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An gute Fach- und Führungskräfte zu kommen, ist vor allem für mittelständische Unternehmen nicht einfach. Viele holen sich Hilfe bei Experten. So finden Firmenchefs einen Personalberater, der zu ihnen passt.

Was Dirk Schepers an Personalberatern schätzt? Ihr diskretes Vorgehen und ihre Marktkenntnis. „Ein guter Berater erreicht auch Personen, die keine Stellenanzeigen durchblättern, weil sie ja eigentlich mit ihrem Job zufrieden sind – sich aber dennoch verbessern möchten“, sagt der Personalleiter der Atotech Deutschland GmbH, einem 1.100 Mitarbeiter starken Spezialchemieunternehmen, das Oberflächen beschichtet und veredelt. Schepers hat in den letzten Jahren schon mehrfach erfolgreich Personalberater eingesetzt. Für die Suche nach Chefs im Einkauf und in der Fertigung, im Vertrieb und in der IT. Auch einen Kommunikationsleiter hat er so gefunden. „Gerade bei kleinen Firmen ist ihr Einsatz sinnvoll“, so Schepers. „Anders als Konzerne können wir uns keine riesigen Rekrutierungsabteilungen mit Eignungsdiagnostikern leisten.“

Kontakte und Branchen-Know-how nutzen

Wie der Atotech-Personalchef greifen inzwischen viele Mittelständler bei der Suche nach Führungskräften und hochspezialisierten Mitarbeitern auf Personalberater zurück. Nach der Marktstudie „Personalberatung in Deutschland 2014/15“ des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU) vermittelten die Experten im vergangenen Jahr Menschen in insgesamt etwa 41.000 Positionen, bei denen das Jahreseinkommen bis zu 150.000 Euro betrug – das sind mehr als 75 Prozent aller Aufträge. Ihr großer Pluspunkt sind vor allem ihre Netzwerke, in denen sie mit zahlreichen interessanten Bewerbern oft über Jahre hinweg den Kontakt pflegen und deren Karrieren und Jobzufriedenheit sie intensiv verfolgen. Ganz im Unterschied zu einem mittelständischen Unternehmen, das sich vielleicht nur alle paar Jahre auf die Suche nach einem Manager, Außendienstler oder leitenden Ingenieur macht. „Wir arbeiten in einem sehr personengebundenen Geschäft“, sagt die selbstständige Personalberaterin Regina Ruppert, und meint damit nicht nur die Angebotsseite: Neukunden kommen meist auf Empfehlung zufriedener Mandanten.

Umsichtige Firmenchefs, die erstmals einen Personalberater einsetzen wollen, holen sich nämlich zuvor Referenzen über die Fachleute ein – am liebsten bei befreundeten Unternehmern. Oder sie hören sich auf Treffen von Verbänden und Kammern nach geeigneten Dienstleistern um. Neben dem vertrauenswürdigen Kundennamen ist auch die Kontinuität der Geschäftsbeziehung ein Maßstab für die Vorabauswahl. Im nächsten Schritt gilt es dann abzuklären, ob der Berater auch tatsächlich zur eigenen Firma passt, fachlich wie persönlich. So müssen etwa die Wertvorstellungen von Unternehmen und Consultant zusammenpassen. Ruppert schätzt diesen persönlichen Kontakt: „Wir sind am Markt das Sprachrohr der Firmen, deshalb muss die Chemie stimmen – und wir müssen das Unternehmen verstehen.“ Die Beraterin schließt Verträge, die alle Phasen der Stellenbesetzung abdecken, von der Suche über die Kandidatenpräsentation bis zur Vertragsunterschrift und der Einarbeitungszeit. Klappt es wider Erwarten nicht mit dem ausgewählten Bewerber, muss Ruppert noch einmal tätig werden, außer wenn sich etwa die Organisationsstruktur der Firma ändert.

Zeitaufwendige Suche

Mit einem anderen Problem hatte Gunther Kolder zu kämpfen: Dem Geschäftsführer der Bronkhorst Deutschland Nord GmbH ist ein vielversprechender Bewerber kurz vor der Unterschrift abgesprungen. Dennoch setzt das Kamener Unternehmen, das mit 26 Mitarbeitern Mess- und Regelgeräte für den Durchfluss von Gas und Flüssigkeiten für Labore und Industrieanlagen verkauft, weiterhin auf Personalberater. So vergibt er etwa Aufträge an sie, wenn er Außendienstler sucht, die ihre Gebiete alleinverantwortlich bearbeiten sollen. „Einen Buchhalter oder einen Mitarbeiter im technischen Innendienst finden wir selbst“, so Kolder. „Aber bei Außendienstlern ist der Markt wie leergefegt.“ Da kostet die Suche nach neuen Kollegen zu viel der Zeit – Zeit, die der Vertriebsgeschäftsführer lieber beim Kunden verbringt.

„Eine Beratung ist allerdings nicht billig“, betont Kolder. „Unter 20.000 Euro geht da eigentlich nie etwas.“ Dafür begleitet ihn der Experte den gesamten Prozess über, von der ersten Überlegung, welches Profil der Kandidat erfüllen muss, bis zur Einstellung und späteren Nachfrage, ob die Einarbeitung des Neuen geglückt ist. Laut BDU-Studie berechnen Headhunter bis zu 28 Prozent des jährlichen Bruttoeinkommens der zu besetzenden Position für ihre Dienste. Preist ihm ein Berater die Billigvariante an, die eine schnelle Datenbankrecherche und Topkandidaten binnen Monatsfrist gegen kleines Honorar verspricht, wird Kolder misstrauisch. „Verfahrenstechniker mit analytischem Verstand und guter Kommunikation harren nicht in Datenbanken aus“, sagt er und ergänzt: „Der Berater muss wissen, ob ich mit dem Bewerber können kann.“

Auch Nein sagen können

Beratung für alle Branchen gegen kleines Geld – von solchen schwarzen Schafen will sich auch Profi Wolfram C. Tröger, Mitgründer und Partner der Personalberatung Tröger & Cie. AG, eindeutig abgrenzen. Der Ingenieur hat sich als Dienstleister für die Branchen Pharma, Chemie und Life Science spezialisiert. „Bei uns konzentriert sich jeder Seniorberater auf drei Kernbranchen und nimmt angrenzende Bereiche dazu“, erklärt Tröger seine Arbeitsweise. Er hält sich zugute, auch Nein sagen zu können: „Beispielsweise wenn der Preis nicht stimmt oder es keinen Kandidaten mit diesem Profil gibt.“ Bis zur Auftragserteilung ist die Beratung bei ihm kostenfrei. Dann lässt er je nach Projektfortschritt in Raten honorieren – ein Vorgehen, das laut BDU-Studie 63 Prozent seiner Wettbewerber ebenfalls praktizieren. In der Zwischenzeit bleiben Mandant und Berater eng im Gespräch. So kann die Talentsuche und -entwicklung bis zur Ideallösung reifen. „Und Diskretion ist bei mir Ehrensache“, sagt Tröger.