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Creditreform

Mit dem Sommer startet wieder die Urlaubszeit, sodass Übergaben an Mitarbeiter nötig werden. Für eine optimale Einweisung sollten Sie planvoll vorgehen. (mil)

Beachten Sie diese Hinweise:

Kommunikation

Informieren Sie Ihre Kollegen rechtzeitig über den anstehenden Urlaub und klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernehmen kann.



Zeitmanagement

Priorisieren Sie die noch anstehenden Aufgaben und legen Sie einen Zeitrahmen fest, in dem diese Themen erledigt werden müssen. Eine Liste mit den wichtigsten Dingen, die Sie noch vor Ihrem Urlaub erledigen müssen, hilft Ihnen dabei, den Überblick zu bewahren.

To-do-Liste

Eine übersichtliche Checkliste, in der die wichtigsten Aufgaben zu Beginn stehen, ist die halbe Miete. Listen Sie für die Urlaubsvertretung auf, welche Dinge während der Abwesenheit erledigt werden müssen, nennen Sie die verantwortlichen Personen für diese Aufgaben und setzen Sie eine Deadline, bis zu welchem Zeitpunkt das Thema erledigt werden muss.

Kontaktliste vorbereiten

Die Nennung der Ansprechpartner inklusive derer Kontaktdaten hilft dabei, die Übersicht zu behalten, an wen sich die Kollegen wenden müssen und wer mit weiteren Informationen behilflich sein kann.

Prozesse erklären

Wie bediene ich bestimmte Tools? Wo findet man welche Dokumente und wie gehe ich mit bestimmten Anwendungen um? Lange Erläuterungen und Beschreibungen kosten viel Zeit, wobei ein Bild, ein Screenshot oder eine kleine Grafik oftmals schon alles erklärt. Beispielsweise mit der Software Snagit, die als kostenlose Testversion bereitsteht, lassen sich solche Aufnahmen schnell erstellen. Screenshots können durch Beschreibungen und Markierungen ergänzt werden. Das Einfügen von Pfeilen oder Hotspots erleichtert es zusätzlich, bestimmte Elemente zu finden. Und falls eine Beschreibung doch etwas aufwändiger ist, können Sie mit Snagit auch kurze Bildschirmvideos samt Tonspur erstellen, die einen Vorgang näher darstellen.

Out of office

Urlaub bedeutet Erholung und wortwörtlich – Abschalten. Das gilt insbesondere für Laptop und Smartphone, die man am besten gar nicht in den Urlaub mitnehmen sollte. Die rechtzeitige Kommunikation Ihrer Abwesenheit und Klärung der Verantwortlichkeiten sollte sicherstellen, dass dies auch möglich ist. Während des Urlaubs hilft eine vorab eingestellte Out-of-Office-Meldung dabei, auf die Dauer der Abwesenheit hinzuweisen und die Kontaktdaten der Urlaubsvertretung zu hinterlassen.

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