Seit einem Jahr gelten die neuen Buchführungsregeln der Finanzbehörden. Zwar hat sich die heftige Kritik am Buchungszeitpunkt zwischenzeitlich als überzogen herausgestellt. Klärungsbedarf besteht in vielen Unternehmen aber noch bei der obligatorischen Verfahrensdokumentation und den geforderten Verarbeitungskontrollen.
In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) vor etwas mehr als einem Jahr seine Vorgaben an eine Speicherbuchführung und die Regeln zum Datenzugriffsrecht bei Außenprüfungen zusammengefasst (Az.: IV A – 4 – S 0316/13/10003). Dies konnte selbstverständlich nicht ohne Widerspruch der Wirtschaftsverbände bleiben.
Auslöser ihrer Kritik war nicht zuletzt die durchaus missverständliche Formulierung, nach der eine Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle künftig grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen erfolgen soll. Darunter verstehen die Finanzbehörden aber lediglich eine Belegsicherung, damit Unterlagen nicht vor der späteren Buchung verloren gehen oder Geschäftsvorfälle im Hinblick auf mögliche Manipulationen für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden. Wie der Verlust von Unterlagen in der Praxis verhindert wird, steht dagegen jedem Unternehmen frei. So lassen die GoBD bei Papierbelegen ausdrücklich eine Ablage in gesonderten Ordnern oder fortlaufende Nummerierung ein- und ausgehender Rechnungen zu. In elektronischer Form reicht als Belegsicherung die Speicherung der Unterlagen in vorhandenen Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.
Neuerungen vor allem für Kleinunternehmer
Die Buchung selbst umschreiben die GoBD als „Erfassung in den Büchern“. Sofern unbare Geschäftsvorfälle im Unternehmen nicht laufend, sondern periodenweise gebucht werden, soll dies bis zum Ablauf des folgenden Monats geschehen. Selbst ein Überschreiten dieser mindestens einmonatigen Buchungsfrist erachten die Finanzbehörden jedoch als unbedenklich. Immer vorausgesetzt, dass der betreffende Geschäftsvorfall zuvor fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten wurde. Von der Neuregelung bleiben damit im Wesentlichen Kleinunternehmen betroffen, die bislang nur einmal pro Quartal ihre Belege ungeordnet zum Steuerberater gebracht haben.
Die verfrühte Aufregung um den Buchungszeitpunkt hat allerdings den Blick von einem anderen wichtigen Aspekt abgelenkt: von der Verfahrensdokumentation bei künftigen Außenprüfungen. Zwar musste bereits in der Vergangenheit für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Doch mit Inkrafttreten der GoBD zum Januar 2015 könnten Nachlässigkeiten oder eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation erstmals ein Verwerfen der Buchführung zur Folge haben. Und zwar immer dann, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und eingesetzten DV-Systeme beeinträchtigt wird.
Neue Dokumentationspflichten
Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der im Regelfall nach wie vor zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nachweisen. Dies betrifft insbesondere die Maßnahmen und Vorgehensweise im Unternehmen zur Sicherung der Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege.
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