Im Zusammenhang mit der Reisekostenreform hatten die Finanzbehörden die Berechnung der Verpflegungspauschalen für Auslandstätigkeiten neu geregelt. Kürzlich folgten weitere Klarstellungen – ein Überblick über die nun gängige Praxis.
Auch für beruflich veranlasste Auslandsreisen werden nach der Reisekostenreform nur noch zwei unterschiedliche Verpflegungspauschalen gewährt. Deren Höhe hängt dabei von der Abwesenheitsdauer und vom besuchten Land ab.
Eine seit Januar 2016 geltende Übersicht der abzugsfähigen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattbaren Beträge hat das Bundesfinanzministerium (BMF) erst im Dezember 2015 bekanntgegeben (Az.: IV C 5 – S 2353/08/10006 :006) und darin auch landesspezifische Übernachtungspauschalen von 36 Euro (Tonga) bis zu 278 Euro (Gabun) aufgelistet, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können. Als Werbungskosten oder Betriebsausgaben bleiben dagegen – wie bei Inlandsreisen – auch künftig ausschließlich tatsächlich entstandene und gezahlte Übernachtungskosten abzugsfähig.
Verpflegungspauschale: Genaue Uhrzeiten notieren
Das BMF-Anwendungsschreiben vom Dezember 2015 stellt nochmals klar, dass bei der Anreise vom Inland ins Ausland und umgekehrt jeweils ohne Tätigwerden die Verpflegungspauschale des Orts maßgebend ist, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Gleiches gilt für die Tage zwischen An- und Abreise. Keine Rolle spielt dabei, ob während der Dienst- oder Geschäftsreise mehrere Länder aufgesucht werden. Eine Besonderheit gilt es lediglich für die Abreise vom Ausland ins Inland oder umgekehrt mit Tätigwerden zu beachten – in diesem Fall zählt nicht die 24-Uhr- Regelung, sondern allein der letzte Tätigkeitsort.
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Da durch die letzte Reisekostenreform die Mindestabwesenheitszeiten nicht mehr berücksichtigt werden müssen, fällt die Berechnung der zulässigen Verpflegungspauschalen für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auslandsdienstreise leicht. Für beide Tage dürfen aber nicht die vollen Pauschbeträge in Anspruch genommen werden. Diese sind allein für die Zwischentage mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden pro Kalendertag vorgesehen. Für den An- und Abreisetag listet die Übersicht dagegen deutlich geringere Pauschbeträge auf (Beispiel Niederlande: 31 Euro statt 46 Euro für Zwischentage). Neu ist nun: Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere Auslandsfahrt an, wird für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale gewährt (siehe Rechenbeispiel 4 auf der nächsten Seite).
Einladungen wirken sich auf Verpflegungspauschale aus
Wie bei inländischen Auswärtstätigkeiten vermindern sich die beim Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungspauschalen um 20 Prozent für ein Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen, falls der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeiten bereitstellt. Dabei gilt es zu beachten, dass die Kürzung selbst für den An- und Abreisetag von der vollen Verpflegungspauschale für eine mindestens 24-stündige Abwesenheit vorgenommen wird. Und zwar unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird (Rechenbeispiel 5).
Die gute Nachricht: Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen dürfen weiterhin selbst dann in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben bei der Einkommensteuer abgezogen beziehungsweise vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden, wenn keinerlei Kosten für die Verpflegung entstanden sind.
Auf der nächsten Seite erfahren Sie, wie Sie bei Auslandsreisen rechnen müssen.
