Risikofreudige Verbraucher, Unternehmen mit Liquiditätsengpässen – schlechte Zahlungsmoral gefährdet die Existenz unzähliger Firmen. Mit einem effizienten Forderungsmanagement minimieren Firmen diese Gefahr. Wie Mahnschreiben, Mahnbescheid, Klage und Inkassodienstleister tatsächlich helfen.
Tischlermeister Torsten Utz aus Norderstedt bei Hamburg erhält seine Aufträge zu mehr als 90 Prozent von anspruchsvollen Privatkunden. Vor allem hochwertige Einbaumöbel in Wohn-, Schlaf- und Ankleidezimmern haben es den Käufern angetan. Mit 23 Mitarbeitern erzielt er einen ansehnlichen Jahresumsatz von 1,7 Millionen Euro. Doch manchmal steckt der Teufel im Detail. Wie etwa bei einem Professor, der gleich mehrere Einbauten für eine Bibliothek orderte. Gesamtwert des Auftrags: rund 50.000 Euro. „Nachdem der Kunde die Hälfte des Betrags per Abschlagszahlungen beglichen hatte, meldete er Privatinsolvenz an“, berichtet Utz und ärgert sich: „Wenn es gut läuft, bekommen wir vielleicht noch einen Teil der Restforderung.“
Wie dem Handwerkschef geht es vielen Unternehmern: Sie vertrauen Kunden, die auf den ersten Blick solvent erscheinen und müssen dann am Ende ihr Geld mühsam eintreiben, wenn diese nicht zahlen – oder sogar ganz abschreiben. Mit spürbaren Konsequenzen für die eigene Firma: „Verspätete Zahlungseingänge verschlechtern die Liquidität des Betriebs bis hin zur eigenen Insolvenzgefahr“, weiß Rechtsanwalt Christian Kärgel von der Kanzlei Kärgel, de Maizière und Partner in Berlin. Sein Tipp: „Dies können Unternehmer mit einem konsequenten und abgestimmten Forderungsmanagement vermeiden.“
Große Verlockungen
Dabei sind die Voraussetzungen für Firmenchefs, schnell ans Geld zu kommen, so gut wie selten zuvor: Nach einer Ende 2014 veröffentlichten Studie des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) ist die Zahlungsmoral hierzulande weiterhin als gut zu bezeichnen. „Was wir jetzt sehen, sind die erfreulichen Ergebnisse des in den vergangenen Jahren kräftig gewachsenen Bruttoinlandsprodukts“, so BDIU-Präsident Wolfgang Spitz. Dennoch steigen derzeit auch wieder die Risiken für die Unternehmen: Historisch niedrige Zinsen verführen etwa die Verbraucher dazu, sich jeden Wunsch per Kredit zu erfüllen. Viele verlieren dabei den Überblick über ihre Finanzen. Dabei gibt es Branchen, die besonders unter der laxen Zahlungsmoral leiden. Die fünf mit den häufigsten Problemen sind der Onlinehandel, das Handwerk, Vermieter, Energieversorger und Fitnessstudios. Und die Zahl der überschuldeten Verbraucher ist laut Creditreform „SchuldnerAtlas“ 2014 im Vergleich zum Vorjahr um 90.000 auf 6,7 Millionen Bürger gestiegen.
© Creditreform-Magazin 03/2015
Wer hohe Außenstände zu verzeichnen hat, sollte schnell und konsequent dagegen vorgehen. „Je länger ein Betrieb wartet, desto weniger ernst nimmt ihn der Schuldner“, weiß Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer des Verbands der Vereine Creditreform in Neuss. Deshalb sollten Unternehmer prüfen, weshalb der Kunde nicht zahlt, und Einwendungen ausschließen. Kann oder will der Schuldner nicht begleichen, sollte die Firma die Forderung schnell an einen Inkassodienstleister abgeben – das gilt auch im internationalen Geschäft. Creditreform arbeitet zum Beispiel mit einem weltweiten Inkassonetzwerk aus eigenen Landesgesellschaften und Rechtsanwälten zusammen. „Mit der Bearbeitung vor Ort und dem psychologischen Vorteil der Nähe zum Schuldner können wir ihn schneller zu einer außergerichtlichen Lösung bewegen“, so Ulbricht.
Handwerker Torsten Utz geht einen anderen Weg. Er arbeitet bei Bedarf mit einem erfahrenen Rechtsanwalt zusammen. Dank einer laufend aktualisierten Excel-Liste behält er die Übersicht über die offenen Posten, beispielsweise über jene Kunden, die nach Abzug der Abschlagszahlungen die Schlussrechnung noch nicht beglichen haben. „Wenn das Geld nicht innerhalb von vier bis fünf Tagen eingeht, rufen wir bei Stammkunden zunächst einmal an und fragen, ob sie die Überweisung einfach vergessen haben oder ob es einen anderen Grund für die Verzögerung gibt“, so Utz.
Drei Mahnungen müssen reichen
Missverständnisse lassen sich so meist schnell aufklären und – bei Bedarf – das Mahnverfahren zügig in Gang setzen: Drei Briefe verschickt die Tischlerei Utz an säumige Kunden, formuliert jeweils mit zunehmender Schärfe. Trifft nach der ersten Mahnung innerhalb von zehn Tagen kein Geld ein, folgt die zweite unverzüglich. In der dritten Mahnung schließlich kündigt er an, einen Rechtsanwalt einzuschalten. „Dieser beantragt einen gerichtlichen Mahnbescheid oder klagt sofort, wenn feststeht, dass der Kunde nicht zahlen wird“, berichtet Utz.
Peter David, früher Richter am Oberlandesgericht München, empfiehlt sogar, nur ein Mahnschreiben zu verschicken: „Je nachdem, ob es sich um Bekannte, Geschäftspartner oder um einen voraussichtlich einmaligen Kunden handelt, der partout nicht zahlt, sollte der Brief im Ton abgestuft sein.“ Besonders wichtig: der Hinweis auf die Folgen der Säumnis, wie beispielsweise Verzugszinsen, und eventuell ein vorab bis auf Datum und Unterschrift ausgefüllter Überweisungsbeleg.
Wie steht es um die Zahlungsmoral der Verbraucher in Ihrer Region? Werfen Sie einen Blick auf den interaktiven Creditreform SchuldnerAtlas 2014 – entweder in unserer App oder unter creditreform-magazin.de/schuldneratlas-2014
Zahlt der Kunde daraufhin noch immer nicht, kann der gerichtliche Mahnbescheid helfen. „In der ganz überwiegenden Zahl der Fälle zahlen die Kunden nach Eingang des Mahnbescheids ihre Rechnungen“, weiß David. Schiebt der Kunde aber Mängelrügen vor, rät er vom gerichtlichen Mahnverfahren ab. Der Grund: Bis der Vollstreckungsbescheid zugestellt wird, ist der Kalender des Richters mindestens für die folgenden sechs Wochen gefüllt – in dieser Zeit könnte die Klage gegen den Säumigen längst laufen. Aus diesem Grund gilt: Bei einsichtigen Schuldnern unverzüglich einen Mahnantrag stellen. Beim Kunden, der erkennbar nicht zahlen will, sofort klagen.
Risiko: Hohe Vorleistungen
Unternehmer Manfred Speck, Inhaber der Firma EDB-Electronic GmbH in Karlsruhe, kennt die Tücken des Forderungsmanagements ebenfalls und agiert deshalb besonders umsichtig. Sein Betrieb mit 29 Mitarbeitern hat sich auf Leistungen rund um elektronische Steuerungen und Gerätebau spezialisiert. Speck arbeitet in erster Linie mit zahlungskräftigen Stammkunden zusammen: „Unsere Auftraggeber sind Betriebe, mit denen wir langjährige Geschäftsbeziehungen pflegen.“ Bei Neukunden holt er zumeist eine Bonitätsauskunft ein. „Immerhin arbeiten wir mit Auftragsvolumina von 100.000 Euro und mehr“, sagt Speck. Da die Firma beim Bau einer Maschine in hohe Vorleistungen geht, bringt ein Zahlungsverzug oder gar -ausfall ihn in große Schwierigkeiten. „Wir bestellen das Material vorab und bezahlen es frühzeitig“, so Speck. Die Liquidität seines Betriebs kann er also durch konsequentes Vorgehen gegen die säumigen Kunden sichern oder indem er dies einer Factoringgesellschaft überlässt, der er Forderungen verkauft.
Auch Inkassodienstleister erleichtern Betrieben das Vorgehen gegen säumige Kunden. Volker Ulbricht von Creditreform empfiehlt, das Verfahren nach maximal drei Mahnungen an die Profis abzugeben. Das spart Zeit und Nerven – und die Kosten fürs Geldeintreiben fordert der Dienstleister beim Schuldner gleich mit ein. Ulbricht: „Inkassokosten sind erstattungsfähig. Wir stunden diese in aller Regel bis zum Abschluss des Verfahrens. Zahlt der Kunde trotz Inkasso nicht, wird lediglich eine kleine Pauschale fällig.“
Restrisiko bleibt
Unabhängig davon ob Betriebe selbst aktiv werden oder Dienstleister beauftragen – das Risiko, trotz eines Vollstreckungsbescheids, der aus einem Mahnantrag ohne Widerspruch des Kunden ergeht, oder sogar trotz eines Gerichtsurteils immer noch kein Geld zu bekommen, bleibt bestehen. Spätestens dann sollten Unternehmer aber einen kundigen Rechtsanwalt einschalten. Der Experte versucht, den „vollstreckbaren Titel“ zu Geld zu machen. Damit kann der Anwalt einen Gerichtsvollzieher für die Pfändung von Geld oder geldwerten Sachen beauftragen, die er beim Schuldner vorfindet. Attraktiver sind oft Pfändungen in Forderungen, etwa Bankkonten, Lohn oder Gehalt sowie Mieteinnahmen. Selbst in Rentenanwartschaften und Lebensversicherungen dürfen Gläubiger pfänden lassen. All das setzt voraus, dass der Unternehmer mitbekommt, ob und wann der Schuldner pfändbares Vermögen hat. Inkassodienstleister überwachen dies per Monitoring automatisch.
So auch der Anwalt von Torsten Utz. Er behält den säumigen Professor weiter im Auge. „Er überwacht für uns, ob und wann der Kunde wieder zu Geld kommt“, sagt der Tischler und hofft nun, aufgrund seines konsequenten Vorgehens zu einem späteren Zeitpunkt an sein Geld zu gelangen.
GELD EINTREIBEN IN SIEBEN SCHRITTEN
Um ihre Außenstände möglichst klein zu halten, sollten Betriebe konsequent gegen säumige Kunden vorgehen. Die sieben wichtigsten Praxistipps für Ihre Firma:
Schritt 1: Rechnung schreiben. Schreiben Sie zügig nach Abschluss des Auftrags und bei Handwerkern nach Abnahme der Leistung eine prüffähige Rechnung mit konkretem Zahlungstermin. Das Schreiben sollte neben den vertraglich vereinbarten Punkten auch alle Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuergesetz verlangt – formale Fehler sind oft der erste Anlass, nicht zu zahlen. Seit die EU-Zahlungsverkehrsrichtlinie im Sommer 2014 in Kraft getreten ist, dürfen Unternehmen Geschäftspartnern ein Zahlungsziel von nur noch maximal 60 Tagen gewähren. Andere Fristen müssen ausdrücklich vereinbart werden (mehr Infos unter creditreform-magazin.de/zahlungsverzug). Bei öffentlichen Auftraggebern gilt eine Frist von 30 Tagen.
Schritt 2: Mängel beheben. Macht der Kunde berechtigt Mängel geltend, beseitigen Sie diese umgehend. Denn auch dies ist ein häufiger Einwand, Rechnungen erst einmal nicht zu begleichen.
Schritt 3: Zahlung kontrollieren. Mit einer Excel-Liste, einem Buchführungs- oder anderem PC-Programm überwachen Sie regelmäßig, welche Forderungen noch offen sind.
Schritt 4: Kunden anrufen. Begleicht der Schuldner die Rechnung nicht und hat sonst pünktlich überwiesen: anrufen und an die offene Zahlung erinnern. Bei vorübergehendem Liquiditätsengpass eines ansonsten guten Kunden vereinbaren Sie eine Ratenzahlung – schriftlich mit Schuldanerkenntnis für die Gesamtforderung.
Schritt 5: Richtig mahnen. Höchstens drei, nicht nummerierte Mahnschreiben verschicken. Gleich in der ersten Mahnung ausdrücklich feststellen, dass sich der Kunde in Verzug befindet. 30 Tage nach Erhalt der Ware oder Abnahme der Leistung Verzugszinsen berechnen. Achtung: Bei Privatkunden müssen Sie in der Rechnung extra auf diese hinweisen. Der Verzugszins liegt bei Privatkunden fünf, bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (den aktuellen Wert finden Sie auch unter bundesbank.de). Zurzeit liegt der Verzugszins bei 4,27 Prozent für Privat- und bei 8,27 Prozent für Geschäftskunden. Zudem wird nach der neuen EU-Zahlungsverzugsrichtlinie bei Unternehmen und bei öffentlichen Auftraggebern eine Pauschale von 40 Euro fällig.
Schritt 6: Mahnantrag stellen und klagen. Beispielsweise über das Portal online-mahnantrag.de können Sie einen Mahnbescheid selbst beantragen oder einen Anwalt damit beauftragen. Widerspricht der Schuldner nicht, erlässt das Gericht den Vollstreckungsbescheid. Anderenfalls geht das Verfahren in eine Klage über. Klagen Sie direkt, wenn deutlich wird, dass der Schuldner partout nicht zahlen will.
Schritt 7: Vermögen pfänden. Ein Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil berechtigen zur Pfändung. Rechtsanwälte und Inkassodienstleister helfen Ihnen bei diesem letzten Schritt des Forderungsmanagements.
