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Creditreform

Besonders E-Mails werden bei der Arbeit zunehmend als störend empfunden. Das zeigt eine aktuelle Studie von „OfficeTeam“, einem spezialisierte Personaldienstleister für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement. Befragt wurden 250 HR-Manager in Deutschland und in der Schweiz.

„Unternehmen sind gut beraten, die Beschwerden ihrer Mitarbeiter über überflüssige E-Mails sehr ernst zu nehmen“, kommentiert Sven Hennige, Managing Director Central Europe & Germany von der Unternehmensgruppe Robert Half, zu der „OfficeTeam“ gehört. Es genüge nicht, sich auf die Selbstmanagement-Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verlassen. „Es ist die Aufgabe des Managements, verbindliche Standards festzulegen und gemeinsam mit den Führungskräften durchzusetzen“, so Hennige. (mil)

Beachten Sie diese Ratschläge:

Besser persönlich

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Kollegen häufiger persönlich aufzusuchen. Offene Fragen lassen sich so besser klären und Missverständnisse vermeiden.

Verteilerlisten

Definieren Sie verbindliche Richtlinien für firmeninterne Verteilerlisten. Welche Kollegen benötigen welche Informationen, wo überlasten sie nur das Postfach?

Fristen

Reservieren Sie feste Zeiträume für die Bearbeitung von E-Mails und legen Sie Fristen für Antworten fest. Passen Sie das Abruf-Intervall des Mail-Programms entsprechend an.

Präzision

Üben Sie sich und Ihre Mitarbeiter in Präzision: Eine aussagekräftige Betreffzeile, ein fokussierter Nachrichtentext ohne Abschweifungen und die Angabe, ob Sie eine Antwort oder Feedback erwarten, sparen Zeit und Arbeit.

Komprimierung

Komprimieren Sie größere Dokumente, die Sie als Anlage verwenden, denn jedes Postfach stößt sonst schnell an seine Kapazitätsgrenze. Noch besser ist es, einen Link zu setzen.

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