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Kurz erklärt: Kassennachschau

Mit unangemeldeten Kontrollen dürfen die Finanzbehörden seit Anfang des Jahres gegen Betrug und Kassenmanipulation vorgehen. Für Unternehmer bedeutet das: Sie müssen sicherstellen, dass ihre Systeme die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Worum geht es?

Unangemeldete Besuche sind so eine Sache – vor allem die vom Finanzamt. Mit dem § 146b AO „Kassennachschau“ im Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen steht den Finanzbehörden seit dem 1. Januar 2018 neben den Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen ein weiteres Instrument zur unangekündigten Prüfung zur Verfügung. So möchte der Fiskus mit zunehmender Strenge gegen manipulierte Kassen vorgehen. Für Unternehmen – betroffen sind vor allem bargeld­intensive Betriebe wie Einzelhandel, Bäcker, Apotheken, Gastronomie oder auch Tankstellen – bedeutet die Neuerung: Sie sind in der Pflicht, ihre Systeme auf den neusten Stand zu bringen und jederzeit eine ordnungsgemäße Kassenführung nachzuweisen.

Welche Rechte hat der Fiskus?

Die Beamten dürfen ohne Vorankündigung in Augenschein nehmen, ob Kassen­einnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß verbucht wurden. Allerdings nur auf den Geschäftsgrundstücken oder in den Geschäftsräumen des Unternehmens und grundsätzlich während der üblichen Geschäftszeiten. „Bei allen Unternehmen, die öffentlich zugängliche Geschäftsräume haben, ist auch denkbar, dass ein Prüfer zunächst unerkannt Testkäufe tätigt“, sagt der Steuerberater Christoph Iser. „Etwas später kommt er dann offiziell zur Nachschau und gleicht ab, wie sein Umsatz erfasst wurde.“ Fallen dem Prüfer während der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, darf er sofort zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen und Einblick in alle betrieblichen Unterlagen verlangen.

Welche Pflichten haben Unternehmen?

„Eine Kassennachschau ist keine Durchsuchung. Der Unternehmer bleibt der Hausherr“, sagt Iser. In jedem Fall sollten sich die prüfenden Beamten
legitimieren. Während der Nachschau sollten Unternehmer alles rund um die Kasse bis hin zur Bedienungsanleitung auf Nachfrage offenlegen. Nicht mehr und nicht weniger. In der Praxis dürften Prüfer zum Beispiel ein beliebiges Datum nennen und sich dann die einzelnen Umsätze anzeigen lassen. Schon seit Januar 2017 müssen elektronische Kassen ohnehin jeden einzelnen Umsatz für mindestens zehn Jahre speichern. Bei einer offenen Ladenkasse müssen Unternehmer auf Wunsch des Prüfers einen Kassensturz machen.

Weitere Anforderungen an Kassensysteme

Um die geforderten Umsatzdaten verfügbar zu machen, gibt es mehrere Wege. Kassen mit eigenem Monitor sollten sie nach wenigen Klicks auf dem Bildschirm anzeigen können. Alternativ darf der Prüfer einen Ausdruck oder eine Übermittlung in digitaler Form verlangen. Die meisten Systeme der gängigen Hersteller bieten diese Möglichkeiten oder sind entsprechend mit internem oder externem Speicher, einer USB-Schnittstelle und einem Software­Update nachrüstbar. Noch aufwendiger wird es ab 2020, wenn weitere Vorschriften in Kraft treten und Kassen Umsätze etwa zusätzlich mit einer eindeutigen, fortlaufenden Transaktionsnummer speichern müssen.

Stirbt die offene Ladenkasse aus?

Die alte Bargeldschublade wird auch über 2020 hinaus erlaubt bleiben. Angesichts der vielen Auflagen für elektronische Systeme mag sie gar wieder attraktiver erscheinen. „Dass Unternehmen von der elektronischen bewusst wieder zur offenen Kasse zurückkehren, kann ich mir aber nicht vorstellen“, sagt Iser. Dafür seien die bürokratischen Anforderungen zu hoch. Gleichzeitig verwehrt sich der Experte dagegen, dass offene Kassen bei den Behörden grundsätzlich Misstrauen hervorrufen. „Das ist praxisfern.“ Es werde immer noch Unternehmen geben, die so klein sind, dass sich eine elektronische Kasse für sie nicht lohne.


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