„Professionell durchgeführte Mitarbeiterbefragungen sind heutzutage mehr als ,nur’ eine Zufriedenheitsmessung“, sagt Motzko. „Vielmehr unterziehen sie das Unternehmen einem ganzheitlichen Leistungscheck. Mitarbeiterbefragungen unterstützen dabei, die internen Prozesse und Schnittstellen erfolgreich zu managen und die wichtigste Ressource – die eigenen Mitarbeiter – nicht nur zu motivieren, sondern auch für die Ziele und Strategie des Unternehmens zu begeistern.“ Das Instrument Mitarbeiterbefragung könne die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter erhöhen und zugleich auch die Leistungsfähigkeit der Organisation insgesamt optimieren. Voraussetzung sei jedoch, dass Sie dabei einige zentrale Punkte beachten. (mil)
Berücksichtigen Sie diese Hinweise des Experten:
Modernes und zielgerichtetes Konzept anwenden
Jedes Unternehmen hat seine eigene Strategie sowie seine eigenen internen und externen „Baustellen“. Diese gilt es mit der Befragung wirkungsvoll zu adressieren. Das funktioniert jedoch nur mit modernen, zielgerichteten Befragungskonzepten – die klassische „Zufriedenheitsbefragung“ kann dies nicht erfüllen. Die erste und wesentliche Aufgabe ist es, das Gesamtkonzept der Befragung exakt an den strategischen Themen des Unternehmens und nicht ausschließlich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter auszurichten. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Befragung am Ende effektive und effiziente Stellschrauben zur Optimierung der Organisation liefert – und nicht nur Informationen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Richtige Fragen stellen
Für den Fragebogen muss das Rad nicht immer neu erfunden werden. Allerdings sollten Sie die Inhalte konsequent entlang der Befragungsziele entwickeln und die Fragestellung für die unternehmensspezifischen Anforderungen optimieren. Sie sollte speziell überlegen, inwieweit Sie auch unkonventionelle demographische Merkmale, wie beispielsweise Führungsebene oder Zielerreichungsgrad, erfassen können. Denn diese sind häufig für eine strategierelevante Auswertung der Ergebnisse notwendig. Zudem reicht es nicht, nur nach der Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fragen. Diese allein sagt noch nichts darüber aus, wie sehr die Mitarbeiter hinter der Strategie stehen und ob sie sich für die Erreichung der Unternehmensziele einsetzen. Vielmehr gilt es, auch das Commitment der Belegschaft zu erfassen. Denn das Commitment – als Gradmesser für die Arbeitgeberattraktivität und Organisationsfitness des Unternehmens – steht sowohl für die Leistungsbereitschaft als auch für die Leistungsfähigkeit der Organisation. Damit wird es möglich, dass Sie sich bei Verbesserungen auf die wirklich entscheidenden Aspekte konzentrieren und wertvolle interne Ressourcen schonen.
Professionell befragen
Für die Qualität der Daten und die Aussagekraft der Ergebnisse ist nicht nur eine hohe Beteiligung, sondern auch eine effektive operative Abwicklung erforderlich. Eine hohe Beteiligung hängt davon ab, inwieweit die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Befragung von der Unternehmensführung ernst genommen wird und inwieweit die Befragung professionell, statt „nur nebenbei“, durchgeführt wird. Entscheidend ist dabei eine effektive operative Abwicklung. Eine „selbstgestrickte“ Mitarbeiterbefragung wird diesem Anspruch häufig nicht gerecht, da das interne Befragungs-Know-How meist nicht im erforderlichen Maße vorhanden ist und sich nicht kurzfristig einfach mal so aufbauen lässt. Daher empfiehlt es sich, einen externen Berater mit bewährten Tools und Prozessen hinzuzuziehen. Zudem sollten Mitarbeiterbefragungen unbedingt anonym erfolgen, um den Datenschutzbestimmungen nachzukommen und möglichst wahrheitsgemäße Antworten zu sichern. Auch hier bietet ein professioneller externer Berater einen Vorteil, da dieser die Daten außerhalb des eigenen Unternehmens und unter höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet. Nicht vergessen sollten Sie, dass Sie häufig auch Mitarbeitervertretungen und weitere Stakeholder einbinden müssen, damit erst gar keine Zweifel an der Gültigkeit und Aussagekraft der Ergebnisse entstehen.
Ergebnisse handlungsleitend aufbereiten
Ein besonders kritischer Punkt ist die Ergebnisdarstellung – hier entscheidet sich, ob die Ergebnisse in der Schublade landen oder reale Veränderungen bewirken. Eine Aussage wie „48 Prozent der Mitarbeiter sind mit ihrer Tätigkeit zufrieden“ bringt nicht weiter. Die Daten sollten Sie vielmehr so aufbereiten, dass für jeden sofort sichtbar ist, was die entscheidenden Ergebnisse sind und wo Handlungsbedarf besteht. Dies gelingt beispielsweise mit einer Stärken-Schwächen-Analyse, bei der Sie die Leistung und Relevanz eines Aspektes einander gegenüberstellen. Damit zeigt sich, welche Aspekte als Stärken und welche als Entwicklungspotentiale zu betrachten sind. Die möglichen Ursachen hinter den Ergebnissen lassen sich aufdecken, wenn man die Arbeitssituation analysiert, in der sich die Mitarbeiter befinden. Hierbei wird deutlich, was die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft fördert oder beeinträchtigt. Um mit den Ergebnissen zielgenau arbeiten zu können, sollten Sie diese entlang von Abteilungs-, Team- oder auch Matrixstrukturen aufbereiten.
Worten Taten folgen lassen
Eine Mitarbeiterbefragung weckt bei allen Beteiligten die Erwartung, dass sich ein Prozess anschließt, der etwas zum Positiven verändert. Dies erfordert zunächst einmal, dass sich die Unternehmensführung zum Folgeprozess bekennt und eine klare Erwartungshaltung an die Belegschaft kommuniziert. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass alle Beteiligten – und besonders die Führungskräfte – einen konkreten Nutzen im Folgeprozess erkennen. Dieser Nutzen ergibt sich für die Beteiligten speziell dann, wenn Sie die Relevanz der Ergebnisse auf ihre Ziele und Herausforderungen herunterbrechen. Die Identifikation der Mitarbeiter können Sie weiter steigern, indem Sie die beschlossenen Verbesserungsmaßnahmen mit den Inhalten von Zielvereinbarungen oder von Jahresgesprächen verknüpfen. Hinsichtlich der Struktur des Folgeprozesses hat sich bewährt, keine eigenständigen oder zusätzlichen Abläufe zu implementieren, sondern vielmehr die Strukturen des bestehenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu nutzen. Somit erfordert ein wirklich professionell organisierter Folgeprozess keinen besonderen zusätzlichen Ressourcen-Aufwand.
Veränderungsziele realistisch setzen und Veränderungen messen
Damit nicht nur Veränderungsmaßnahmen abgeleitet, sondern auch nachhaltig umgesetzt werden, gilt auch bei Mitarbeiterbefragungen: Tuen Sie Gutes und reden Sie darüber. Damit dies glaubhaft gelingt, müssen die entsprechenden Informationen generiert werden. Die Mitarbeiterbefragung spielt gerade hier ihre größte Stärke aus, denn sie liefert wie kaum ein anderes Instrument im Personalbereich eine optimale Zahlenbasis für eine möglichst objektive Messung von Veränderungen bei den „weichen Faktoren“. Um realistische Ziele für die Veränderungen zu setzen, haben sich einige Ansätze bewährt, sei es über externe und interne Vergleichswerte, Benchmarks oder über methodische Ansätze wie die „Gap-Closure“-Methode. Für die möglichst einfache und nachvollziehbare Darstellung der Veränderungen bietet der Markt hervorragende Tools wie Dashboards, Cockpits oder Indizes. Wenn schließlich die Mitarbeiterbefragung keine Einmal-Veranstaltung bleibt, sondern in regelmäßigen Abständen wiederholt wird und sich somit zu einem von allen Beteiligten akzeptierten Managementinstrument etabliert, können Sie auch die aktuell schwierigen Herausforderungen in der Personalarbeit nachhaltig bewältigen.
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