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    erfolgreich, Fuhrpark

    Wie Firmen Fuhrparkkosten mit Telematik optimieren

    Mit innovativer Technik und elektronischer Steuerung optimieren Unternehmer den Einsatz und damit die Kosten ihrer Fahrzeugflotte. Welche Vorteile mit Telematik verbunden sind und für wen diese Systeme interessant sind.

    Jede Nacht steuern die rund 500 Fahrzeuge der Koch, Neff und Volckmar GmbH (KNV) mehrere Tausend Buchhandlungen an. „Unsere Kunden legen auf die Belieferung vor Ladenöffnungszeiten größten Wert und vertrauen den Fahrern von KNV sogar ihren Schlüssel an“, sagt Jan Ducke, Prokurist und verantwortlich für das operative Management aller Transporte des Buchgroßhändlers mit Verwaltungssitz in Stuttgart und zentraler Logistik in Erfurt.

    Die Anforderungen an die Logistik sind entsprechend hoch. „Hin und wieder kommt es an den Rampen unserer 23 Depots in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu Situationen, die ein schnelles Eingreifen erfordern“, sagt Ducke. Beispielsweise passiert es, dass der Platz in den Sprintern für einzelne Paletten plötzlich doch nicht ausreicht. Fahrer werden krank, sodass die Routenplanung kurzfristig geändert werden muss. Oder ein Sattelzug braucht eine Reparatur.

    Solche Probleme löst KNV seit mehreren Jahren mit einer professionellen Telematiklösung der Firma TIS. Jede Planänderung der Fahrer wird auf mobilen Bord-Units dokumentiert. Für sämtliche Unwägbarkeiten hält die Software vordefinierte Prozesse bereit – von neuer Routenplanung über die Dokumentation von Schäden bis zum Verbuchen von Ladungen. Die Rückmeldung aller Scans wird gleichzeitig an eine Online-Plattform übergeben, auf welcher auch der Kunde den Status seiner Sendungen jederzeit online einsehen kann.

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    Peter Manns, verantwortlich für die Geschäftsentwicklung der Transporteinheit, ist sicher: KNV ist damit auch für moderne Anforderungen wie Click & Collect, also Online-Bestellungen, die aber in einem stationären Geschäft abgeholt werden, bestens aufgestellt. „Die mit Software, GPS-Modul, Kamera und Scanner ausgestatteten Bord-Units sind permanent mit der Zentrale verbunden“, sagt Manns. Bei KNV kommen jede Nacht bis zu eine Million Statusmeldungen über Sendungen zusammen. Anhand von Algorithmen können Abweichungen vom Plan sowie Termine gefiltert werden, um Transporte rechtzeitig zu disponieren oder Kunden gegebenenfalls zu informieren.

    Schon bald fährt keiner mehr ohne

    Ähnlich wie KNV nutzen bisher vor allem Betriebe mit mehr als 100 Fahrzeugen in der Flotte Telematiklösungen. Laut einer Umfrage des Instituts Dataforce vom Sommer 2018 setzt jede zweite Firma dieser Größe die Technik ein. Zum Vergleich: Die Mehrheit der Betriebe mit bis zu zehn Autos verzichtet noch darauf.

    „In den nächsten Jahren dürfte sich der Anteil aber deutlich erhöhen. Wir erkennen, dass viele KMU sich zunehmend aufgeschlossener zeigen und ihre Fahrzeuge effizienter nutzen wollen“, erklärt Andreas Schneider, Geschäftsführer des Telematikanbieters Vimcar in Berlin.

    Seine Einschätzung deckt sich mit einer weltweiten Studie des Instituts Machina Research, nach welcher im Jahr 2020 bereits neun von zehn Firmenwagen vernetzt sein sollen. Ein Wert, der sich nicht allein auf Deutschland bezieht. Er dokumentiert aber, welche Entwicklung sich abzeichnet.

    » Telematik macht Geschäftsprozesse transparent. «
    Heinz-Leo Dudek, Duale Hochschule Baden-Württemberg

    Telematiksysteme werten Daten zum Fahrverhalten, zur Nutzung oder zu den jeweiligen Einsatzzeiten jedes einzelnen Wagens im Fuhrpark aus. Digitale Fahrtenbücher, GPS-Ortungssysteme oder Geschwindigkeitsschreiber werden dafür eingesetzt, das Flottenmanagement zu verbessern: Wie viele Kilometer ist ein Fahrzeug in der Woche im Einsatz, wie viele Minuten am Tag? Wie hoch ist der Spritverbrauch auf den jeweiligen Strecken?

    Welcher Fahrer tritt mehr, welcher weniger aufs Gas oder auf die Bremse? Innovative Softwarelösungen sind anhand der Daten bereits heute in der Lage, notwendige Wartungseinheiten zu avisieren. Die Systeme erfassen permanent Details – seien es Daten der Motorsteuerung, die Temperatur des Kühlwassers oder deren Reifendruck – und werten diese aus. So können sie sogar vorhersagen, wann ein Fahrzeug verschleißbedingt voraussichtlich ausfallen wird.

    Online-Reporting bietet Fuhrparkmanagern wiederum die Möglichkeit, solche Informationen permanent im Blick zu haben. In der Regel erfolgt die Verwaltung der Flotte in einem webbasierten Portal. Der Manager kann auf seinem Smartphone, seinem Tablet oder seinem Computer im Büro verfolgen, ob alle Fahrzeugeinsätze und Transporte plangemäß laufen oder ob er Maßnahmen ergreifen sollte.

    Die Daten lassen sich in der Regel in gängige ERP- oder Buchhaltungsprogramme importieren. „Telematik macht Geschäftsprozesse transparent“, sagt Heinz-Leo Dudek, Professor an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Ravensburg und Experte des Steinbeis Transferzentrum Telematik in Stuttgart. Aufgrund folgender Trends und Lösungen werden Unternehmen aus Sicht des Experten künftig kaum noch an Telematiklösungen vorbeikommen:

    Optimale Einsatzplanung

    Telematiksysteme, wie etwa das des Leasinganbieters Arval, sind in der Lage, während des Tages alle Fahrzeuge einer Flotte auf einer digitalen Karte zu verfolgen und abhängig von der Verkehrslage die Ankunftszeit jedes Wagens ausweisen zu lassen. Fällt ein Fahrzeug aus, zeigen die Systeme, wo sich welches Auto momentan bewegt und wie sich die entstandene Lücke in der Tourenplanung zeitnah wieder schließen lässt. „Das sogenannte Active Routing ermöglicht eine effiziente Auslastung der Fuhrparkfahrzeuge“, sagt Christian Schüßler, Commercial Director bei Arval Deutschland.

    Sicherheit für die Fahrer

    Im April dieses Jahres ging das Unternehmen mit der hauseigenen Telematik-Applikation Arval Active Link an den Start. Unter anderem ist eine Funktion „Unfall- oder Diebstahlmeldung“ integriert. Die Zentrale erhält automatisch eine Meldung, wenn während der Fahrt etwas passiert. Solche Systeme für mehr Sicherheit im Fahrzeug werden auch von anderen namhaften Anbietern entwickelt. Beispielsweise sendet die Telematiklösung von Bosch Service Solutions in so einem Fall automatisch alle unfallrelevanten Daten wie Ort, Zeit und Fahrtrichtung an die Leitstelle, die mit dem Fahrer und weiteren Insassen direkt Kontakt aufnimmt. Falls keine Sprachverbindung aufgebaut wird, informiert die Zentrale direkt die Polizei sowie die Notdienste. Analog werden bei Pannen oder bei Störungen entsprechende Daten an das Servicecenter übermittelt und analysiert. Anschließend wird die passende Werkstatt informiert.

    GPS-Tracking

    Ein Vorteil, der beispielsweise bei einem Diebstahl greifen soll. Die Telematik bestimmt die Position des jeweiligen Fahrzeugs. Bosch Service Solutions wirbt damit, die relevanten Daten unverzüglich den Behörden zu übermitteln, um das Auto schnell wieder zurückzubekommen. „Die GPS-Tracking-Funktion lässt sich aber auch ausschalten. Vielen Unternehmern ist das aus Gründen des Datenschutzes wichtig, wenn Fahrzeuge beispielsweise für private Fahrten genutzt werden können“, sagt Schüßler.

    Die Maior Domus Hausverwaltungs GmbH in Berlin nutzt den Fahrtenbuchstecker der Firma Vimcar, welcher automatisch jede Betriebsfahrt aufzeichnet. Der Vorteil liegt für das Unternehmen vor allem darin, dass der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird. „Wir haben stets einen aktuellen Überblick über die Betriebsfahrten, die Arbeitswege sowie auch zum Anteil der privaten Nutzung“, sagt Hans-Joachim Mannhold, Fuhrparkmanager des Unternehmens. Die Privatsphäre des Fahrers bleibt geschützt, weil im privaten Modus keine Positionsdaten übertragen werden.

    Der Stecker bietet weitere Funktionen, etwa ein Buchungstool. „Die Mitarbeiter können Fahrten damit untereinander abstimmen, bündeln und so doppelte Wege vermeiden“, sagt Mannhold. Das System zeigt auch an, wann Kilometerlimits erreicht werden oder Leasingverträge enden. „Das läuft alles automatisch, sobald wir die relevanten Stammdaten einmal erfasst haben“, so Vimcar-Chef Schneider.

    » Wir erkennen, dass viele KMU sich zunehmend aufgeschlossener zeigen und ihre Fahrzeuge effizienter nutzen wollen. «
    Andreas Schneider, Vimcar

    Alle Beispiele dokumentieren die aktuellen Entwicklungen. Mehrere Dutzend Akteure sind am Markt, die ihr Leistungsspektrum stetig erweitern. Das macht die Auswahl des richtigen Anbieters kompliziert – Autohersteller, Leasinggesellschaften, Softwarefirmen sind hier aktiv. Experte Dudek empfiehlt Unternehmen, im ersten Schritt den eigenen Bedarf und damit die gewünschten Funktionen zu bestimmen. Über die Internetseite www.telematikwissen.de lassen sich etwa passende Anbieter filtern.

    „Im zweiten Schritt können Unternehmen anhand der Liste eine Vorauswahl treffen und mit drei oder vier Anbietern Kontakt aufnehmen“, empfiehlt Dudek. Viele haben sich auf die Belange einzelner Branchen oder Betriebsgrößen spezialisiert. „Deshalb kann es sogar sinnvoll sein, gezielt die Systeme der eigenen Mitwettbewerber zu erfragen“, so Dudek. So wurde das Telematiksystem TIS, das beim Großhändler KNV eingesetzt wird, beispielsweise eigens mit Blick auf die Logistikbranche entwickelt.

     

     

    Telematik-Trends
    Fünf Gründe, warum die Technologie nicht mehr aufzuhalten ist:

    ✪ Wenn die Technik richtig genutzt wird, ­erzielen Firmen deutliche Rationalisierungseffekte. Beispiel: Monteure lassen sich Ankunfts- und Abfahrtszeiten vom Kunden bestätigen, damit die korrekte Abrechnung gesichert ist. Digitalisierte Prozesse machen den Bericht in Papierform überflüssig. Die Digitalisierung sollten die Monteure aber nutzen – und nicht weiter Papier und Bleistift gebrauchen.

    ✪ Telematiklösungen können die Zufriedenheit der Kunden steigern. Unternehmen können zum Beispiel den Liefertermin ihrer Waren exakt avisieren.

    ✪ Die Auswertung aller verfügbaren Daten zeigt Schwachstellen im Fuhrparkmanagement auf. Das kann sich nicht nur auf die Einsatzplanung der Mitarbeiter oder der Fahrzeuge beziehen, sondern beispielsweise auch auf den Kraftstoffverbrauch sowie den Verschleiß der Fahrzeugflotte.

    ✪ Telematiklösungen werden zwar tendenziell immer günstiger. Dennoch summieren sich die Anschaffungskosten. Die Effekte sind zwar nicht direkt messbar, da Vorher-Nachher-Vergleiche aufgrund der fehlenden Datenhistorie schwierig sind. In der ­Regel aber rechnen sich die Investitionen in entsprechende ­Systeme.

    ✪ Mitarbeiter müssen motiviert werden, die Telematik zu akzeptieren. Mitunter ist mit Blick auf den Datenschutz Überzeugungsarbeit gegenüber dem Betriebsrat zu leisten. Besonders die GPS-Tracking-Funktion führt oft zu Diskussionen.

     


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