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    solvent, Steuern

    Mit offenen Karten

    Der Ehrliche ist der Dumme? Falsch. Unternehmen, die sich erkennbar um Steuerehrlichkeit bemühen, stehen inzwischen auf der Sonnenseite. Was zu tun ist, um bei Fiskus und Betriebsprüfern zu punkten.

    Es ist amtlich. Unternehmen, die ein internes Kontrollsystem einführen, um Verstöße gegen Steuergesetze möglichst früh zu erkennen, können vor Gericht auf Nachsicht hoffen, wenn doch einmal etwas schiefgeht. Das hat der Bundesgerichtshof in seiner bislang ersten Entscheidung zu diesem Thema klargestellt.

    Im konkreten Fall ging es um Bestechungsvorwürfe im Zusammenhang mit einem Export nach Griechen­land. Wegen Beihilfe zur Steuerhinterziehung hatte das Landgericht München gegen einen Mitarbeiter des deutschen Lieferanten noch ein Bußgeld verhängt – obwohl dieser sich selbst angezeigt hatte. Der BGH kassierte die Entscheidung und verwies das Verfahren zurück. Die Vorgabe: Bei der (neuen) Bemessung der Geldbuße müssten die Erkenntnisse darüber einfließen, ob das Unternehmen im Nachgang an den Fall Compliance-Regelungen optimiert und seine betriebsinternen Abläufe so gestaltet habe, dass vergleichbare Normverletzungen künftig deutlich erschwert werden (BGH, Az.: 1 StR 265/16). „Das Urteil belegt einmal mehr die Bedeutung von Compliance­-Management-Systemen (CMS) in Unternehmen – unabhängig von Branche, Rechtsform und Größe“, kommentiert Elmar Liese, Rechtsanwalt und zertifizierter Compliance Officer aus Berlin. Compliance sei damit endgültig ein Thema, mit dem sich auch der Mittelstand beschäftigen sollte.

    Den steigenden Risiken entgegentreten

    Ganz allgemein bezeichnet der Begriff des Tax-CMS Organisationsstrukturen, die einerseits zwar legale Steuergestaltungen ermöglichen, aber andererseits Rechtsverstöße (und daraus resultierende negative Folgen) für das Unternehmen und seine Organe vermeiden sollen. Das ist bitter nötig – vor allem für Unternehmen, die international agieren, also unterschiedlichen Rechtsordnungen unterliegen.
    „Die Strafverfolgungsbehörden ermitteln immer konsequenter gegen echte oder vermeintliche Steuersünder“, warnt Tanja Creed, Steuerberaterin und Partnerin bei Rödl & Partner in Nürnberg. „Auch der internationale Datenaustausch in diesem Bereich wird immer umfassender.“ Zudem habe der Gesetzgeber in den vergangenen Jahren zahlreiche Regelungen verschärft und die Möglichkeiten der digitalen Analyse von Steuerdaten ausgeweitet. Versäumnisse, Fehler und Ungenauigkeiten würden so sehr viel schneller entdeckt als bisher. Ein Tax-CMS ist gleich aus mehreren Gründen hilfreich. Erstens kann es Steuerverstöße von vornherein verhindern. Zweitens hilft es, den Verdacht einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung zu widerlegen und die Beziehungen zur Finanzverwaltung zu verbessern. Drittens kann es, wie die jüngste BGH-Entscheidung beweist, strafmindernd wirken, wenn es doch einmal zum Rechtsbruch kommt.

    » Die Behörden ermitteln immer konsequenter gegen echte oder vermeintliche Steuersünder. « Tanja Creed, Rödl & Partner

    Einziges Problem: Es gibt keinen Goldstandard für gute Tax-CMS. „Ein internes Kontrollsystem für Steuern erfüllt seinen Zweck nur dann optimal, wenn es passgenau auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist“, sagt Expertin Creed. Entscheidend für die konkrete Ausgestaltung sind unter anderem die Branche, die Unternehmensgröße und die Rechtsform. Aber auch die Frage, in welchem Ausmaß Abläufe automatisiert sind, spielt eine Rolle. Anders ausgedrückt: Ein Dax-Konzern braucht andere Strukturen als ein regional operierender Mittelständler, ein Autozulieferer andere Systeme als ein IT-Dienstleister.

    Eine Frage der Technik – und der Kultur

    Dennoch gibt es ein Mindestmaß an Pflichten, die für alle gelten. Sie sind im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) niedergelegt. „An den hier aufgestellten Vorgaben zur Verfahrensdokumentation kann und sollte sich jedes Unternehmen orientieren“, empfiehlt Creed. Wichtig für die Implementierung eines wirksamen Tax-CMS sei es zudem, Schnittstellen zwischen der Steuerfunktion und den anderen Bereichen des Unternehmens Rechnung zu tragen – beispielsweise der Produktion oder dem Vertrieb. Um Risiken möglichst frühzeitig zu erkennen und entsprechend reagieren zu können, müssten Unternehmen zudem klare Richtlinien erarbeiten und Methoden zu deren Überwachung implementieren. „Idealerweise sollte die IT Kontrollmöglichkeiten und regelmäßige Auswertungen für die für Steuerfragen verantwortlichen Mitarbeiter anbieten“, so die Steuerberaterin. „Wenn die steuerlichen Prozesse und Checklisten fest in der IT-Landschaft verankert sind, wird das System regelmäßig auch tatsächlich gelebt und damit wirksam.“

    Kontrollsystem regelmäßig überprüfen

    Noch wichtiger als die technische Unterstützung ist es allerdings, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Das bedeutet: Vonseiten der Unternehmensführung muss klar gemacht werden, dass das Thema Tax Compliance Chef­sache ist. Dazu gehört zum Beispiel, im Team eindeutige Verantwortlichkeiten zu definieren und diese auch umzusetzen. Creed: „Es muss jedem klar sein, wer welche Daten erfasst, prüft und freigibt.“ Darüber hinaus sollten ein professionelles Fehler Management implementiert und ein Notfallplan ausgearbeitet werden, der Checklisten und Handlungsanweisungen für unvorhergesehene Zwischenfälle enthält – etwa einen Besuch der Staatsanwaltschaft.

    Allerdings: Selbst das beste interne Kontrollsystem muss in regelmäßigen Abständen überprüft und zertifiziert werden, um den strengen Anforderungen von Verwaltung und Rechtsprechung zu genügen. Ideal ist es, einen solchen Checkup durch einen unabhängigen Dritten durchführen zu lassen und zum Beispiel das Testat eines Wirtschaftsprüfers einzuholen. So erkennen im Zweifel auch Fiskus und Betriebsprüfer: Hier wird Steuerehrlichkeit großgeschrieben.

    Hochrisiko-Bereich Steuerrecht

    Umsatzsteuer: Durch unzutreffend gebuchte, abgerechnete und erklärte Umsätze entsteht oft enormer Berichtigungsbedarf – und mit ihm das Risiko von Steuernachzahlungen, inklusive Zinsen.

    Ertragsteuern: Sie bedürfen hinsichtlich ihrer Erklärung und Festsetzung der ständigen Kontrolle. Elementar ist es vor allem, die Melde- und Dokumentationspflichten einzuhalten, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften.

    Lohnsteuer: Bei regelmäßigen Lohn- und Gehaltszahlungen gibt es zwar eher selten Probleme. Dafür aber sehen Betriebsprüfer bei Sachzuwendungen an Mitarbeiter, bei Betriebsveranstaltungen oder Spesenabrechnungen immer genauer hin. Da sich die Regelungen hier regelmäßig ändern und oft mehrere Unternehmensabteilungen mitwirken, sind Fehler keine Seltenheit.


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    solvent, Steuern

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    Bei Außenprüfungen werten die Finanzbehörden innerbetriebliche Kontrollsysteme als Indiz für Steuerehrlichkeit. In der betrieblichen Praxis herrscht allerdings schon Unsicherheit bei der Identifikation steuerlicher Risiken. Helfen könnten kleinen und mittleren Unternehmen die jüngst veröffentlichen Hinweise der Bundessteuerberaterkammer.