Firmen können mit Hilfe des IT-Leasings neue Technologien früher und schneller einführen – und somit besser auf sich ändernde Anforderungen des Marktes reagieren. Doch nicht immer bietet sich diese Finanzierungsform an.
Beim Fuhrpark ist es gang und gäbe. Statt Firmenwagen zu kaufen, verlassen sich viele Unternehmer auf die Dienste eines Leasinganbieters. Geht es um ihre IT, sei es um die Standard-Infrastruktur wie Server, Rechner und Software oder um neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Robotik und Cloud-Anwendungen, tun sich insbesondere Mittelständler deutlich schwerer. „Viele Familienunternehmen haben eine hohe Eigenkapitalquote und kaufen tendenziell eher. Zumindest, wenn sie überwiegend eigenfinanziert sind, nehmen sie häufig auch für IT keine Fremdfinanzierungen auf“, beobachtet Gernot Gutjahr von der Unternehmensberatung KPMG. Anders als große Unternehmen läuft der Mittelstand dadurch aus Sicht von Experten Gefahr, technisch ins Hintertreffen zu geraten. „Insgesamt investieren deutsche Unternehmen immer noch zu wenig in ihre IT, was angesichts des digitalen Wandels fatal ist“, sagt Horst Fittler, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbands Deutscher Leasing-Unternehmen (BDL).
Konzerne haben die Nase vorn
Eine Marktstudie des Verbands kommt zu dem Ergebnis, dass größere Unternehmen deutlich mehr IT-Investitionen per Leasing finanzieren – und dementsprechend in Sachen Ausstattung und Technologie die Nase vorn haben. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen sollten abwägen, ob sich Leasing für ihr Geschäft lohnt und welche Vorteile es bietet. Für Mittelständler spielen Wachstum und Flexibilität eine ebenso große Rolle. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie technisch auf der Höhe der Zeit sein. „Das ist insbesondere bei IT-Hardware mit ihren immer kürzeren Innovationszyklen äußerst kapitalintensiv. Im Gegensatz zum Kauf oder zur Finanzierung über einen klassischen Bankkredit schont Leasing das Eigenkapital und verbessert so Liquidität und Bonität“, sagt Gilles Christ. Der 48-Jährige ist Vorstandsmitglied bei Grenke, einem der größten Spezialisten für IT-Leasing in Deutschland. „Unternehmen können ihre finanziellen Mittel in zukunftsorientierte Projekte investieren, anstatt sie in Hardware zu binden. Sie werden dadurch agiler und können langfristiger planen“, fügt er hinzu.
Horst Fittler vom Leasingverband verweist darauf, dass es beim Leasing längst nicht mehr nur um die Finanzierung der Hard- und Software gehe. Neue Nutzungsmodelle wie zum Beispiel die Cloud spielen eine immer wichtigere Rolle. Um diese optimal zu nutzen, ist eine umfassende IT-Struktur nötig. „Leasing ist im IT-Bereich heute mehr als die reine Finanzierung des Equipments“, betont Fittler. So wachse der Anteil an Service und Beratung in diesem Sektor. Laut BDL sorgen derzeit geopolitische Risiken, Entwicklungen wie der Brexit oder der von den USA ausgelöste Handelskonflikt für Unsicherheit bei Unternehmern. „Häufig werden dabei zuerst IT-Investitionen eingespart und zum Beispiel bestehende Leasingverträge eher verlängert als neue Leasingverträge über einen längeren Zeitraum abgeschlossen“, sagt Fittler.
Förderung durch den Staat
Kleine und mittlere Unternehmen können über Förderbanken an günstige Leasingangebote kommen. So haben die KfW und Grenke jüngst einen Globaldarlehensvertrag für Leasingfinanzierungen über 120 Millionen Euro abgeschlossen. Damit können bundesweit KMU sowie Freiberufler und Gründer bei betrieblichen Neuanschaffungen von den besonderen Konditionen durch die KfW und Grenke profitieren. Die Abwicklung ist einfach: Der Unternehmer erhält einen sogenannten Fördergutschein direkt bei Grenke, den er ausfüllen und zusammen mit dem Leasingantrag bei dem Leasinganbieter einreicht. Mit Abschluss des Leasingvertrags wird der Fördergutschein eingelöst und der individuelle, von Raten und Laufzeiten abhängige Förderbetrag dem Leasingkunden vorab und in einer Summe gutgeschrieben. Förderberechtigt sind Gewerbeunternehmen und Angehörige freier Berufe mit einem Jahresumsatz von bis zu 500 Millionen Euro, die ihren Sitz in Deutschland haben. Private Anschaffungen sind von einer Förderung ausgenommen.
Auch wenn der Bedarf nach neuen Services wie Cloud-Computing steigt, das Hauptargument dafür, Hard- und Software zu leasen, ist das gleiche geblieben wie vor einigen Jahren: Anstatt die Technik zu kaufen und sich selbst um die Wartung sowie Instandsetzung der Anlagen zu kümmern, leasen Firmen ihre IT-Struktur, einschließlich Servicepaket. Dafür zahlen sie eine monatliche Nutzungsgebühr, was weniger Kapital bindet als ein Kauf per Barzahlung. Im Idealfall können die Unternehmen dann die Leasingraten aus Überschüssen finanzieren, die durch die höhere Produktivität des neuen Equipments erzielt werden. Häufig laufen Hardware-Leasingverträge zwei bis drei Jahre. Anschließend können die Firmen die technisch veralteten Geräte an den Leasinganbieter zurückgeben. Bei Bedarf versorgt der Anbieter das Unternehmen mit neuen Rechnern. Dies minimiert den organisatorischen Aufwand. Darüber hinaus macht es oft einen guten Eindruck, sich als Unternehmen auf dem neuesten Stand der Technik zu präsentieren. Beispielsweise wenn das Sales-Team einer Firma mit dem neuesten High-End-Smartphone beim Kunden sitzen kann.
Leasen – oder doch lieber kaufen?
Tatsächlich gibt es beim Leasing einen Nachteil: Die finanzielle Belastung ist zumeist höher als bei der herkömmlichen Finanzierung, etwa über ein Bankdarlehen. Dies gilt insbesondere für Niedrigzinszeiten. Derzeit bietet sich daher in einigen Fällen der direkte Kauf der IT-Ausstattung an – solange das Zinsniveau niedrig bleibt. Im Gegensatz zum Kauf, bei dem der Lebenszyklus eines Gutes in der Regel auf rund fünf Jahre angesetzt ist, können Innovationszyklen per IT-Leasing allerdings verkürzt werden.
Im Hinblick auf die voranschreitende Digitalisierung ist es für Elfriede Eckl, Partnerin bei der Unternehmensberatung EY, aus Unternehmersicht wichtig, sich den Veränderungen zu stellen. „IT-Leasing gewinnt an Bedeutung. Digitale Prozesse und damit einhergehend auch neue und komplexer werdende IT-Infrastrukturen erfordern Expertise, die viele mittelständische Unternehmen selbst nicht aufbringen können“, sagt sie. Leasing schone nicht nur das Eigenkapital, sondern biete Planungssicherheit. Darüber hinaus sei Leasing für deutsche Mittelständler bilanzneutral, da die Raten sich als Aufwand vom Leasingnehmer steuerwirksam absetzen lassen.
Einen weiteren Vorteil zeige zudem die Analyse der sogenannten Total Cost of Ownership (TCO). „Bei eigenen Investitionen werden Objekte länger genutzt – gerade im IT-Bereich steigen die Kosten aufgrund von Wartungen oder Reparaturen aber oftmals schon nach drei bis vier Jahren deutlich.“ IT-Investitionen könnten somit schnell zu zusätzlichen, ungeplanten Kosten führen, mit dem Resultat, dass die TCO steigen. „Dadurch werden Unternehmen gebremst, an einer schnellen, digitalen Entwicklung teilzunehmen“, erklärt die Beraterin. „Für ein Leasingmodell spricht auch, dass der Wiederverkaufswert gebrauchter Informationstechnik nach Ablauf der Nutzungszeit meistens nur gering ist“, sagt Hendrik Schöttle, Rechtsanwalt, Partner und Fachanwalt für IT-Recht bei Osborne Clarke.
Neuer Standard zur Bilanzierung
Allerdings gibt es laut Schöttle auch einige Argumente, die gegen IT-Leasing sprechen. „So machen etwa niedrige Zinsen einen Kauf in manchem Fall attraktiver. Zudem sorgt IFRS 16, der neue Standard zur Leasingbilanzierung, dafür, dass die meisten Leasingverträge ab dem 1. Januar 2019 in die Bilanz gehören. Das verbessert die Kennzahlen eines Unternehmens meistens nicht. Unternehmen, die ein Leasing planen, sollten die neuen Bilanzierungsregeln bei ihrer Entscheidung daher berücksichtigen“, empfiehlt der Experte.
Ein Argument für das Leasing, das man nicht vernachlässigen sollte, ist allerdings die IT-Sicherheit. „Unternehmen können beim Leasing nicht nur ihre IT, sondern auch Unterstützung bei Software-Updates, aber auch Hacker- und Cyberschutz hinzubuchen“, sagt Markus Lennartz, IT-Rechtsexperte bei der Sozietät Heuking Kühn Lüer Wojtek. „Für kleinere und mittlere Unternehmen ist Leasing besonders attraktiv, da sie oftmals nur kleine IT-Abteilungen haben, die das volle Spektrum der Anforderungen nicht abdecken können.“ Ob Unternehmen leasen oder besser direkt kaufen sollten, ist pauschal nicht zu beantworten. Wichtig ist nach Ansicht von Lennartz vor allem, den Leistungsumfang klar zu definieren – besonders mit dem Blick auf den Dreiklang aus Hardware, Software und Wartung.
Vorteile beim IT-Leasing
– Flexibilität: Die Hard- und Software ist immer auf dem neuesten Stand der Technik, da sie in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird.
– Liquidität: Im Vorfeld entstehen keine hohen Anschaffungskosten. Dies bedeutet mehr Liquidität.
– IT-Sicherheit: Sowohl bei der Hard- als auch bei der Software gilt: Nur wenn sie aktuell ist und moderne Sicherheitstechniken unterstützt, ist sie zuverlässig vor aggressiven Cyber-Angriffen geschützt.
– Motivation für Mitarbeiter: Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, wenn sie stets mit aktueller Hardware arbeiten können. Das erhöht die Produktivität und macht das Unternehmen interessant für junge, leistungsfähige Mitarbeiter.
– Ordnungsgemäße Entsorgung der alten Hardware: Die fachgerechte und umweltfreundliche Entsorgung der ausrangierten alten PCs erledigt das Unternehmen, das die PCs vermietet. Ihm obliegt als Eigentümer der gemieteten Technik die volle Verantwortung einer ordnungsgemäßen Entsorgung.
Nachteile beim IT-Leasing
– Kein Eigentum: Der Leasingnehmer erwirbt in der Regel kein Eigentum am Leasingobjekt. Somit hat er keine Möglichkeit, bei einem plötzlich auftretenden Geldbedarf den Gegenstand zu verkaufen.
– Hohe Gesamtkosten: Die Kosten sind, über den gesamten Nutzungszeitraum betrachtet, in der Regel höher als bei einem fremdfinanzierten Kauf des Objektes. Dies gilt insbesondere in Niedrigzinsphasen.
– Vertragsbindung: Der Leasingnehmer ist im Normalfall an die Vertragslaufzeit gebunden. Er muss in der Regel die Leasingraten auch dann zahlen, wenn er den Gegenstand nicht mehr nutzt.
– Garantieleistungen: Bei Garantie- oder Gewährleistungsstreitigkeiten kann der Leasingnehmer die Zahlungen an den Leasinggeber nicht ohne Weiteres einstellen. Mögliche Ansprüche gegen den Hersteller oder Lieferanten muss er quasi auf eigene Rechnung geltend machen, da in einem solchen Fall das Dreiecksverhältnis Leasinggeber, Leasingnehmer und Hersteller zum
Tragen kommt.
– Keine Kreditsicherheit: Leasingobjekte lassen sich nicht als
Sicherheit bei einer Finanzierung verwenden.
