Wie organisiert man Produktschulungen und Präsentationen am effizientesten, wenn Mitarbeiter und Vertragshändler rund um den Globus verteilt sind? Am besten über das Internet: Auch die auf Dentalimplantate spezialisierte Bego Implant Systems GmbH & Co. KG meistert diese Herausforderung online. „Technisch tut sich in unserem Bereich sehr viel“, erklärt Uwe Jöstingmeier, Area Sales Manager bei dem Bremer Unternehmen, das Standorte in Asien, an der US-Ostküste und in Europa aufweisen kann. „Ohne Internetunterstützung könnten wir unser eigenes Team und das unserer Vertragshändler nicht zeitnah schulen.“
Schulungsveranstaltungen via Internet werden neudeutsch als Webinare bezeichnet. Das Wort setzt sich aus den beiden Begriffen „Web“ und „Seminar“ zusammen. Genau genommen sind sie eine Weiterentwicklung von Webkonferenzen, die es ja bereits seit einigen Jahren gibt. So sind es vorwiegend auch die Webkonferenz-Anbieter wie Citrix, CiscoWebEx, Spreed, FastViewer oder ClickMeeting, die sich in diesem Markt tummeln.
Doch während in einer Webkonferenz alle Beteiligten aktiv miteinander kommunizieren, richtet sich ein solcher Online-Kurs an ein breites Publikum, das in erster Linie zuhören, zusehen und mitlesen soll. Mit den Internetveranstaltungen lassen sich jedoch nicht nur Mitarbeiter schulen. Mit wenig Aufwand können Unternehmen damit gleichzeitig mehrere Tausend Personen erreichen, etwa für Produktpräsentationen oder Vertriebsevents vor potenziellen Kunden, für die Hauptund Gesellschafterversammlungen oder für Pressekonferenzen.
Um den Firmen die Nutzung schmackhaft zu machen, lassen sich die meisten Offerten kostenlos testen. Bei Spreed ist sogar die Basisversion mit bis zu drei Teilnehmern kostenlos. Ansonsten bezahlen Unternehmen entweder pro Meeting oder eine Flatrate, die je nach Anbieter und Anzahl der Beteiligten zwischen rund 700 und 4.000 Euro im Jahr liegen kann.
Flexible Planung
Wie bei einer realen Schulung wird auch das virtuelle Seminar von einer Person geleitet. Alle Beteiligten sind live über das Internet zugeschaltet. Sie sehen die Inhalte, die auf dem Bildschirm des Referenten abgebildet sind, auch auf ihren eigenen Monitoren und verfolgen dessen Gestik und Mimik über ein kleines Videobild, das seine Webcam aufnimmt. Die Sprachübertragung erfolgt entweder per Telefon oder Voice-over-IP (VoIP – vom PC übers Internet). Während einer Veranstaltung kann der Leiter einzelnen Personen das Wort erteilen, etwa über einen Chat, der parallel läuft. Zusätzlich können die Teilnehmer per Screensharing (Teilen des Bildschirms) oder per Umfragen mit dem Webinar-Leiter kommunizieren, Dokumente freigeben und gemeinsam bearbeiten.
Das Prozedere zur Durchführung ist bei allen Anbietern vergleichbar: Bei der Citrix-Software Goto Meeting etwa, die auch von Bego verwendet wird, loggt sich der Seminarleiter auf der Website ein und klickt auf „Ein Webinar planen“. Er gibt den Namen der Schulung und eine kurze Beschreibung ein und legt Datum und Uhrzeit fest. Die Software erstellt daraufhin automatisch eine Einladung und die dazugehörige Registrierungsseite. Diese leitet er weiter, passt die Betreffzeile an und gibt die E-Mail-Adressen der Eingeladenen in das BCC-Feld ein. Wenn es so weit ist, startet er mit einem Klick den Kurs im Internet. Sobald die Eingeladenen den virtuellen Raum betreten haben, wählt er zwischen den Optionen „Mikro und Lautsprecher“ (VoIP) und „Telefon“. Er schaltet seine Webcam ein und überträgt sein Videobild. Während des Online-Kurses kann er sogar virtuelle Arbeitsgruppen einteilen. Am Ende erhält er automatisch Berichte, etwa über die Anwesenheit der Zuhörer, sowie die Ergebnisse der Abschlussumfrage. Und auch für die Sicherheit ist gesorgt: Mit einer sogenannten Ende-zu-Ende-128-Bit-AES-Verschlüsselung schützt der Anbieter die Anmeldeinformationen und Sitzungsdaten vor fremdem Zugriff. Zudem lassen sich die Online-Schulungen aufzeichnen. Damit können sich die Besucher das Seminar später noch einmal in aller Ruhe anschauen, niemand muss Protokoll führen.
Einfache Ausführung
Um ein solches Internetseminar wahrzunehmen, müssen die Eingeladenen keine Software installieren. Es genügt ein schneller Internetanschluss, ein PC, Notebook, Tablet oder sogar das Smartphone. Die Online-Kurse lassen sich damit von überall aus verfolgen. Das schont nicht nur die Reisekasse, sondern auch die Umwelt, da niemand fahren oder fliegen muss und auch keine Übernachtungskosten verursacht werden. Bei der Organisation ist lediglich der Zeitunterschied zu beachten, wenn Mitarbeiter und Geschäftspartner wie bei Bego Implant Systems rund um den Globus gleichzeitig angesprochen werden sollen. Sales Manager Jöstingmeier beraumt solche Termine immer an, wenn in Bremen Mittagszeit ist. So können die US-Kollegen sich am Anfang und jene in Asien sich am Ende ihres Arbeitstags in die Web-Schulung einloggen.
Einen Leitfaden zur Planung und Durchführung von Webinaren können Sie über die Magazin-App oder unter www. creditreform-magazin.de/webinar herunterladen.
Unternehmer, die selbst online eine Fortbildung oder Produktpräsentation anbieten wollen, sollten folgende Punkte beachten:
Kennenlernen: Unbedingt vor dem ersten Seminar eine Probeveranstaltung durchführen. Denn nur wer sich mit der Software auskennt, kann stressfrei mit den Teilnehmern interagieren und schnell bei eventuellen Bildund Tonaussetzern reagieren.
Einladen: Auch wenn die Teilnehmer sich von überall aus und unkompliziert in ein Webinar einloggen können, sollten sie doch genügend Zeit haben, es mit ihrem Terminplan abzustimmen.
Einführen: Gleich nach der Begrüßung die Dauer, den Inhalt und die Ziele der Online-Schulung nennen sowie die zusätzlich angebotene Informationsebene erläutern, beispielsweise wenn im Anschluss via Chat noch eine Diskussion geführt werden soll.
Abwechseln: Eine längere Powerpoint- Präsentation wirkt auch online schnell einschläfernd. Besser verschiedene Medien mixen, viele Bilder statt Texte einsetzen und die Möglichkeit nutzen, den Bildschirm mit dem Publikum zu teilen (Screensharing), Whiteboards für weiterführende Erklärungen integrieren und interaktive Elemente wie ein Quiz oder Gruppenarbeit einplanen.
Beenden: Die abschließende Diskussionsrunde nicht ausufern lassen und die Teilnehmer vor der Verabschiedung darauf hinweisen, wo sie den Kurs noch einmal abrufen können. Eventuell auf einen Nachfolgekurs aufmerksam machen und die Ergebnisse der Abschlussumfrage auswerten, damit das Webinar das nächste Mal noch besser wird.
