Sie führen dann die komplette Organisation der Gemeinschaftsstände vor Ort durch.
„Im Schnitt sind die Kosten für den Aussteller in der deutschen Gemeinschaftsbeteiligung rund 50 Prozent günstiger als eine individuelle Messebeteiligung in gleicher Qualität“, sagt Natalja Winges, Auma-Referentin Globale Märkte. Die günstige Standmiete ist aber vielfach nicht der Hauptgrund, warum sich Mittelständler an einem German Pavilion beteiligen. Kleineren Betrieben fehlen häufig schlicht das Personal und das Know-how, um auf eigene Faust in für sie noch unbekannten Ländern einen Messeauftritt zu organisieren. „Wir unterstützen die Unternehmen technisch wie organisatorisch bei der Planung und der Vorbereitung, übergeben ihnen den Stand vor Ort schlüsselfertig und sorgen auch während der gesamten Messedauer dafür, dass alles reibungslos läuft“, sagt Dirk Lauterbach, Experte für International Pavilions bei der Nürnberg Messe.
Großer Zulauf – auch für kleinere Firmen
Zudem verfügen die Gemeinschaftsstände in der Regel über eine Ausstellerlounge, die kostenfrei für Kundengespräche offensteht, für alle wird ein Dolmetscher organisiert. „In diesem Frühjahr konnten wir uns auf unserem 15-Quadratmeter-Eckstand auf der Internationalen Ausstellung für Metallbearbeitung in Teheran vor Besuchern kaum retten“, berichtet zum Beispiel Tanja Kanzy, Marketingleiterin des Herstellers von technischen Bürsten, Kullen-Koti aus Reutlingen. Geschäftsfördernd sind auch die offiziellen Termine mit Botschaftsvertretern oder Wirtschaftsförderungsgesellschaften vor Ort.
So wie Kullen-Koti nutzten 2016 mehr als 6.000 deutsche Aussteller das Auslandsmesseprogramm des Bundes. Auf den vorderen Plätzen der insgesamt 269 geförderten deutschen Pavillons standen Messen in China, Russland und in den Vereinigten Staaten. Weitere 133 Gemeinschaftsauftritte, aber auch Einzelbeteiligungen an Auslandsmessen bekamen kleine und mittelgroße Firmen von den Bundesländern teilgesponsert. Knapp ein Drittel dieser Events fand innerhalb der EU statt.
Insgesamt darf ein Unternehmen vier Mal nacheinander an ein und derselben Messe zu ermäßigten Konditionen mit dabei sein. Auma-Expertin Winges: „Beim fünften Mal fallen die vollen Kosten für Miete und Standbau an.“ Einige Unternehmen hätten in diesem Stadium aber sowieso schon auf dem Auslandsmarkt so gut Fuß gefasst, dass die Zeit reif ist für einen Einzelstand. Denn einen kleinen Nachteil haben die Gemeinschaftsstände: Wer hier als Aussteller mit von der Partie ist, muss sich vom Standdesign her mehr oder weniger in das Gesamtkonzept des German Pavilion einfügen. Bleibt also als Fazit: Wer nach 100 Prozent Freiheit bei der Standgestaltung strebt und zum Beispiel von einem doppelstöckigen Messestand träumt, ist mit einem Einzelauftritt womöglich glücklicher.
So planen Sie Ihren Messeauftritt
Mit diesen acht Schritten gelingt auch kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine erfolgreiche Präsentation im Ausland:
1. Auslandsmarkt identifizieren. Welcher Exportmarkt ist für unser Unternehmen wirklich attraktiv? Aktuelle Länderinfos und Daten über die verschiedenen Wirtschaftsregionen der Welt gibt es bei Germany Trade & Invest: www.gtai.de.
2. Messestrategie ausarbeiten. Nun müssen die Ziele definiert werden: Exportchancen erkunden oder Kundenkontakte ausbauen? Produktakzeptanz austesten oder Neuentwicklung vorstellen? Die Strategie bestimmt die Art des Auftritts.
3. Passende Auslandsmesse recherchieren. Die Auma-Messedatenbank enthält Detailinfos über weltweit 5.000 Messen und Ausstellungen. Sie verrät auch, auf welchen Auslandsmessen aktuell Gemeinschaftsstände unterstützt werden und welche deutsche Messegesellschaft für die Durchführung zuständig ist www.auma.de.
4. Nutzen eines Gemeinschaftsstands prüfen. Von der Messevorbereitung über die Abwicklung des Standbaus bis hin zur professionellen Begleitung über die gesamte Dauer – die Beteiligung an einem Gemeinschaftspavillon hat viele Vorteile. Die Markenbotschaft „Made in Germany“ zieht Besucher an. Zudem gibt es ermäßigte Quadratmeterpreise.
5. Beteiligung anmelden. Drei bis fünf Monate vor Messebeginn läuft in der Regel die Anmeldefrist für die Beteiligung an einem Gemeinschaftsstand ab. Anmeldeunterlagen und eine Übersicht über die Beteiligungspreise sollten Unternehmen aber schon im Vorfeld bei der für die Organisation zuständigen deutschen Messegesellschaft anfordern.
6. Messeauftritt vorbereiten. Nach der Anmeldung erhalten die Teilnehmer am Gemeinschaftsstand von der Durchführungsgesellschaft detaillierte Checklisten und Terminpläne, die genau auf die landes- und messespezifischen Usancen zugeschnitten sind. Wer preisbewusst fliegen und logieren möchte, sollte Flug und Hotel frühzeitig buchen.
7. Kosten im Blick behalten. Für den Stand: Fläche, Bau, Stromanschluss und -verbrauch, Telefon- und Internetanschluss, Dekoration, Personal, Werbegeschenke, Bewirtung, Visitenkarten, Namensschilder. Für Exponate: Transport und Verpackung, Grafiken, Prospekte, Preislisten. Für die Reise: Flüge und Fahrten, Visa, Impfungen, Tagesgelder, Hotel; Kosten für Kommunikation.
8. Überraschungen einkalkulieren. Im Ausland läuft nicht immer alles nach deutschem Schema. Planen Sie einen Puffer ein, um auf Überraschungen souverän reagieren zu können. Statt also erst am Tag des Messebeginns anzukommen, ist es besser, schon vorher nach dem Rechten zu schauen.
