Noch immer fristet die betriebliche Altersversorgung im Mittelstand ein Schattendasein. Viele Firmen scheuen die vermeintlich aufwendige Administration. Doch mit professioneller Unterstützung lassen sich die meisten Probleme bewältigen.
Früh hilft viel: Damit Mitarbeiter schon in möglichst jungem Alter gegen die spätere Rentenlücke ankämpfen können, müssen Chefs ihnen laut Gesetz eine betriebliche Altersversorgung (bAV) anbieten. Für welchen der fünf möglichen Durchführungswege sich ein Unternehmer dabei entscheidet, bleibt ihm selbst überlassen. Gleiches gilt für die Frage, auf welchen Anbieter er setzt.
Das klingt recht flexibel, doch klappt die Umsetzung nicht überall: Während in Firmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern etwa 80 Prozent der Belegschaft betrieblich fürs Alter vorsorgen, liegt die Quote in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) vielfach nur bei 40 Prozent. Das ergab eine Analyse von Frank Wallau, Professor für Mittelstandspolitik an der Fachhochschule der Wirtschaft in Paderborn und Kolumnist des Creditreform-Magazins.
Die Gründe für diesen Befund sind vielfältig: Zum einen ist die Materie komplex. Um sie zu erklären, braucht es qualifiziertes Personal und jede Menge Zeit. Zum anderen ist die Verwaltung der Verträge mit großem Aufwand verbunden. Das schreckt gerade Kleinunternehmen regelmäßig ab. So können etwa neu eingestellte Mitarbeiter verlangen, dass sie eine Versorgung erhalten, die wertgleich mit der bei ihrem bisherigen Arbeitgeber ist. Zusätzlich müssen sich Personaler um die Korrespondenz sowie das Meldewesen mit den Versicherern kümmern, für eine korrekte Abrechnung sorgen und natürlich Fristen- und Datenschutzregeln beachten.
Sorge vor zu viel Bürokratie
„Diese Vielfalt ist nicht nur eine Herausforderung für Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit dem Thema bAV befassen“, sagt Gisbert Schadek, Vorstand des IT- und Dienstleistungsunternehmens Entgelt und Rente. „Auch Firmen, die hier bereits Erfahrungen haben, wächst die Bürokratie
irgendwann über den Kopf.“ Auf die bAV verzichten muss trotzdem niemand mehr. Dienstleister erkennen zunehmend, wie dringend Arbeitgeber auf Unterstützung angewiesen sind – und bieten technische und organisatorische Hilfe. Die Spezialisten erledigen und dokumentieren sämtliche anfallenden Transaktionen. Alternativ können Arbeitgeber das Internet nutzen und technische Lösungen zur Verwaltung einsetzen.
Der Technologie- und Serviceanbieter xbAV zum Beispiel bietet beide Varianten. Doch Geschäftsführer Martin Bockelmann plant noch mehr: die komplette Digitalisierung der bAV. Der Anfang ist gemacht: „Arbeitgeber können schon heute über webbasierte Dienste ihre Verträge datenund rechtssicher verwalten, ohne dazu die Administration nach draußen geben zu müssen.“ Wichtig sei auch der vollautomatisierte Datenaustausch, damit sich Korrespondenz in Papierform, zusätzliche Dokumentationsarbeiten und häufige Fehler vermeiden lassen.
Wie die in der Praxis funktioniert, zeigt das „HDI bAVnet“, das der Konzern HDI zusammen mit xbAV entwickelt hat. „Es bündelt die bAV-Dokumente eines Unternehmens online, sodass Arbeitgeber, Versicherer und Berater jederzeit darauf zugreifen können. Dadurch lassen sich viele Verwaltungsvorgänge schneller und kosteneffizienter bearbeiten“, so Fabian von Löbbecke, Vorstandsvorsitzender der Talanx Pensionsmanagement und bei der HDI verantwortlich für das Thema bAV. Wer nur HDI-Verträge verwaltet, nutzt das Tool sogar kostenlos.
Das Feedback der Kunden ist positiv: „Das Tool ist selbsterklärend aufgebaut, sodass man alles auf Anhieb findet“, lobt Dunja Lauber von Fossil Europe. Der Uhren- und Modehersteller mit 1.300 Mitarbeitern hat die neue Technik vor rund sechs Monaten eingeführt. Besonders angetan ist die HR-Spezialistin von der Zeitersparnis: „Früher war ich ein bis zwei Stunden pro Woche mit Änderungen der bAV-Verträge beschäftigt. Heute gebe ich den Namen des Mitarbeiters ein und setze die Änderungen direkt um. In 30 Sekunden, maximal einer Minute, ist ein Fall erledigt.“
BAV-VERWALTUNG LEICHT GEMACHT
Arbeitgeber, die Unterstützung bei der bAV-Verwaltung wünschen, können aus zahlreichen Angeboten wählen, wie die folgenden Beispiele zeigen:
Modularer Ansatz. Longial übernimmt alle administrativen Prozesse für Unternehmen aller Branchen und Größen und sämtliche Durchführungswege. Welche Aufgaben Arbeitgeber auslagern, lässt sich über Module individuell festlegen. Die Administration von Anwartschaften und Renten etwa kostet zwischen 1,50 und zehn Euro pro Monat und Rentner.
Individuelle Lösungen. Bei der Beratung Willis Towers Watson können Firmen wählen, ob sie nur einzelne Prozesse auslagern wollen oder die gesamte Verwaltung. Die Services umfassen alle Durchführungswege.
€ individuell.
Größtmögliche Transparenz. Der Rentenmanager der Entgelt und Rente AG bietet modulare, webbasierte Lösungen zur Verwaltung, unabhängig vom Durchführungsweg. Beschäftigte können über Accounts ihre Versorgungsansprüche verwalten und Hochrechnungen zu ihrer Gesamtrente erstellen.
€ ab 39,99 Euro pro Monat und Arbeitnehmer.
Klare Positionierung. xbaV übernimmt die Verwaltung, kümmert sich um die Archivierung sowie die digitale Standabfrage laufender Vorgänge. Alternativ dazu können Arbeitgeber über ein Online-Verwaltungsportal selbst administrieren.
€ ab 75 Cent pro Monat und Vertrag.
Externe Verwaltung. Collogia offeriert individuelle und webbasierte Verwaltungssysteme für alle Durchführungswege und alle Phasen der bAV für Betriebe sämtlicher Branchen. Die vollständige Auslagerung ist aber nicht möglich.
€ ab 1,50 Euro pro Monat und Vertrag.
