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Neue Arbeitszeitmodelle, Neuerungen in der Organisation, stetige Veränderung: Das alles sind Anlässe, um Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen. Valide Ergebnisse bringt das nur bei einer professionellen Vorbereitung. Was Unternehmen beachten sollten.

Zufriedene Mitarbeiter sind für Marco Hauschildt der wichtigste Erfolgsfaktor. Die Wertschätzung der rund 240 Beschäftigten in den zwei Filialen von Edeka Hauschildt in Rendsburg hat einen hohen Stellenwert. Entsprechend hat sich das Unternehmen als Arbeitgeber einen so guten Ruf in der Region aufgebaut, dass viele neue Mitarbeiter aufgrund einer Empfehlung kommen.

„Das führen wir auf unseren kooperativen Führungsstil zurück. Unsere Abteilungsleiter üben konstruktive Kritik und loben, wenn sich Mitarbeiter besonders für die Entwicklung der beiden Märkte einsetzen“, sagt Hauschildt.

Der Chef fragt jedes Jahr ab, womit seine Mitarbeiter zufrieden sind und wo sie Verbesserungspotenziale sehen. Alle erhalten einen Bogen mit rund zehn Fragen, den sie anonymisiert und bezogen auf ihre jeweilige Abteilung ausfüllen.

So erhält der Unternehmer Anhaltspunkte, ob sich sein Team zum Beispiel ausreichend informiert fühlt über neue Entwicklungen im Markt und wie die Mitarbeiter ihre Arbeit empfinden: inwieweit zum Beispiel ihre Arbeits- und Pausenzeiten ihren Vorstellungen entsprechen, was sie ändern würden. Um speziell die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter zu ermitteln, erhalten diese nach ihrer Probezeit einen Extra-Bogen.

Hier geht es darum, ob sie in ihrer Startphase ausreichend von den Kollegen unterstützt und schnell integriert wurden – und ob die Stellenbeschreibung und das Bewerbergespräch mit der aktuellen Rolle übereinstimmten. „Das ist für uns wichtig, weil wir auf Zusammenhalt, Hilfsbereitschaft und Offenheit als Teil unserer Unternehmenskultur großen Wert legen“, sagt Hauschildt.

 

Mitarbeiterbefragung als Motivationsinstrument

Solche Arbeitnehmerbefragungen haben sich als Instrument zur Motivation und zur Entscheidungsfindung etabliert. Vorteile haben beide Seiten davon, „vorausgesetzt, sie sind professionell vorbereitet“, sagt Edmund Mastiaux, Geschäftsführer des zfm – Zentrum für Management und Personalberatung in Bonn.

Laut einer aktuellen Studie des Marktforschungsunternehmens Qualtrics sind 66 Prozent der Beschäftigten mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden, wenn sie Feedback geben dürfen. Fehlen solche Möglichkeiten, sind es nur 40 Prozent. „Mitarbeiterbefragungen können als praktikables Instrument dienen, um aktuelle Stimmungen zu diagnostizieren oder um das Engagement sowie die Bindung an das Unternehmen zu erfassen“, sagt Mastiaux.

Überdies lässt sich der Bedarf an Veränderungen erkennen. Sie haben auch die Funktion, Veränderungsprozesse zu unterstützen. Thematisch lassen sich allgemeine Themen abfragen, beispielsweise wie die Arbeitnehmer das Image des Unternehmens nach außen einschätzen. Alternativ können Spezifika wie die Akzeptanz eines neuen Arbeitszeitkonzeptes geklärt werden.

 

Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung ernst nehmen

„Wir arbeiten dazu in der Regel im Antwortbogen zu 90 Prozent mit geschlossenen und nur zu zehn Prozent mit offenen Fragen“, sagt Experte Mastiaux. Hintergrund: Zum einen lassen sich geschlossene Fragen einfacher auslesen.

„Die Auswertung erfolgt üblicherweise elektronisch“, so der Berater. Somit sind die Aussagen vergleichbar. Die offene Variante dagegen ist mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden und schwieriger auszuwerten.

In jedem Fall erwarten die Teilnehmer, dass die Ergebnisse später offen kommuniziert werden. „Die Mitarbeiter fragen nach“, warnt Mastiaux. Jede Befragung weckt eine Erwartungshaltung, die bedient werden muss.

„Wer nicht bereit ist, etwas im Unternehmen zu ändern, sollte dieses Instrument besser nicht einsetzen“, rät auch Sarah Rögner, Prokuristin und Gesellschafterin der Personalberatung MA&T Organisationsentwicklung in Magdeburg.

Unternehmer Hauschildt hat damit kein Problem. Für ihn sind die Umfragen Mittel zum Zweck. Schon häufiger konnte durch sie neue Erkenntnisse gewinnen, um sein Team noch zufriedener zu machen.

 

„Ein halbes Jahr Vorbereitung ist realistisch“

Sarah Rögner, Psychologin und Gesellschafterin der Personalberatung MA&T Organisationsentwicklung in Magdeburg, über Chancen und Risiken von Arbeitnehmerbefragungen.

 

Wie starten Unternehmer den Planungsprozess?

Im Prinzip können sie eine Mitarbeiterbefragung als Projekt angehen. In einem ersten Schritt wird also zu klären sein, welche Personen im Unternehmen oder extern eingebunden sein sollen und wie der Prozess organisiert wird. Der organisatorische Aufwand ist schon hoch. Ein halbes Jahr Vorbereitung erscheint in der Regel realistisch.

 

Woran müssen Firmenchefs im Einzelnen denken?

Die Mitarbeiter brauchen beispielsweise für Rückfragen einen Ansprechpartner. Außerdem muss der Datenschutz gewährleistet sein. Die Arbeitnehmervertreter sind in die Planung mit einzubeziehen. Und nicht zuletzt muss rein formal auch der richtige Zeitraum festgelegt werden. Während der Urlaubszeit oder während besonders arbeitsintensiven Phasen wäre dieser sicher schlecht gewählt.

 

Was passiert anschließend mit den Ergebnissen?

Erfahrungsgemäß motiviert es zur Teilnahme, wenn Mitarbeiter vorab umfassend über den Zweck der Befragung informiert werden und zugleich erfahren, wann und wie die Resultate veröffentlicht werden. Sie wollen wissen, was mit den Ergebnissen gemacht wird. Das kann übers Intranet passieren oder als Präsenzveranstaltung. Unternehmer sollten transparent und offen kommunizieren und möglichst zeitnah nach der Befragung Konkretes umsetzen.