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„Grundsätzlich dient ein Protokoll der Dokumentation, der Information, als Gedächtnisstütze, manchmal als Beweismittel und oft als Arbeitsgrundlage“, sagt Tanja Bögner, die mit Barbara Kettl-Römer und Cordula Natusch den Ratgeber „Protokolle schreiben“ veröffentlicht hat. Bögner arbeitet als Vorstandsassistentin und wurde 2006 zu „Deutschlands bester Sekretärin“ gekürt. (mil)

Beachten Sie folgende Hinweise zu Aufgaben und Nutzen von Protokollen:

Inhalte

Ein Protokoll hält fest,
• welche Teilnehmer sich
• an welchem Tag,
• um welche Uhrzeit und für welche Dauer,
• an welchem Ort getroffen haben,
• über welche Inhalte sie gesprochen haben,
• welche Entscheidungen getroffen wurden und gegebenenfalls
• welche Arbeitsaufträge und Termine sich daraus ergeben haben.

Rechtlich ein Beweismittel

Rechtlich gesehen stellt das von den verantwortlichen Instanzen unterschriebene Protokoll ein Beweismittel dar. Ob die Zeugenaussage vor Gericht oder die Beschlüsse einer Aufsichtsratssitzung protokolliert werden: Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Beteiligten, dass sie die fraglichen Aussagen und Beschlüsse genau so getroffen haben, wie sie festgehalten wurden. „Das habe ich so nicht gesagt!“ oder „Ich kann mich nicht erinnern“ sind Aussagen, die sich schwer aufrechterhalten lassen, wenn ein genaues (und vom Betreffenden unterschriebenes) Protokoll dagegensteht.

Gleicher Wissensstand

Aber auch für Personen, die nicht an einer Sitzung teilnehmen konnten, obwohl sie von deren Ergebnissen betroffen sind, ist ein Protokoll nützlich. Für sie dient es der Information: Anhand des Protokolls können sie die besprochenen Inhalte nachvollziehen, erfahren, welche Fortschritte gemacht wurden und auf welchem Stand die Diskussion, das Projekt oder die Entscheidungen sind. Somit ist ein gleicher Wissenstand für alle Verantwortlichen gewährleistet.

Arbeitsgrundlage und Kontrolle

Ebenso kann ein Protokoll als Arbeitsgrundlage, Wiedervorlage- und Kontrollinstrument dienen, wenn dort „To-do“-Punkte, Verantwortlichkeiten und Termine vermerkt wurden.

Protokollarten und ihre Funktionen

Die „klassischen“ Protokollarten sind das Wortprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Kurz- oder Ergebnisprotokoll. Daneben gibt es Sonderformen wie das Gedächtnisprotokoll, das Fotoprotokoll, die Telefon- oder Aktennotiz. Dem Protokoll verwandt ist der Bericht.

Wortprotokoll

Im Wortprotokoll wird – wie der Name schon sagt – Wort für Wort der genaue Verlauf der Sitzung und jede einzelne Äußerung jedes einzelnen Teilnehmers wiedergegeben. Diese Protokollart ist sehr zeitaufwendig. Da hier Steno-grafiekenntnisse, höchste Konzentration und eine vollständige, chronologische Wiedergabe des Gesprochenen inklusive der Zuordnung zum Sprecher verlangt werden, ist das ein Job für hochqualifizierte und -spezialisierte Profiprotokollanten.

An der Tagesordnung sind Wortprotokolle nur dort, wo es wirklich auf jedes Wort ankommt – nämlich bei der Protokollierung von Aussagen vor Gericht und in der Politik, zum Beispiel bei Bundestags- und Landtagssitzungen.

Verlaufsprotokoll

In den meisten Unternehmen, Verbänden usw. gibt es hin und wieder Besprechungen, die zwar nicht wörtlich, aber doch sehr genau festgehalten werden sollen, etwa Gremiensitzungen wie Aufsichtsrats- oder Anlageausschusssitzungen, Mitgliederversammlungen oder andere wichtige, vielleicht auch kontrovers verlaufende Konferenzen. Für diese wird ein Verlaufsprotokoll angefertigt.

In diesem werden die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs), Redebeiträge, Argumente, Standpunkte, Einwände, Zwischen- und Endergebnisse aufgeführt. Dazu wird aber keine wörtliche Rede wiedergegeben, sondern die wichtigsten Kernaussagen der Sprecher und die Beschlüsse werden sinngemäß zusammengefasst und dokumentiert.

Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls, das dann geschrieben wird, wenn sich erst nachträglich herausstellt, dass eine Besprechung so bedeutsam war, dass ihr Verlauf und ihre Ergebnisse festgehalten werden sollen.

Es sollte so zeitnah wie möglich nach der Besprechung erstellt werden, wenn die Erinnerung an das Gespräch noch frisch und daher möglichst vollständig und korrekt ist.

Kurzprotokoll

Manchmal kommt auch eine Protokollform zum Einsatz, die knapper als das Verlaufsprotokoll, aber ausführlicher als das Ergebnisprotokoll ist. In diesem „Kurzprotokoll“ werden der Besprechungsverlauf und die ausgetauschten Argumente zumindest stichwortartig wiedergegeben, ohne die einzelnen Redebeiträge näher auszuführen und den jeweiligen Sprechern zuzuordnen.

Damit kann es dennoch als Erinnerungsstütze für die Entwicklung der Diskussion dienen und damit insbesondere für die Leser des Protokolls, die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, Hintergrundinformationen liefern, die das reine Ergebnisprotokoll nicht liefern kann.

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll wird geschrieben, wenn der Diskussionsverlauf als solcher gar nicht von Bedeutung ist, sondern nur die Ergebnisse einer Besprechung von Interesse sind. Hauptzweck dieses Protokolls ist es, alle wesentlichen Informationen so übersichtlich zusammenzustellen, dass sie schnell und einfach entnommen werden können.

Hier können auch Terminabsprachen, Arbeitsaufträge, Wiedervorlagen und Aufgabenverteilungen aufgeführt und (etwa am Seitenrand) hervorgehoben werden. Redebeiträge und Kommentare werden dabei nicht als solche wiedergegeben, sondern nur zusammengefasst dargestellt, wenn sie ein konkretes Ergebnis ergeben haben (das Ergebnis kann aber auch darin bestehen, dass beispielsweise keine Einigung erzielt wurde oder eine Entscheidung verschoben wurde).

Das Ergebnisprotokoll hat am stärksten den Charakter einer Arbeitsgrundlage und dominiert deswegen in den normalen unternehmensinternen Sitzungen. Idealerweise umfasst es in der Endfassung nur eine Seite.

Fotoprotokoll

In manchen Sitzungen wird kreativ gearbeitet, werden Brainstormings abgehalten, Pro- und Contra-Argumente gesammelt, Mind-Maps erarbeitet, Zusammenhänge visualisiert … Diskussionsfortschritte und -ergebnisse werden an Flipcharts, Whiteboards, Metaplan- oder Magnetwänden sichtbar gemacht. Auch in Seminaren und Workshops entstehen häufig aufmerksamkeitsstarke visuelle Gedächtnisstützen, die für die Nachbereitung sehr nützlich sein können.

Für diese Art von Besprechungen eignen sich Dokumentationen in Form von Fotos der Visualisierungen häufig besser als geschriebene Protokolle – zumindest aber können sie diese perfekt ergänzen.

Telefon- und Aktennotiz

Die Ergebnisse wichtiger Telefon- oder Videokonferenzen werden in der Praxis häufig in einer Telefon- oder Aktennotiz festgehalten.

Für diese gibt es in der Regel Vordrucke oder unternehmensspezifische Formulare, wobei für sie generell weniger Formvorschriften gelten als für herkömmliche Protokolle. Meist werden diese während der Telefon- oder Videokonferenz oder direkt im Anschluss daran ausgefüllt.

Hier werden nur die wesentlichen Aussagen kurz und knapp festgehalten, wie Datum, Ort, Teilnehmer, Thema, Ergebnisse, verteilte Aufgaben und Unterschrift.

Weitere praktische Tipps, wie Sie Protokolle vorbereiten, während der Besprechung mitschreiben, Ihre Notizen danach strukturieren und aufbereiten, um daraus gut lesbare und als Arbeitsgrundlage verwertbare Protokolle zu erstellen, lesen Sie in dem bei „Linde International“ erschienenen Ratgeber „Protokolle schreiben“ von Tanja Bögner und ihren Mitautorinnen. Darin finden Sie unter anderem auch Muster und Vorlagen.