Steuern: Wie Sie ärgerliche Rechnungsfehler vermeiden

Bei Rechnungskorrekturen hängen die umsatzsteuerlichen Folgen davon ab, ob lediglich Rechnungsangaben ergänzt oder Umsatzsteuerbeträge berichtigt werden. Die neuen Vorgaben der Finanzbehörden orientieren sich an der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Entgeltminderung.

Das Recht auf Vorsteuerabzug hängt außer von der geplanten Verwendung eingekaufter Güter und Dienstleistungen von einer formal und inhaltlich korrekten Rechnung ab. Fehlende oder unzutreffende Pflichtangaben können vom Rechnungsersteller jedoch problemlos ergänzt werden. Da eine Rechnung nach der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 31 UStDV) durchaus auch aus mehreren Dokumenten – dazu zählt etwa ein Lieferschein mit dem tatsächlichen Lieferdatum – bestehen kann, reicht dafür ein Dokument mit den nachgeholten oder korrigierten Pflichtangaben, das sich eindeutig und leicht nachprüfbar auf die unvollständige Rechnung bezieht.

EU-Richtlinie beachten

Vorsicht ist bei Verweisen auf andere existente Geschäftsunterlagen angebracht, aus denen sich etwa Rabattvereinbarungen oder genaue Leistungsbeschreibungen ergeben. Zwar lässt das Umsatzsteuerrecht derzeit noch Hinweise auf Vertragsunterlagen oder Vereinbarungen zu, sofern diese vom Unternehmen ohne Zeitverzögerung vorgelegt werden können. Doch seit Inkrafttreten der EU-Rechnungsrichtlinie 2013 dürfen die Mitgliedstaaten eigentlich keine nationalen Erleichterungen bei der Rechnungsstellung mehr vorsehen. Bis zu einer – voraussichtlich gerichtlichen – Klarstellung sind Unternehmen im Interesse ihrer vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden daher gut beraten, in Rechnungen zumindest nachvollziehbare Leistungsbeschreibungen aufzunehmen.

Mehr Aufwand als eine bloße Rechnungsergänzung bereitet dagegen die Korrektur zu hoch ausgewiesener Umsatzsteuerbeträge durch beispielsweise Rechenfehler oder die Wahl des falschen Umsatzsteuersatzes. Die umsatzsteuerlichen Konsequenzen bei derartigen Fehlern sind seit Jahren eindeutig: Wird ein höherer Umsatzsteuerbetrag als eigentlich fällig berechnet, schuldet der Rechnungsaussteller seinem Finanzamt auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Dem konnten Firmen bislang recht einfach durch geänderte Rechnungen entgehen. Doch nun haben die Finanzbehörden die Messlatte höher gelegt: Das Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF, Az.: III C 2 – S 7282/13/10001) setzt für die Berichtigung des gesetzlich geschuldeten Differenzbetrags gegenüber der Finanzverwaltung neuerdings dessen Rückzahlung an den Leistungsempfänger voraus.

„Die Minderung der Bemessungsgrundlage tritt erst bei Rückerstattung oder Verrechnung der Überzahlung ein.“ Bundesfinanzhof

Hierbei orientieren sich die Finanzbehörden an der geänderten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) zur Entgeltminderung. So tritt die Minderung der Bemessungsgrundlage nicht mehr bereits bei einem bestehenden Rückzahlungsanspruch des Leistungsempfängers ein, sondern erst bei Rückerstattung oder Verrechnung der Überzahlung. Infolgedessen führt ein nachträglich gewährter Preisrabatt denn auch erst in dem Voranmeldungszeitraum zu einer Änderung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage, in dem der Kunde über die Gutschrift etwa durch Auszahlung oder Verrechnung verfügt hat (BFH, Az.: V R 56/06).

Gleiches gilt nach einer BFH-Entscheidung (Az.: V R 34/09) bei der Rückgewähr von Anzahlungen und nach einem weiteren Urteil (Az.: V R 11/05) bei zurückerstatteten Über- und Doppelzahlungen von Kunden, auf die im Voranmeldungszeitraum der tatsächlichen Kundenzahlung Umsatzsteuer fällig wurde. Eine zur Korrektur verpflichtende Entgeltminderung liegt laut Richterspruch danach erst nach späteren Rückzahlungen an den Kunden vor. Im damals zu entscheidenden Fall hatte eine mit Nahrungs- und Genussmitteln handelnde GmbH Über- und Doppelzahlungen von Kunden zunächst gewinnneutral als Verbindlichkeit gebucht, um diese erst Jahre später nach Abzug zwischenzeitlich erfolgter Rückzahlungen erfolgswirksam auszubuchen.

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Damit Leistungsempfänger ihrer gesetzlichen Pflicht (§ 17 UStG) zur Korrektur des Vorsteuerabzugs bei Entgeltminderungen oder Berichtigung überhöht ausgewiesener Umsatzsteuerbeträge überhaupt nachkommen können, verlangt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14c.1. Abs. 7 Satz 3 UStAE) schriftliche und hinreichend bestimmte Berichtigungserklärungen gegenüber den Leistungsempfängern.

Zumindest nach Ansicht des Finanzgerichts (FG) Niedersachsen könnte die schriftliche Rechnungsberichtigung wegen überhöhtem Steuerausweis jedoch künftig entfallen, sofern der Rechnungsaussteller seinem Leistungsempfänger den zu Unrecht berechneten Steuerbetrag rückerstattet. Zur Klärung hat das niedersächsische FG dem BFH deshalb die Frage vorgelegt, ob eine Rechnungsberichtigung nach § 14c Abs. 1 UStG stets durch eine neue, berichtigte Rechnung erfolgen muss (FG Niedersachsen, Az.: 5 K 99/13). Darüber hat der BFH bislang zwar noch nicht entschieden (anhängig unter Az.: XI 43/14). Die Chancen für eine praxisgerechte Handhabung stehen aber nicht schlecht – immerhin hat das höchste Finanzgericht bereits vor Jahren entschieden, dass eine Berichtigungserklärung gegenüber dem Leistungsempfänger auf dem Überweisungsträger ausreicht (BFH, Az.: V R 25/89).

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