Programme unterstützen Unternehmen beim Managen ihres Fuhrparks. Es gibt sie für alle Flottengrößen, als Softwareinstallation im Betrieb oder über den Webbrowser aus der Cloud. Um die richtige Wahl zu treffen, müssen die Verantwortlichen zuvor ihre Anforderungen definieren. Worauf es ankommt.
Der Dienstwagenmarkt boomt. Allein im Monat März 2015 gab es nach Angaben des aktuellen „Fuhrpark-Barometers 2015“ des Corporate Vehicle Observatory (CVO) hierzulande 75.000 Neuzulassungen bei den gewerblich genutzten Pkws. Doch die ständig steigende Zahl der zu verwaltenden Wagen im Unternehmen stellt Flottenmanager vor zunehmend größere Herausforderungen: Sie müssen den Überblick über alle eingesetzten Fahrzeuge, deren Zustand, die gefahrenen Strecken und den Spritverbrauch behalten und sich auch um die kaufmännische Verwaltung aller Leasing- und Versicherungsverträge kümmern, die Servicetermine und die Reparaturen in Auftrag geben, sämtliche Kosten erfassen und im Schadenfall aktiv werden.
Flottenmanagement-Software oft modular aufgebaut
Unternehmen können diese Aufgaben entweder an spezialisierte Dienstleister auslagern oder aber mithilfe von ausgeklügelter Fuhrparkmanagement-Software selbst in die Hand nehmen. Letztere gibt es als Installation auf den PCs der zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise aus der Cloud (siehe „Für jeden das richtige Programm“). Die Angebote übernehmen je nach Ausstattung einen oder auch gleich mehrere Bereiche im Fuhrparkservice. Oft ist die Software modular aufgebaut, sodass weitere Funktionen bei Bedarf hinzugekauft oder -gebucht werden können. „Wer sich für eine Lösung entscheidet, sollte deshalb zuvor genau seine Anforderungen definieren, denn das Spektrum ist sehr vielfältig geworden“, sagt Marc A. Odinius von Dataforce, einem Unternehmen, das auf Flottenmanagement-Beratung spezialisiert ist. Ratsam kann es außerdem sein, die Software als Demoversion kostenlos zu testen – so kann man sicherstellen, dass sie den Ansprüchen des Unternehmens genügt und die betreffenden Mitarbeiter ohne große Einarbeitung gut damit zurechtkommen.
Das sollte eine Flottenmanagement-Software leisten
Ob als Serverinstallation oder aus der Cloud: Neben Funktionen für die Tourenplanung und für das Führen von Fahrtenbüchern ist eine Terminverwaltung mit speicherbarer Alarmierung gerade bei größeren Flotten sinnvoll. Sie erinnert den Verantwortlichen daran, welche Fahrzeuge zum Service müssen oder wann Leasingverträge auslaufen. Zu den weiteren Leistungsmerkmalen, die eine Flottenmanagement-Lösung bieten sollte, gehören Schnittstellen zu den Telematiksystemen in den Fahrzeugen, zur Lohnbuchhaltung und zum Rechnungswesen. Damit werden die unterwegs von den Fahrern erfassten Daten ohne Medienbrüche übertragen – was die Arbeit erleichtert und Fehlerquellen minimiert.
So können die Disponenten den Außendienstler, den Techniker oder den Auslieferungsmitarbeiter dank Fahrzeugortung auf ihrem PC in Echtzeit verfolgen und Touren effizienter planen. Da es sich dabei um personenbezogene Daten handelt, müssen Unternehmen jedoch einige Punkte vor der Einführung beachten.
Bitte beachten: Fahrzeugortung und Datenschutz
Ortungsdaten sind per se personenbezogene Informationen. Unternehmen sollten bei der Einführung von Flottenmanagement-Software Folgendes berücksichtigen:
Die Planung. Es dürfen nur rechtlich zulässige Daten erhoben werden und der Zweck der Daten muss klar dokumentiert werden.
Der Datenschutzbeauftragte. Ein speziell ernannter und geschulter Mitarbeiter muss über die Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen im Unternehmen wachen.
Die Zustimmung. Ist ein Betriebsrat im Unternehmen, muss dessen Einverständnis eingeholt werden. Die Mitarbeiter sind darüber zu informieren, welche Info für welchen Zweck erhoben wird. Auch sie müssen ihr Okay geben.
Die Dokumentation. Die Verwendung der gespeicherten Daten und der Zugriff darauf muss klar geregelt sein und der Umgang mit ihnen unbedingt schriftlich festgehalten werden.
Die Privatnutzung. Außerhalb der Arbeitszeiten darf während der Privattouren keine Ortung vorgenommen werden.
Setzt das Unternehmen zur Bezahlung von Sprit oder Straßengebühren Tankkarten (siehe „Die gängigsten Tankkarten“) ein, so müssen auch diese Informationen in das System eingebunden werden. „Tankkarten lohnen sich auch für kleinere Unternehmen“, so Odinius und ergänzt: „Sie entlasten die Buchhaltung von der Erfassung der Tankbelege im Büro, listen Tank- und Kaufvorgänge nach Fahrzeugen auf und die Mitarbeiter müssen nicht in Vorkasse treten.“ Je nach vorher festgelegter Berechtigung, kann der Fahrer damit nicht nur tanken, sondern auch Dienstleistungen wie Autowäsche, Fahrzeugzubehör und das Warenangebot in der Tankstelle bezahlen. Diese Berechtigungen lassen sich auch zeitlich, etwa während der privaten Nutzung, einschränken.
Für jeden das richtige Programm
Effiziente Flottenmanagement-Software gibt es sowohl als Serverinstallation als auch aus der Cloud. Die gängigsten Lösungen für verschiedene Firmengrößen sind:
Klicken Sie auf die Übersicht der Flottenmanagement-Software, um die Tabelle zu vergrößern. © Creditreform-Magazin 06/2016
Übrigens macht sich die zunehmende Digitalisierung auch im Fuhrparkmanagement bemerkbar. Wie das CVO-Fuhrparkbarometer feststellte, nutzen vor allem größere Unternehmen Apps zum mobilen Managen ihrer Fahrzeugflotte. Noch beliebter sind die Anwendungen bei den Dienstwagenfahrern selbst, allen voran Service-Ortungs-Apps und solche, mit denen sie unterwegs Serviceleistungen spontan buchen können.
Die gängigsten Tankkarten
Plastikkarten reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten optimale Kostentransparenz. Die Verwaltung erfolgt bequem via Onlineportal:
Klicken Sie auf die Tankkarten-Übersicht, um die Tabelle zu vergrößern. © Creditreform-Magazin 06/2016
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