So schreiben Sie stilvolle Geschäftsbriefe

Unsere Expertin Gabriele Borgmann berät zu den Themen Business-Texte und Schreibperspektiven, um die Sprache in Unternehmen lebendig und angemessen zu gestalten. (mil)

Worauf Sie Wert legen sollten:

Struktur

Geben Sie ihrem Text eine Struktur: Betreff, Anrede, Einstieg, Hauptteil, Schlussteil, Gruß

Ansprache

Ein Brief ist persönlich. Sprechen Sie den Empfänger an, geben Sie ihm immer den Eindruck: Dieser Brief ist nur für ihn geschrieben und nicht in Serie für jedermann.

Tonalität

Der Ton macht den Text. Das gilt für jede Begegnung, für jede Kommunikation, auch für den Brief. Schreiben Sie wertschätzend, freundlich, schaffen Sie durch Ihren Schreibstil eine gute Atmosphäre.

Gliederung

Schreiben Sie leserfreundlich. Gliedern Sie lange Texte durch Zwischenüberschriften.

Verben

Verwenden Sie Verben. Diese bringen Leben in Ihren Text und zeigen, wie aktiv Sie sind. Beispiel: „Gerne senden wir Ihnen die Broschüre.“

Aktiv

Formulieren Sie im Aktiv. Das bringt Schwung in den Text, drückt Bewegung aus. Das Aktiv ist die Tätigkeitsform der deutschen Grammatik. Sie agieren. Beispiel: „Wir sind überrascht. Noch nie riss der Schulterriemen unserer Ledertasche nach dem ersten Tragen. Kein Produkt verlässt unser Haus ohne Extremtest. Aber wir versprechen Ihnen: Wir prüfen Ihre Tasche, untersuchen die Naht und forschen nach den Gründen.“

Klartext

Schreiben Sie Klartext. Beispiel: „Ich danke Ihnen für das Gespräch, wenngleich noch einige Fragen offen sind. Vereinbaren wir einen nächsten Termin?“

Textmelodie

Komponieren Sie eine Textmelodie aus langen und kurzen Sätzen.

Begriffe

Verwenden Sie Begriffe immer gleich. Es geht einzig um Verständnis und Lesernähe.

Bitte

Verwenden Sie das kleine Zauberwort „bitte“. Damit zeigen Sie Ihre gute Kinderstube. Beispiel: „Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten genannte Konto.“

Abschließender Feinschliff

• Schritt 1: Ist die Gliederung logisch und zeigt der Text einen roten Faden?

• Schritt 2: Schreiben Sie in einer höflichen und wertschätzenden Tonart?

• Schritt 3: Können Sie noch Fremdwörter vermeiden, Abkürzungen ausschreiben, Passivkonstruktionen umwandeln und Verben ersetzen?

• Schritt 4: Ist Ihr Text nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung fehlerfrei und grammatikalisch perfekt?

Weitere Hinweise finden Sie im Buch „Business-Texte. Von der E-Mail bis zum Geschäftsbericht. Das Handbuch für die Unternehmenskommunikation“, das im Linde-Verlag erschienen ist (ISBN: 978-3-70-93-0490-7).