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Creditreform

Überall an einem attraktiven Standort arbeiten und das auch noch zu einem akzeptablen Preis? Was früher unvorstellbar war, hat sich mittlerweile auch hierzulande zum Megatrend etabliert: die Anmietung von Büroräumen, die ganz auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmers abgestimmt sind.

Matthias Förster war in Köln auf der Suche nach einer Niederlassung für die Kurier-Service! Backs u. Förster GmbH. „Eine optimale Verkehrsanbindung und eine bereits bestehende Büroinfrastruktur“, setzte sich der Geschäftsführer als Vorgabe und wurde schließlich im Stadtteil Rodenkirchen fündig. Seit Juni 2008 residiert sein Unternehmen, das seinen Hauptsitz in Frankfurt am Main hat, nun im Business-Center C&S Office Plus, noch nicht einmal 500 Meter von der nächsten Autobahnauffahrt entfernt. Mit der Einmietung in die Office-Etage konnte Förster kurzfristig ohne größere Investitionen und ohne langfristige Bindungen – wie bei einem üblichen Mietvertrag – den neuen Standort erschließen. 16 Quadratmeter große Komplettbüros mit zwei Arbeitsplätzen gibt es hier schon für 700 Euro Monatsmiete, Services, wie etwa ein professionelles Sekretariat oder die Buchung von Tagungsräumen, kosten extra. „Alles war sofort verfügbar, vom Konferenzraum bis zur Kaffeemaschine. Außerdem haben wir die Möglichkeit, das Büro auch kurzfristig zu erweitern – das Gesamtpaket bietet für uns große Vorteile“, so der Unternehmer.

Räume und Personal auf Abruf

Die ersten Büromietgemeinschaften dieser Art haben sich in Deutschland 1984 etabliert. Doch während das innovative Dienstleistungsangebot zu diesem Zeitpunkt noch weitgehend unbekannt war, bieten heute mehr als 300 Unternehmen an rund 90 Standorten ihre Dienstleistungen an. Das Konzept, das dahinter steht: Die Betreiber von Business-Centern mieten entweder ganze Gebäude oder Gebäudekomplexe in Großstädten oder wichtigen Standorten wie etwa Flughäfen und Messegeländen an und vermieten die darin enthaltenen, voll ausgestatteten Büros, Konferenz- oder Seminarräume mit kurz laufenden Mietverträgen weiter. „Geschäftspartner schätzen es, wenn sie etwa nur aus dem Flugzeug steigen müssen, um an einer Besprechung oder einer Konferenz teilzunehmen. Schließlich sind kurze Wege und eine gute Erreichbarkeit gerade in unserer heutigen schnelllebigen Arbeitswelt sehr wichtig“, sagt Bernhilde Luft, Vorsitzende des Bundesverbands der Business Center.

INFORMATIONSPORTAL ÜBER BUSINESS-CENTER

Unternehmer, die auf der Suche nach einem Büro in einem Business-Center sind, können sich auf der Internetseite des Bundesverbands www.business-centers.de oder auf dem Portal www.allebusinesscenter.de über das Angebot von mehr als 300 Business-Centern in Deutschland informieren. Die Suche erfolgt durch die Eingrenzung von Stadt und Bundesland.

Ergänzt wird das Raumangebot von einer umfangreichen Dienstleistungspalette, die vom Sekretariatsservice, Telefon- und Postservice bis hin zur professionellen Übersetzungsarbeit reicht. Ein besonderer Service ist derzeit noch das virtuelle Büro: Es macht Unternehmen für ihre Geschäftspartner an mehreren, meist exklusiven und repräsentativen Standorten stets erreichbar, ohne dass tatsächlich jemand vor Ort anwesend sein muss. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Firmensitz am Hauptstandort bestehen bleibt. Das virtuelle Office ist folglich nur eine unselbstständige Filiale oder Repräsentanz an einem weiteren Standort. Die vollständige Kommunikation mit den Geschäftspartnern wird durch flexibel zubuchbares Personal erbracht, das mit anderen Servicemodulen nach den persönlichen Wünschen des Mieters kombiniert werden kann.

Einen Muster-Mietvertrag finden Leser in der Creditreform-App oder unter www.creditreform-magazin.de/buero

Business-Center eignen sich aber nicht nur für etablierte Unternehmen, die Wert auf eine repräsentative Firmenadresse legen, ohne horrende Mieten zahlen zu müssen. Interessant sind die Raumofferten auch für Gründer, die gerade beim Start in die Selbstständigkeit auf die Kosten achten müssen. „Bei Anmietung eines Business-Centers können Unternehmer bis zu 50 Prozent gegenüber einem konventionellen Büro sparen“, erklärt Luft. Dies liegt daran, dass die Kosten für die Technik, allgemeine Büroflächen (etwa Flur, Besprechungsraum), sanitäre Anlagen und die Küche auf alle Mieter verteilt werden. Eigenes Personal müssen die Start-ups ebenfalls nicht einstellen, da Business-Center ihr spezialisiertes Büropersonal nach Bedarf zur Verfügung stellen – die minutengenaue Abrechnung entlastet das Budget enorm. Indirekte Kosten, etwa durch krankheitsbedingte Arbeitsausfälle und Urlaubszeiten, entfallen ebenfalls. Hinzu kommt: Wenn die Firma expandiert, lässt sich die Fläche flexibel erweitern – und in Krisenzeiten schnell reduzieren.

Abrechnung im Stundentakt

So viel Flexibilität schätzen nicht nur Jungunternehmer und mobile Freiberufler. Auch Firmen, die lediglich eine intelligente und kostengünstige Lösung für Meetings und Besprechungen suchen, halten Ausschau nach interessanten Business-Center-Angeboten. „Oftmals werden auch nur Konferenz- und Besprechungsräume bei uns gebucht, da sie preiswerter sind, als zum Beispiel in einem Hotel, inklusive Bewirtung und Catering“, sagt Luft. Der Grund: Hotels rechnen die Raummiete über eine Tagespauschale pro Teilnehmer ab, die in der Regel mindestens zehn Teilnehmer voraussetzt. Die über Business-Center gebuchten Räume werden hingegen stundenweise abgerechnet.

Alles Vorteile, die auch Matthias Förster, Geschäftsführer des Kurierservice, zu schätzen weiß. Gerade für seine Branche hält er ein Business-Center mit Rundum-Service für eine gute Entscheidung: Eine gute Adresse, räumliche und personelle Flexibilität – was wünscht man sich als Unternehmer mehr?

WORAUF UNTERNEHMER ACHTEN SOLLTEN

Diese sechs Aspekte zeichnen ein gutes Business-Center aus:

Die Firmenanschrift. Die Adresse darf nur in Verbindung mit der Bürovermietung beziehungsweise der Vermietung in Form von Shared Offices genutzt werden. Ansonsten kann das Finanzamt dem Unternehmen die Steuernummer verweigern. Weiterhin zu beachten: Der Firmensitz ist der Ort, von dem der Unternehmer seine Tätigkeiten ausübt.

Der Energieausweis. Er wird für Betreiber von Business-Centern ab dem 1. Mai 2015 zur Pflicht.

Der Mietungsvertrag. Schriftliche Vereinbarungen gibt es für die Vermietung von Büroflächen, Firmenanschriften oder einzelne Services. Der Bundesverband Business Center e.V. hält entsprechende Musterverträge bereit (siehe auch „netzwert“).

Die Datenschutzbestimmungen. Achten Sie darauf, dass die Regelungen gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz eingehalten werden und dass das eingesetzte Personal an die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 Strafgesetzbuch und § 43a Abs. 2 Bundesrechtsanwaltsordnung gebunden ist.

Das Personal: Fragen Sie nach der Qualifikation der Mitarbeiter. Sie sollten alle gängigen Office-Programme und – wenn nötig – mehrere Sprachen beherrschen.

Die Technik: Ob Telefonanlage, Webzugang oder Peripheriegeräte wie Drucker, Kopierer oder Beamer – vergewissern Sie sich, dass alles auf dem neuesten Stand ist, und fragen Sie, in welchen Abständen Hard- und Software ausgetauscht werden.