Ein Fahrtenbuch auf dem Tablet oder dem Smartphone führen – bequemer geht’s nicht. Doch Firmenwagenfahrer müssen dabei einige gesetzliche Hürden beachten. Andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt.
Lückenlos, eindeutig, zeitnahe Eintragungen und nachträglich nicht veränderbar: Die Ansprüche des Finanzamts an die Führung eines Fahrtenbuchs sind klar und unmissverständlich. Wer nicht mit der Akribie eines Buchhalters vorgeht, bekommt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger – und muss mit Steuernachforderungen rechnen.
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Digitale Fahrtenbücher, wie sie zum Beispiel für den PC, das Tablet oder das Smartphone erhältlich sind, erleichtern die Arbeit ungemein. „Diese müssen jedoch die gleichen Anforderungen erfüllen, wie die manuell geführten Aufzeichnungen“, sagt Christoph Iser, Steuerberater aus Düsseldorf. Zum Beispiel müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen Aufwand erkennbar sein. Schon vor einigen Jahren stellte der Bundesfinanzhof deshalb unmissverständlich klar, dass Excel-geführte Fahrtenbücher nicht den Ansprüchen des Fiskus genügen (Az.: VI R 64/04).
Aufzeichnung per Knopfdruck
Auf der sicheren Seite ist, wer eine professionelle Software verwendet, die die Integration von Geschäftskontakten und automatisch generierte Reports über die zurückgelegten Kilometer ermöglicht. Zu den Anbietern solcher Businesslösungen gehören zum Beispiel Tomtom Telematics oder Datev.
Noch einfacher geht es mit dem Smartphone in Verbindung mit einer App wie etwa der Wiso-Fahrtenbuch- App: Per Knopfdruck oder Fingertipp wählt der Fahrer zu Beginn aus, ob er beruflich unterwegs ist oder privat. Im ersten Fall erfolgt automatisch die Ermittlung von Start- und Zielort, im zweiten Fall werden diese Daten nicht gespeichert, sie bleiben anonym. Während der Tour zeichnet das Fahrtenbuch die zurückgelegten Kilometer auf. Lediglich die Kontaktdaten des Geschäftspartners und der Anlass der Dienstreise müssen über ein Webportal nachgetragen werden. „Spätestens sieben Tage nach der Fahrt müssen aber alle Angaben komplett sein“, so Experte Iser.
Ganz wichtig: Auch die digitalen Fahrtenbücher sollen über Jahre hinweg aufbewahrt und ohne größeren Aufwand lesbar sein. Anwender sollten dies beim Kauf eines neuen Geräts bedenken. Große Probleme bekommen Nutzer, die ihre Smartphones inklusive Fahrtenbuch-App verloren haben. Vor allem, wenn sie nicht regelmäßig die Toureninfos auf einem anderen Datenträger gesichert haben.
DIE ANFORDERUNGEN
Folgende Angaben müssen die Aufzeichnungen für beruflich bedingte Fahrten mit dem Dienstwagen unbedingt enthalten:
• Tag der Fahrt,
• Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Tour,
• Reiseziel,
• Reisezweck,
• Name des Geschäftspartners oder Kunden.
Übrigens: Ein Wechsel von der Abrechnung nach der Ein-Prozent-Regelung hin zum Führen eines Fahrtenbuchs oder umgekehrt darf nur am Ende eines Jahres erfolgen.
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