Neben den vier großen Telekommunikationsanbietern E-Plus-Gruppe, Telekom, Telefónica und Vodafone gibt es mittlerweile eine Reihe weiterer Unternehmen, die Telekommunikationsdienstleistungen vertreiben, beispielsweise 1&1 oder Klarmobil. Den Überblick über alle verfügbaren Tarifoptionen zu behalten, scheint für immer mehr Kunden eine unlösbare Aufgabe. Ein Ergebnis: Jeder zweite deutsche Mittelständler zahlt für Mobilfunk mehr als nötig. Zu diesem beachtenswerten Ergebnis kommt eine Studie von 2012 im Auftrag von Telefónica. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen, die nicht auf das Know-how von eigenen IT-Experten zurückgreifen können, gelingt es oftmals nicht, den für sie besten Telekommunikationstarif zu finden.
Eine Patentlösung für dieses Problem kann es nicht geben. Denn die Kommunikationsgewohnheiten entscheiden maßgeblich darüber, wie die optimale Tariflösung aussieht, und die können sich von Unternehmen zu Unternehmen deutlich unterscheiden. „Wenn ein Kunde und seine Mitarbeiter nur in einem bestimmten Umkreis um den Firmensitz in Deutschland unterwegs sind, sind Tarifangebote mit inkludierten Roaming-Leistungen uninteressant. Für einen Kunden der gleichen Branche, der im Grenzgebiet ansässig ist, sind solche Angebote aber durchaus interessant beziehungsweise sind Roaming-Leistungen sogar entscheidungsrelevant“, erläutert Caroline Bergmann, Pressesprecherin der Telekom. Andere relevante Faktoren können sein: Arbeiten die Mitarbeiter vorwiegend am Unternehmensstandort oder vom Home-Office aus? Wird viel intern telefoniert? Arbeiten Mitarbeiter von unterwegs? Je nach Situation ergeben sich grundlegend andere Kommunikationsschwerpunkte. Und diese sollten bei der Wahl des Tarifvertrags Berücksichtigung finden.
Telekommunikationsanbieter unterstützen ihre Business-Kunden in der Regel bei der Bestandsaufnahme, werten vergangene Rechnungen aus und stellen Fragen zum Nutzungsverhalten. Dazu sagt Helge Weiß, bei Telefónica zuständig für KMU: „Wir begleiten die Kunden durch alle Schritte: von der ersten Analyse über die Klärung interner Fragestellungen bis zur Implementierung und darüber hinaus.“ Diese persönliche Beratung sollte auch in Anspruch genommen werden, obwohl alle Informationen auf den ersten Blick online verfügbar sind. Denn nicht selten können nicht nur individuelle Leistungspakete, sondern im persönlichen Gespräch auch individuelle Tarife vereinbart werden, die so nicht auf dem freien Markt angeboten werden. Für das Unternehmen ist das persönliche Gespräch damit auch eine einfache Möglichkeit, bares Geld zu sparen.
Bei der Beratung treffen die Mitarbeiter regelmäßig auf bestimmte Kostenfresser. „Viele Kunden haben in letzter Zeit ihre Handynutzung grundlegend verändert, aber manche nehmen das noch gar nicht wahr“, so Helge Weiß. „Ihre Datennutzung explodiert, doch sie verwenden weiter alte Tarife, die vorrangig zum Telefonieren entwickelt wurden und keine attraktiven Datenpakete enthalten. Wir empfehlen dann den Umstieg auf einen modernen Smartphone-Vertrag mit einer Flatrate für Daten.“
Regelmäßige Kostenchecks
Im laufenden Betrieb bleibt oft nicht die Zeit für den regelmäßigen Check der Telekommunikationsrechnungen. Das kann sich bitter rächen. O2 bietet seinen Kunden daher den so genannten Bill-Manager. Mit dieser Software sehen die Unternehmen genau, wie viele Minuten und Daten ihre Angestellten nutzen. „Sie können ihre Kosten selbst optimieren und gleich online neue Optionen buchen oder in andere Tarife wechseln.“ Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, unabhängige Beratungsunternehmen zu beauftragen, um so die bestehenden Verträge auf ihre Sinnhaftigkeit prüfen zu lassen.
Das Hamburger Unternehmen Itellity ist eines, das sich auf die Beratung zu Telekommunikationstarifen spezialisiert hat. Itellity geht in drei Schritten vor, um zu einem optimalen Ergebnis zu kommen. Zunächst wird auf Basis der digitalen Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweis der Ist-Zustand der Kosten für Telekommunikation erhoben. Da die Vielzahl von unterschiedlichen Tarifen und Optionen nicht mehr mit bloßem Auge zu überblicken ist, setzt Itellity dabei auf ein softwarebasiertes Analysetool. Jeder einzelne über das Unternehmen laufende Vertrag wird getrennt analysiert. Das ist ein Aufwand, der sich lohnt. „Durch die passende Auswahl von Rahmenverträgen, Optionen und Grundgebühren sowie durch Tarifoptimierungen lassen sich in der Regel 30 bis 40 Prozent der Kosten beim bestehenden Anbieter sparen“, berichtet Oliver Sträter, Vertriebsleiter bei Itellity. „In Ausnahmefällen können wir bei einem Anbieterwechsel sogar 50 bis 70 Prozent Kostenersparnis für ein Unternehmen herausholen.“
Damit der Kunde von diesen Ersparnissen profitiert, folgt auf die Analyse ein zweiter Schritt: „Wir verhandeln dann direkt mit den Mobilfunkprovidern – entweder werden bestehende Rahmenverträge nachverhandelt oder ein Rahmenvertrag bei einem anderen Anbieter ausgehandelt“, beschreibt Sträter das Itellity-Vorgehen.
Die besser passenden Rahmenverträge machen aber nur ein Drittel der Ersparnis aus. „Zwei Drittel der Ersparnis erzielen wir, indem wir in einem dritten Schritt prüfen, wie die einzelnen Verträge auf die Mitarbeiter verteilt sind. Dabei ist das individuelle Nutzungsverhalten entscheidend.“ Ein Servicemitarbeiter benötige beispielweise vorwiegend Sprachvolumen in seinem Mobilfunktarif, für einen Außendienstmitarbeiter, der von unterwegs via Smartphone und Tablet arbeitet, rechnen sich dagegen meist Flatrates für hohe Datenübertragen.
„Oft sind sich Unternehmen dieser grundlegenden Überlegungen bewusst und dennoch finden wir in der Analyse massives Sparpotenzial“, berichtet Sträter. „Es ist einfach sehr schwierig, im Vorfeld abzuschätzen, wie sich die tatsächliche Nutzung gestaltet.“ Um eine regelmäßige Prüfung der bestehenden Verträge komme daher kein Unternehmen herum. Ob diese von einem Telekommunikationsanbieter, einem unabhängigen Beratungsunternehmen oder von eigenen Fachleuten durchgeführt wird, bleibt jedem selbst überlassen und ist abhängig von vorhandenen Ressourcen und Expertise. „Umfangreiche softwaregestützte Überprüfung, wie wir sie betreiben, lohnt sich meist erst ab rund 50 Mitarbeitern“, betont Sträter. „Denn ab dieser Größenordnung gibt es spezielle Rabattstufen und Rahmenverträge für Unternehmen.“
Sparpotenzial bei Flatrates
Die Nachfrage nach Tarifberatung durch Itellity habe in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. Eine Entwicklung, die Sträter vor allem auf die neuen Tarife für Smartphones und Tablets zurückführt: „Vor zwei, drei Jahren waren die Tarife relativ transparent und gut vergleichbar. Die neuen Datentarife haben die Kosten für Unternehmen nach oben getrieben.“ Oft würden Flatrates verkauft, die zu viel Leistung umfassen. „Das lohnt sich für 20 Prozent der Nutzer und für 80 Prozent sind die Verträge überdimensioniert“, betont Sträter. „Das Bewusstsein in den Unternehmen ist aber da, dass da etwas nicht stimmt und dass es günstiger gehen muss. Und dieses Bewusstsein ist der erste Schritt zur Kostensenkung.“
Dass davor oft ein aufwändiges Vergleichen oder ein kostenpflichtiger Beratungsprozess steht, ist eine Realität, die Unternehmen angesichts der fast unüberschaubaren Vielfalt von Anbietern und Tarifoptionen hinnehmen müssen. Dass diese Vielfalt auch ein Grund zur Freude ist, daran erinnert der Branchenverband Bitkom: „Die Zeiten, in denen Kunden bei der Deutschen Bundespost den Fernsprechapparat in vier Farben mieten konnten und mehrere Mark für ein etwas längeres Inlandsgespräch zahlen mussten, sind glücklicherweise vorbei. Auf dem deutschen TK-Markt herrscht ein harter Wettbewerb mit entsprechend günstigen Tarifen und vielen Angeboten für alle Kundenbedürfnisse.“
Paul Henkel
Weitere Infos finden Sie in unserer Linkliste unter www. creditreform-magazin.de/ mobilfunkverträge
– Rechnungsanalyse: Wie viel haben Sie in den vergangenen Monaten durchschnittlich bezahlt? Wie hoch ist der jeweilige Anteil von Sprach- und Datenverkehr? Wie hoch ist der Roaming-Anteil?
– Nutzergruppen identifizieren: Welche unterschiedlichen Kommunikationsbedürfnisse haben Ihre Mitarbeiter (Innendienst, Home-Office, Außendienst mit Auslandsreisen etc.)?
– „Kostenfalle“ Flatrates prüfen: Wie viel Sprach- oder Datenvolumen wird tatsächlich in den einzelnen Mitarbeiter-Verträgen verbraucht?
