Zum Aufbau einer Reiserichtlinie

Die Reiserichtlinie ist, neben den genannten wichtigen Inhalten, das wichtigste Instrument um Kosteneinsparungen im Reisebereich zu realisieren. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen bewährten Aufbau einer Reiserichtlinie aufzeigen, damit alle Einsparungspotentiale genutzt werden und der Mitarbeiter sicher und zufrieden seine Geschäftsreise planen, durchführen und abrechnen kann.

1. Präambel beziehungsweise das Vorwort

Hier sollte ein Hinweis gegeben werden, warum die Richtlinie eingeführt wurde und es sollte an die Verantwortung der Mitarbeiter appelliert werden, diese auch einzuhalten.

2. Einleitung

In diesem Teil sollte der Geltungsbereich, geographisch wie hierarchisch, der Richtlinie abgrenzt und die verwendeten Begriffe erklärt werden. Auch gehört der Hinweis dazu, eine Dienstreise auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu prüfen und gegebenenfalls durch andere Kommunikationsmittel wie etwa eine Video- oder Telefonkonferenz zu ersetzen.

3. Genehmigung einer Dienstreise

Wenn dieser Prozess noch vorhanden ist, sollte erklärt werden, wie er funktioniert. Ob manuell oder elektronisch, ist hierbei egal. Allerdings gilt es im Vorfeld zu hinterfragen, ob der Prozess sinnvoll ist, da die Ablehnungsquote für Reisegenehmigungen in der Regel bei einem Prozent liegt. Vielleicht sollte die aktive Genehmigung durch eine Informationspflicht an den Vorgesetzten ersetzt werden.

4. Buchung der Dienstreise

Der Buchungsweg über das Vertragsreisebüro sollte hier ebenso genannt werden, wie die zu nutzenden Flug- und Bahnbeförderungsklassen sowie die entsprechenden Hotel- und Mietwagenkategorien. Die Detailinformationen des Vertragsreisebüros sollten im Anhang der Reiserichtlinie, aufgeführt werden, damit im Falle einer Änderung nicht die komplette Richtlinie neu verabschiedet werden muss.

Die Hinweise für die Beförderungsklasse dürfen sich nicht auf die Economy-Klasse beim Flug und auf die zweite Klasse bei der Bahnfahrt beschränken. Vielmehr sollten entsprechende Zusatzhinweise gegeben werden. Ein Beispiel: Flüge unter sechs Stunden Flugzeit sind grundsätzlich in der Economy-Klasse zu dem zum Zeitpunkt der Buchung günstigsten Tarif zu buchen, inklusive Tarifen, die eine Storno- oder Umbuchungsgebühr beinhalten. Für die Durchführung der Flüge ist ein Zeitfenster von plusminus zwei Stunden vor oder nach der gewünschten Abflugzeit zu prüfen, ob noch günstigere Flugtarife zur Verfügung stehen.

Für Flüge über sechs Stunden Flugzeit sollte aus Gründen der Bequemlichkeit und der Gesundheit der Mitarbeiter entweder in der Business- oder mindestens in der Premium-Economy-Klasse gebucht werden. Auch dort sollten die gleichen Regeln gelten wie schon bei im Falle der Economy-Klasse beschrieben. Auch für die Bahnfahrt sollte die erste Klasse für Geschäftsreisen freigegeben werden. Denn nur dort ist ein ungestörtes Arbeiten während der Fahrt möglich. Darin liegt auch der große Vorteil beim Zugfahren: Reisezeit gleich Arbeitszeit.

Beim Hotel sollte darauf geachtet werden, dass es möglichst nah am Zielort liegt. Denn entscheidend für die Hotelkosten sind die Gesamtkosten für Übernachtung und Transfer zum Hotel. Dadurch kann ein Drei-Sterne-Hotel am Stadtrand mit den dazugehörigen Taxikosten teurer sein als ein Vier-Sterne-Hotel, das direkt am Zielort liegt.

Beim Mietwagen sollten die Mietwagenkategorien nach der Anzahl der Personen gewählt werden, die das Fahrzeug nutzen sollen. Upgrades auf höherwertige Fahrzeuggruppen sollten untersagt werden, da dort neben einem höheren Verbrauch auch noch höhere Selbstbeteiligungen im Schadensfall fällig werden.

Auch sollte hier ein Hinweis auf den Umgang mit Bonusprogrammen der Leistungsträger gegeben werden wie etwa Lufthansa Miles & More. Hinweise zur Verknüpfung von Geschäfts- und Privatreisen gehören auch in diesen Bereich.

5. Reisekostenvorschuss

Auf Reisekostenvorschüsse sollte verzichtet werden. Diese binden sehr viel Kapital und auch die Kosten für die Prozesse der Auszahlung und der Rückzahlung sind sehr hoch. Da aber eine gesetzliche Verpflichtung für die Gewährung von Reisekostenvorschüssen besteht, ist es hier ratsam für die Zahlung während der Reise Mitarbeiter-Kreditkarten einzusetzen.

6. Reisekostenabrechnung

Dieser notwendige Prozess sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Die Sätze der Verpflegungspauschalen sollten im Anhang dargestellt werden, da diese in der Regel jährlichen Änderungen unterworfen sind. Hier sollten zudem alle erstattungsfähigen Kosten aufgeführt werden. Auch darf ein Hinweis auf die Ausstellung der Rechnung auf die Firmenadresse seitens der Leistungserbringer, insbesondere Hotels, nicht fehlen. Denn nur so kann das Unternehmen die in der Rechnung enthaltene Vorsteuer ziehen sowie die enthaltenen Mahlzeiten dem Mitarbeiter unter Abzug des Sachbezugswertes erstatten.

Zusätzlich zu den ausführlich beschriebenen Punkten sollte die Themen Sicherheit, Versicherungsschutz und Bewirtungen aufgeführt werden.

Aufgrund der Komplexität einer solchen Richtlinie ist die Mitwirkung durch die Fachbereiche Controlling, Finanzen, Personal, Versicherungen und Travel Management an der Ausarbeitung notwendig. Der Betriebsrat sollte frühzeitig mit eingebunden werden, da einige Bereiche zustimmungspflichtig sind.

Über den Autor: Thomas Ansorge ist Berater für Travel- und Veranstaltungsmanagement sowie Inhaber und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Thomas Ansorge Travel Consulting. Zuvor war er viele Jahre verantwortlich für das Travel-, Fuhrpark- und Event-Management bei der Wella AG.