Geschlossene Form als Schutz vor Veränderungen
So reichen lose Notizzettel zur Verhinderung nachträglicher Manipulationen keinesfalls mehr aus; erforderlich ist vielmehr eine geschlossene Form der Aufzeichnungen, die Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen kenntlich macht. Eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen bietet danach nur noch ein gebundener Nachweis in Buchform.
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Gefordert werden im Fahrtenbuch Angaben zu Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner sowie zum Reisezweck. Diese Angaben müssen sich aus dem fortlaufend und zeitnah geführten Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen – wie beispielsweise Aufschlüsselung von Kürzeln für häufiger aufgesuchte Fahrziele und Kunden auf Erläuterungsblättern oder Kundenverzeichnissen – wird nur akzeptiert, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen gewahrt bleibt.
Straßenname reicht nicht
Die bloße Angabe des Straßennamens als Fahrtziel reicht keinesfalls aus, selbst wenn fehlende Ortsangaben oder Kundennamen durch nachträglich erstellte Auflistungen beispielsweise in einer MS-Excel-Tabelle mit Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt präzisiert werden. Eine vollständige Aufzeichnung verlange vielmehr grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Im zugrunde liegenden Streitfall genügte die bloße Angabe der Straßennamen den Richtern nicht, da sich daraus weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergab (BFH-Urteil vom 1. März 2012, Az.: VI R 33/10).
Kleinere Aufzeichnungsmängel
Sofern die Angaben im Fahrtenbuch insgesamt plausibel sind, müssen die Finanzämter kleinere Aufzeichnungsmängel hinnehmen. Zu den akzeptablen Mängeln zählten die Richter die unterlassene Aufzeichnung einer Fahrt, für die eine Tankrechnung vorlag sowie Abweichungen zwischen den Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen. Da Angaben über die Kilometerstände in Werkstattrechnungen erfahrungsgemäß ungenau seien, könne diesen auch nur indizielle Bedeutung zukommen (BFH-Urteil vom 10. April 2008, Az.: VI R 38/06). Darüber hinaus bestätigte der BFH die Auffassung der Vorinstanz, dass keinerlei Verpflichtung zur Einhaltung der laut Routenplaner vorgegebenen kürzesten Entfernung besteht und demzufolge bei Abweichungen kein besonderer Aufzeichnungsaufwand betrieben werden müsse.
Elektronisches Fahrtenbuch
Manipulationssicherheit wird auch bei computergestützten Aufzeichnungen verlangt. Mit Hilfe der MS Excel-Tabellenkalkulation erstellte Tabellenblätter lehnten die BFH-Richter ab, weil nachträgliche Veränderungen nach der Funktionsweise des Programms weder technisch ausgeschlossen sind noch in den erzeugten Dateien dokumentiert werden (BFH-Beschluss vom 12. Juli 2011, Az.: VI B 12/11).
Akzeptabel erscheint den Finanzbehörden dagegen die nachträgliche Eintragung des Fahrtzwecks in einem Webportal, sofern dort auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung dokumentiert werden. Nach Antworten des Bundesministeriums der Finanzen auf Anfragen eines Anbieters von elektronischen Fahrtenbuchprogrammen bestehen zudem „keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden“.
Mit der Zeit sind auch die Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster in ihrer Kurzinfo Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18. Februar 2013 gegangen: Sie erklärten die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand für grundsätzlich unbedenklich, raten aber zur Dokumentation des tatsächlichen Tachostands im Halbjahres- oder Jahresabstand.
Übrigens: Trotz anderslautender Werbeaussagen werden elektronische Fahrtenbücher und Fahrtenbuchprogramme der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen! Aus gutem Grund, setzt doch die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs als ordnungsgemäß auch voraus, dass Hard- und Software im Alltagsbetrieb ebenfalls ordnungsgemäß bedient werden.
