Kathrin Saheb
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    entspannt, Gesundheit, Kolumne, Personal

    Dauererreichbarkeit: Warum E-Mail-Knigge allein nicht hilft

    Die Dauererreichbarkeit wird in der modernen Arbeitswelt zu einem immer größeren Problem. Die gestiegene Zahl der psychischen Erkrankungen ist ein Indiz dafür. Was wirklich gegen diese Entwicklung hilft, zeige ich Ihnen anhand eines “Erreichbarkeitschecks”.

    Dauererreichbarkeit scheint der neue Fluch unserer Zeit zu sein. So angenehm es auch ist, dass man von überall aus arbeiten und dadurch Berufs- und Privatleben besser vereinbaren kann – so sehr ist die permanente Erreichbarkeit auch eine Belastung für Körper und Psyche. Das Problem ist, dass wir heute nicht nur beruflich, sondern auch privat standardmäßig im Online Modus sind und Auszeiten seltene Ausnahmen sind, die bewusst geplant und organisiert werden müssen. Zudem: Manchmal siegt auch die Neugier über den festen Vorsatz, Smartphone und Emails einmal beiseite zu lassen.

    Dabei sind die negativen Auswirkungen der dauerhaften Erreichbarkeit inzwischen bewiesen. Der Körper braucht Pausen für Regeneration und Erholung. Auch die Folgen auf die Psyche sind unbestritten, nie war die Anzahl der Burnout-Fälle so hoch wie heute. Sogar die Politik diskutiert inzwischen über ein Anti-Stress-Gesetz. Und aus der Glücksforschung weiß man, dass es der Flow ist, der uns zufrieden macht: Der Moment, in dem wir uns ganz und gar auf eine Tätigkeit konzentrieren und um uns herum Zeit und Raum vergessen. Gerade dann sind wir auch besonders produktiv und die Arbeit erledigt sich wie von selbst. Aber in diesen Zustand gelangen wir nicht, wenn wir ständig gestört werden oder das Gefühl haben, erreichbar sein zu müssen.

    Dabei ist das Thema inzwischen in den Unternehmen angekommen. Eine Reihe von Maßnahmen dazu sind bekannt: Bei Volkswagen werden außerhalb der Kernarbeitszeiten keine Emails an die mobilen Endgeräte weitergeleitet, Daimler löscht Mails während Urlaubszeiten und bei Evonik konnte durch klare Vorgaben das Emailaufkommen nachts und an Feiertagen erheblich zurückgefahren werden.

    Unbestritten entlastet ein sogenannter “Email Knigge” die Mitarbeiter von überquellenden Postfächern. Andere Maßnahmen, wie das Löschen von Mails während der Urlaubszeit, lösen das Thema aber nur partiell: Wichtige Aufgaben werden dadurch ja nicht erledigt, sondern nur auf die Zeit nach der Rückkehr verschoben, die dann um so stressiger ausfallen kann. Und welches Unternehmen könnte es sich leisten, Mails von Kunden zu löschen, weil der Mitarbeiter gerade im Urlaub ist?

    Was ist also zu tun?
    Bisher tauchen zu der Problematik zwei Lösungsansätze auf: Die Reduzierung der medialen Verfügbarkeit durch Offlinezeiten und das Erlernen eines bewussteren persönlicheren Umgangs mit Stressfaktoren. Unberücksichtigt bleiben dabei aber die organisatorischen Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz. Entspannungstechniken helfen keinem Mitarbeiter, wenn er seine Arbeit aufgrund der schlechten Organisation nicht innerhalb der vorgesehenen Arbeitszeit erledigen kann. Das eigentliche Problem ist auch nicht, dass Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit gelegentlich erreichbar sein müssen. Man denke an die vielen Ärzte und Polizisten, die jahrelang Bereitschaftsdienste leisten, ohne gesundheitlichen Schaden zu nehmen. Voraussetzung: Erreichbarkeit, Vertretung und Auszeiten sind klar organisiert.

    In vielen Unternehmen bewegt man sich hier noch in einer Grauzone. Dauererreichbarkeit wird zwar als Problem erkannt – der genaue Grad der Belastung ist oft unbekannt. Manchmal ist es auch schwierig, die Grenze zu ziehen. Deshalb müssen für eine Lösung strategische und organisatorische Aspekte mitberücksichtig werden. Dazu muss zunächst die Frage beantwortet werden, ob und in welcher Form die Erreichbarkeit für die Ziele des Unternehmens überhaupt notwendig ist. Auf dieser Basis kann dann ein Konzept erstellt werden, in dem die Rahmenbedingungen für die Erreichbarkeit ausgearbeitet und festgelegt werden.

    Hilfreich bei der Umsetzung ist hierzu eine systematische Vorgehensweise – der sogenannte “Erreichbarkeitscheck”. Dabei sind folgende fünf Schritte zu beachten:

    1. Den aktuellen Belastungsgrad ermitteln.
    2. Problemursachen und Handlungsfelder herausfinden.
    3. Mit den strategischen Zielen des Unternehmens abgleichen.
    4. Ein Erreichbarkeitskonzept erstellen (inklusive Aufgaben und Rollenverteilung).
    5. Konzept im Unternehmen umsetzen (zudem regelmäßig anpassen).

     

    Mit diesem Erreichbarkeitscheck entsteht bei den Mitarbeitern Transparenz. Die Folge: Durch klare Vorgaben lassen sich negative Folgen der Dauererreichbarkeit deutlich reduzieren oder sogar vollständig eliminieren.

     

    Kathrin Saheb ist Inhaberin der Saheb Consulting mit dem Schwerpunkt Beratung, Training und Coaching zu Lean Management und Veränderungsprozessen.

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