Das Unternehmermagazin aus der Handelsblatt Media Group

Creditreform

Die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge ist für Arbeitgeber mit Bürokratie verbunden. Wem das zu viel wird, der lagert diese Pflichten an einen speziellen Dienstleister aus. Worauf bei der Vergabe zu achten ist.

Die alljährliche steuerliche und bilanzielle Optimierung, sich ständig ändernde Grundlagen in Sachen Arbeits-, Steuer- und Sozialrecht, die Kommunikation mit 60 Standorten in Deutschland und die Verwaltung von Versorgungsansprüchen von mehr als 115.000 Mitarbeitern – irgendwann nahm die betriebliche Altersversorgung (bAV) bei der Robert Bosch GmbH ein Ausmaß an, das von der Personalabteilung nicht mehr bewältigt werden konnte. Kurzerhand lagerte man die Arbeiten an einen Dienstleister aus. „Dieser Schritt sicherte uns eine hohe Kosteneffizienz sowie Prozesssicherheit und sorgt dafür, dass unser bAV-Gesamtkonzept einer ständigen Optimierung unterliegt“, sagt Bernhard Wiesner, Senior Vice President Corporate Pension & Related Benefits.

Tatsächlich müssen die Unternehmen einen Spagat hinlegen: Einerseits wollen sie eine bAV anbieten, die sich von anderen Offerten abhebt und sie als attraktiven Arbeitgeber auszeichnet. Andererseits wollen sie die Risiken – trotz der steigenden Komplexität und Regulierung – begrenzen. Letzteres gilt insbesondere in Zeiten der niedrigen Verzinsung und der immer älter werdenden Gesellschaft. „Unternehmen müssen deshalb ihre gesamte bAV optimieren – von der Planung über die Organisation bis hin zu den Prozessen in der Verwaltung“, sagt Michael Paulweber von Towers Watson. Eine Umfrage der Beratung zeigt denn auch, in welchen Punkten sich Unternehmen enorme Verbesserungen von einer Auslagerung der bAV-Aufgaben erwarten: So sehen 82 Prozent Optimierungschancen im operativen Betrieb, 78 Prozent gehen davon aus, dass der Dienstleister eine effektivere IT einsetzt. Und 71 Prozent der Befragten glauben, dass die Mitarbeiter so besser über ihre Altersvorsorge informiert werden.

AUSLAGERUNG – WORAUF ES ANKOMMT

Sebastian Uckermann, Geschäftsführer der Deutschen bAV Service GmbH, rät, bei der externen Vergabe der bAV-Verwaltungsaufgaben auf folgende Punkte zu achten:

Effiziente Kommunikation. Dank webbasierter Kommunikationsplattformen können alle Mitarbeiter jederzeit und von überall aus auf Informationen zu ihrer Altersvorsorge zugreifen. Ein Informationsverlust zwischen Firma, Arbeitnehmer und Versorgungsträger sollte so gut wie ausgeschlossen sein.

Flexible IT-Lösung. Unternehmer sollten darauf achten, dass der externe Dienstleister Programme einsetzt, die über sichere Schnittstellen zur Software in seiner Personalabteilung verfügen. Der Datenaustausch mit möglichst vielen Versorgungsträgern muss ebenfalls möglich sein. Zudem sollte die IT alle Durchführungswege und mögliche Gehaltszusagen abdecken, die im Unternehmen angeboten werden.

Individuelle Beauftragung. Wer über eigene Mitarbeiter mit fundierten bAV-Kenntnissen verfügt, kann beispielsweise nur das Datenmanagement auslagern oder eine Nutzung der bAV-Software vereinbaren. Auf individuell zubuchbare, aber auch wieder kündbare Aufgabenbereiche bestehen.

Umfassender Datenschutz. In welchem Land stehen die Server, auf denen die Daten der Mitarbeiter gespeichert werden? Wie werden diese Informationen – auch gegen Risiken wie Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden – gesichert und zu welchen Zwecken dürfen sie verarbeitet werden? Was passiert mit den Daten, nach Beendigung der Zusammenarbeit? Wichtige Fragen, die es zu beantworten gilt.

Transparente Kosten. Neben einer einmaligen Einrichtungsgebühr werden auch laufende Verwaltungsgebühren fällig. Deren Höhe ist unter anderem von der Komplexität des Versorgungswerks, der Zahl der Mitarbeiter und den ausgelagerten Aufgaben abhängig. Ebenfalls zu klären: Wer übernimmt die Kosten für fällige Softwareupdates und wie häufig sind diese anzustoßen?