1. Maßnahmenpaket: Mitarbeiterkommunikation
Das fehlende Bewusstsein über die Folgen von nicht autorisierten Einkäufen ist tatsächlich einer der Hauptgründe für Maverick Buying. Zunächst sollten die Mitarbeiter die konkreten Vorteile kennen, die nur durch den zentralen Einkauf bei ausgewählten Zulieferern zu realisieren sind: Kostenersparnisse, Geschwindigkeit, Qualität, Risikovermeidung und Innovationspartizipation.
Alle Mitarbeiter sollten auch über die Folgen von Fehlverhalten informiert werden. Bei British Airways erhalten beispielsweise die Mitarbeiter, die am Einkauf vorbei bestellen, eine schriftliche Aufforderung von Einkaufschef und CFO, sich in Zukunft an die Regeln zu halten.
2. Maßnahmenpaket: Vereinfachung von Einkaufsprozessen
Maverick-Einkäufe resultieren oftmals aus mangelhaft abgestimmten Prozessen und unzureichenden Kontrollmechanismen. Eine Bestrafung von Maverick Buyern wird in solchen Fällen von vielen Mitarbeitern als unfair erachtet. Eine gezielte Überwachung und Gespräche mit den betreffenden Personen helfen, die Gründe für unautorisierte Einkäufe zu identifizieren.
Eine wichtige Unterscheidung ist bezüglich des Motivs zu treffen. Handelt es sich um unbewusstes Zuwiderhandeln der Mitarbeiter („Ich habe nicht gewusst, dass wir einen Vertrag haben und dass ich über den Einkauf gehen muss“) oder ist die Einkaufsorganisation die Fehlerursache? So könnte der Bestellprozess aus Sicht der Fachabteilung zu kompliziert sein. Die Bereitstellung von elektronischen Katalogen kann Abhilfe schaffen. Oder die Fachabteilung argumentiert, der Lieferant sei vom Einkauf unabgestimmt ausgewählt worden und erbringe die erwartete Qualität nicht. Allen genannten Gründen ist gezielt nachzugehen und tatsächliche Fehlerquellen sind konsequent auszuschalten.
3. Maßnahmenpaket: Transparenz schaffen
Um Maverick Buying gezielt aufzudecken, führt kein Weg an der Untersuchung des Einkaufsvolumens vorbei. Basierend auf den verhandelten Verträgen sollte jeder Einkäufer in seiner Materialgruppe das Einkaufsvolumen auf Lieferanten, Preis- undMengenvarianzen überprüfen, um festzustellen, ob an den ausgehandelten Verträgen vorbeigekauft wurde oder nicht. Moderne Einkaufsvolumenanalyse-Tools, sogenannte Spend Transparency Systeme, minimieren den administrativen Aufwand.
4. Maßnahmenpaket disziplinarische Konsequenzen
Mit der Kommunikation und Anwendung von Disziplinarmaßnahmen wie Abmahnungen gelingt es Unternehmen, Maverick Buying vorzubauen.
5. Maßnahmenpaket: Kreditorensystem-Management
Bezahlen Sie Lieferantenrechnungen ohne Bestellnummer nicht, und Sie werden sehen, wie leicht Sie Maverick Buying verhindern können. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Lieferanten im Vorfeld über diese Regel informieren. Zur Sicherheit können Sie außerdem ausgewählte Kreditorenkonten sperren, um auch auf diese Weise ungewollten Mittelabfluss zu vermeiden.
6. Maßnahmenpaket: Lieferantenmanagement
Schließlich können Sie Ihre Lieferanten anweisen, ausschließlich die vertraglich vereinbarten Produkte/Dienstleistungen zu liefern. Für die Bestellung aller anderen Produkte/Dienstleistungen sollte der Lieferant die Zustimmung des Einkaufs einholen.
Auf die richtige Mischung kommt es an
Durch die geschickte Kombination von Maßnahmen lassen sich häufig bessere Ergebnisse erzielen als durch eine eindimensionale Herangehensweise, die ausschließlich auf anreizorientierte oder bestrafende Maßnahmen fokussiert ist. Entscheidend ist, dass die Einkaufsabteilung die Fachabteilungen aktiv in den strategischen und den operativen Einkauf einbezieht. Die Fachabteilungen werden schneller mit der Situation vertraut, wenn sie sich ihres Einflusses auf den Einkaufsprozess und auf die Lieferantenauswahl sicher sind.
Die Notwendigkeit, dezentrale Einkaufspraktiken im Unternehmen zu unterbinden, trifft auf breites Verständnis. Ob Belohnung oder Bestrafung oder beides: Der beste Weg ist die frühzeitige und umfassende Prävention durch die Einführung eines geeignetenMaßnahmensystems. Kombiniert das Unternehmen dieses System mit dem Rechnungsprüfungs- und -bezahlprozess, und die Rechnungsabteilung bezahlt keine Rechnung ohne Bestellnummer mehr, so wird Maverick Buying nahezu unmöglich.
