»Unternehmen brauchen eine praktische Starthilfe«

Deutsche Unternehmen kommen bei der Digitalisierung voran, aber nur langsam. Es fehle schlichtweg an Impulsen und Starthilfe, ist Leila Summa überzeugt. Die 42-Jährige berät mit ihrem Startup PlayToChange mittelständische Unternehmen zu dem Thema – und gibt im Interview einen exklusiven Einblick in die Digitalisierungswerkzeugkiste für KMU. 

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Frau Summa, laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom betrachten sich mehr als die Hälfte der mittelständischen Unternehmen als digitale Nachzügler. Warum schieben so viele das Thema auf die lange Bank?
Die meisten haben bereits entschieden, dass sie die Chancen der Digitalisierung nutzen möchten. Aber entscheiden alleine reicht nicht. Tun ist hier gefragt. Doch das Tun fällt den Führungskräften, aber auch den Mitarbeitenden schwer, denn die Vorstellung fehlt, wie man es anpacken soll. Was man konkret anders tun muss, um eben „agil“ zu sein.

Deshalb kommt ihnen ein menschlicher Faktor in die Quere: Sie zögern, zaudern oder delegieren die Aufgabe an andere, ohne wirklich am Ball zu bleiben. Genau das zu überwinden, ist die erste Herausforderung für jedes Digitalisierungsprojekt. Denn Fakt ist: Je länger wir wichtige Dinge hinausschieben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie nie wirklich anpacken werden.

Es gibt ein Gesetz, das dieses Phänomen beschreibt. Es nennt sich „The Law of Diminishing Intent“ (Das Gesetz der abnehmenden Absicht). Was Unternehmen zunächst brauchen, ist Vertrauen: sich die Aufgabe zuzutrauen, sich tatsächlich heran­zuwagen und darauf zu verlassen, dass alles gut wird. Diese positiven Erlebnisse und Zuversicht kommen jedoch erst mit dem Tun – ein Teufelskreis.

Wie lässt sich dieser Teufelskreis durchbrechen?
Meine Erfahrung der letzten 20 Jahre zeigt, dass es nicht funktioniert, Menschen auf kognitiver Ebene von den Vorteilen der Digitalisierung und von agilerem Arbeiten zu überzeugen – nach dem Motto: Sei mal agil. Oder: Führe partizi­pativ. Was Führungs­kräfte heute mehr denn je brauchen, sind praktische Werkzeuge, die sie schneller ins Tun bringen, bevor sie groß anfangen können, darüber nachzudenken, die Realität durch die aufkommende Angst verzerrt wahrzunehmen und dies durch Zögern verstärken.

Sie brauchen verständliche und konkrete Anleitungen für ihre täglichen Herausforderungen anstatt abstrakte Buzzwords. Top-Tech­Unternehmen machen es seit Jahrzehnten vor: Sie leben im Alltag eine Kultur, die Führungskräfte und andere Mitarbeiter schnell ins Tun bringen. Dazu haben sie hilfreiche Leadership-Praktiken entwickelt, die von jedem angewendet werden können und die positive Ergebnisse und Erlebnisse schaffen, was sie bei ihren Digitalisierungsprojekten weiterbringt.

In den meisten Unternehmen erfordert das einen Kulturwandel. Gibt es eine unterstützende Leadership-Praktik aus Ihrer Sammlung?
Es muss eine regelrechte Lernkultur etabliert werden. Und am besten lernt man aus Fehlern. Unternehmen müssen lernen, Fehler zuzulassen. Hierbei hilft ihnen das Management-Tool „Post Mortem“. Der Begriff kommt aus der Medizin: Wenn der Patient gestorben ist, schaut man, was war die Todesursache und wie hätte er gerettet werden können?

Daraus haben Unternehmen wie Xing einen strukturierten Prozess entwickelt. Nach jedem Projekt oder Event setzen sich die Beteiligten zusammen und überlegen: Wie ist es gelaufen? Was hätte man besser machen können? Der Effekt ist, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter lernen, dass es sich gar nicht so schlimm anfühlt, die eigenen Fehler zu reflektieren. Und vor allem: Alle lernen daraus und machen es das nächste Mal besser.

Und was hilft gegen Skepsis und Haltungen wie: Das schaffen wir sowieso nicht?
Schwarzmalen ist ausdrücklich erlaubt! In den Tech-Unternehmen nennt sich dies „Pre Mortem“, also: vor dem Tod. Dabei ist jeder aufgefordert, offen auf den Tisch zu bringen, warum er nicht glaubt, dass man das Projekt schafft. Führungskräfte unternehmen dafür mit ihren Mitarbeitern eine mentale Reise in die Zukunft: Alle Projekte sind schiefgelaufen, der Umsatz sinkt.

Dann folgt die Frage: Was, glaubt ihr, sind die Gründe? Jetzt hat jeder die Gelegenheit, seine Ängste und Bedenken zu äußern. Diese werden gemeinsam besprochen, priorisiert und Maßnahmen definiert, damit diese Risiken erst gar nicht eintreten. Das Positive: Wenn die Mitarbeiter ihre Bedenken aussprechen, übernehmen sie auch Verantwortung dafür, dass genau das, was sie befürchten, in Zukunft nicht passieren wird.

Wie können Führungskräfte ihren Mitarbeitern die Angst nehmen, als Nörgler zu gelten?
Vertrauen ist hier die Grundvoraussetzung. Google nennt dies „Psychological Safety“. Führungskräfte müssen ein Umfeld schaffen, in denen sich Mitarbeiter trauen, ihre Bedenken und Befürchtungen zu äußern, und sich sicher genug fühlen, um neue Wege zu gehen und auch einmal Dinge falsch zu machen.

Denn was Unternehmen weiterbringt, sind mehr Menschen mit Potenzial und dem Willen zur Veränderung, Menschen, die Herausforderungen als willkommenen Entwicklungsschritt sehen. Die Fehler als Ansporn nehmen, besser zu werden und Dinge zu optimieren – Menschen, die eher eine ­„Learn-it-all“- als eine „Know-it-all“-Haltung haben.

Wie immer spielt also die richtige Kommunikation eine entscheidende Rolle?
Die meisten Führungskräfte kommunizieren in der falschen Reihenfolge. Der britisch-US-amerikanische Autor und Unternehmensberater Simon Sinek nennt dies den „Golden Circle“: Sie beginnen mit dem Was: Was tun wir? Das sagt aber nicht aus, warum sie ein bestimmtes Ziel erreichen wollen, denn die Digitalisierung ist kein Selbstzweck.

Hier hilft der „Purpose to begin“: Weshalb tun wir Dinge? Tech-Unternehmen definieren dies schon in ihrer Mission. Bei Facebook zum Beispiel lautet sie, Menschen zusammenzubringen, bei Google, Informationen für jeden auffindbar zu machen. Für Mittelständler kann das Warum lauten, den zukünftigen Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, dort zu sein, wo sie sich aufhalten, Berührungspunkte zu schaffen.

Und weil das mehr und mehr digitale Berührungspunkte sein werden, gilt es, die Digitalisierung beherzt anzupacken …
Ich kann nur raten: Starten Sie schnell! Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es. Suchen Sie sich externe Starthilfe, falls Sie intern nicht die richtigen Skills oder Ressourcen haben.

Aber das Wichtigste: Verlassen Sie Ihre „Echokammer“ und suchen Sie unbedingt den informellen Austausch mit Menschen, die anders agieren und denken als Sie. Heterogenität erhöht nämlich die Kreativität. Menschen mit anderen Ansichten geben Ihnen neue Expertise und Input, an den Sie bisher nicht gedacht haben!

Leila Summa gehörte zu den ersten Mitarbeitern bei Facebook Deutschland, war Geschäftsführerin bei Xing Marketing Solutions und engagiert sich als Mentor bei Google. Heute berät sie als Mitgründerin des Startups für Digitalthemen PlayToChange mittelständische Unternehmen. Aus ihrem Insider-Wissen hat sie gemeinsam mit der Digitalisierungsspezialistin Christine Kirbach eine Sammlung an Führungswerkzeugen der Top-Tech-Unternehmen wie Facebook, Google, Amazon, Xing, Linkedin und Co. zusammengetragen. Sie können von jedermann angewendet werden, um die Digitalisierung ganz praktisch anzugehen. Aktuell fassen Summa und Kirbach die 36 erprobtesten Werkzeuge ihrer Leadership-Toolbox in einem Buch zusammen.