Sie zählen zu den ersten Unternehmen, die den Zahlungsverkehr auf die neuen SEPA-Verfahren umstellen. Warum sind Sie das Projekt so frühzeitig angegangen?
Wir agieren präventiv. Zum 1. Februar 2014 werden die nationalen Zahlungsverkehrsverfahren abgeschaltet. Wir wollen sicherstellen, dass unsere Prozesse bis dahin reibungslos funktionieren. Wenn wir nicht bis zum Stichtag umgestellt haben, drohen uns genauso wie anderen Unternehmen finanzielle Nachteile.
Ein hohes Risiko, vermeidbar mit einer langfristigen Vorbereitung?
Genauso sehen wir das. Die Zeit sitzt uns dennoch im Nacken. Bis September 2013 wollen wir die Umstellung abschließen, weil wir über Weihnachten und den Jahreswechsel nicht in Stress geraten möchten. Wir warnen davor, den Aufwand der Umstellung zu unterschätzen.
Wo sehen Sie die größte Herausforderung beim Umstellungsprozess?
Neben den rein technischen Anpassungen vor allem in der Kommunikation mit den Kunden. Beim SEPA-Firmenlastschriftverfahren müssen unsere Kunden ein Mandat bei ihrer Hausbank abgeben und uns ein unterschriebenes Exemplar zurücksenden. Dieses Verfahren haben viele noch nicht verstanden. Das ist erklärungsbedürftig. Am Anfang des Projekts war uns dies nicht bewusst.
Wie gehen Sie vor, um den Rücklauf zu beschleunigen?
Inzwischen haben wir besondere SEPA-Prozesse entwickelt. Wir senden jedem Kunden ein sogenanntes SEPA-Package zu. Darin enthalten sind ein Anschreiben, die Mandate und ein gesondertes Infoblatt, das die einzelnen Schritte ausführlich erläutert. Kunden können damit innerhalb von wenigen Minuten die Vorgehensweise nachvollziehen.
Und reagieren entsprechend schnell?
Die Mandate sind von uns vorab schon so weit ausgefüllt, dass sie nur noch auf Richtigkeit geprüft und unterschrieben werden müssen. Inzwischen haben wir die notwendigen Unterlagen nach wenigen Tagen vollständig zurück.
Können die Hausbanken bei der Umstellung unterstützen?
Jeder Firmenchef sollte sich im ersten Schritt an seine Hausbank wenden. Die Bankinstitute halten zahlreiche Informationen und teilweise auch Programme zur Umstellung bereit. Diese können durchaus nützlich sein. Die relevanten Informationen erhalten die Unternehmer in der Regel sicherlich kostenfrei.
Die neuen SEPA-Verfahren bringen für die Unternehmen demnach mehr Nach- als Vorteile?
Nein, unterm Strich überwiegen durchaus die Vorteile. Durch die im gesamten SEPA-Zahlungsverkehrsraum standardisierten Verfahren können viele Prozesse vereinfacht und damit Kosten reduziert werden.
Wie ist die Situation bei Unternehmen, die zum Beispiel nur per Überweisung fakturieren? Sie können auf das aufwendige Einholen neuer Mandate verzichten.
Sicherlich haben diese Unternehmen weniger Arbeit. Aber auch sie müssen zum Beispiel IBAN und BIC bei Kunden- und Lieferantenstammdaten ergänzen und ihre IT-Systeme prüfen. So stehen beispielsweise im Verwendungszweck deutlich weniger Zeichen als bisher zur Verfügung: statt 378 Stellen nur noch 140 Stellen. Dies kann signifikante Auswirkungen auf bestehende Prozesse haben.
Wie sollten Unternehmer das Projekt effizient angehen?
Die SEPA-Umstellung ist ein komplexer Prozess mit vielen Detailfragen. Jedes Unternehmen sollte umgehend einen verantwortlichen SEPA-Beauftragten benennen. Die SEPA-Umstellung sollte als Chance gesehen werden, Unternehmensprozesse zu optimieren und die Datenqualität zu verbessern.
Die Fragen stellte Eva Neuthinger
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