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Creditreform

Löhn hat einen Leitfaden zusammen-gestellt, auf welche Punkte bei der Einführung eines unterneh-mensweiten Vertragsmanagements geachtet werden muss.

Wichtig: Die Unternehmensleitung muss sich klar zur Einführung bekennen. Die Einführung einer abteilungsübergreifenden Software ist immer auch ein Change-Management-Projekt. Arbeitsweisen in Abteilungen ändern sich, und es muss mit Widerständen und Verzögerungstendenzen gerechnet werden. Zur Einführung braucht es ein Projektteam mit einem durchsetzungsstarken Projektleiter, empfiehlt Löhn. Zudem sollte ein Lenkungskreis aus allen Stakeholdern gebildet werden. „Dies sollte keine Diskussionsrunde mit Vertretern aller Abteilungen sein, sondern ein kleiner Kreis unternehmensweit entscheidungsbefugter Manager, die die Einführung unterstützen und vorantreiben“, erklärt Löhn. Auch Aspekte des Datenschutzes und der Arbeitnehmer-Mitbestimmung müssen berücksichtigt werden.

Gemeinsam definiert man Ziele und erwartete Vorteile durch ein zentrales Vertragsmanagement. „Diese Ziele müssen für alle transparent und deutlich formuliert und regelmäßig kommuniziert werden, um den Aufwand für die Durchführung, Umsetzung und Umstellungen zu rechtfertigen“, sagt Löhn.

Was das neue System leisten muss

Auf Basis der strategischen Zielsetzung und einer Analyse der Ist-Situation lassen sich die Anforderungen an das einzuführende System zusammenstellen. Eine übergreifende Checkliste kann wie folgt aussehen:

– Zielbestimmungen: Was ist das Kernziel des Systems? Dies kann eine erhöhte Transparenz sein, ein Fristenmanagement mit automatischen Erinnerungen, Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen und Suchen von Verträgen, übergreifendes Reporting oder das Vermeiden von Vertragsrisiken.

– Analyse der Ist-Situation: Wie werden bisher Verträge verwaltet, was sind die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen? Zu klären ist, welche Arten von Verträgen existieren bzw. mit der Software verwaltet werden sollen, in welchem Zustand die Verträge vorliegen, welche Begleitschreiben verwaltet und wie Laufzeiten und Kündigungsfristen verwaltet werden.

– Definieren der Anforderungen: Welche Arten von Dokumenten sollen verwaltet werden? Welche Attribute der Verträge müssen erfasst werden? Compliance-Anforderungen müssen berücksichtigt werden, so dass eine Revisionssicherheit gegeben ist. Bei Berechtigungen und Zuständigkeiten muss geklärt werden, welche Personen Zugriff auf die Verträge haben. Wird ein Reporting benötigt? Wie können Verträge gesucht werden, wie werden sie kategorisiert? Braucht es Schnittstellen zu weiteren Systemen?

– Erstellen eines Einführungsplans: Hier sollten Unternehmen eine Roadmap erstellen. Meilensteine sind dabei ein Anforderungskatalog, eine interne Konzeption des Vorhabens, eine Ausschreibung bzw. Evaluierung von Produkthersteller und Dienstleister, der folgende Auswahlprozess und Budgetierung, gegebenenfalls eine Pilotprojekt mit dem Anbieter und schließlich die Entwicklung des Feinkonzepts mit dem Dienstleister. Erst im Anschluss sollte mit der klassischen Umsetzung begonnen werden.

Organisatorische Hürden nicht unterschätzen

„Sind diese Hürden genommen und sitzen Stakeholder, Projektteam und externer Partner wirklich in einem Boot mit einer gemeinsamen Zielsetzung, dann steht einer erfolgreichen Einführung nichts im Wege“, sagt Löhn. „Letztlich gibt es kein Garantierezept für die erfolgreiche Einführung eines Vertragsmanagements, aber die Erfahrung zeigt, dass immer wieder die organisatorischen Hürden unterschätzt werden.“

Sind die organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben, könne auch das beste Projektteam scheitern, warnt der Fachmann. Werden diese Punkte beachtet, so kann ein unternehmensweites Vertragsmanagement in einem kompakten Projekt erfolgreich eingeführt werden, mit unmittelbaren Vorteilen für Benutzer und Unternehmen.