Viele Unternehmen empfinden es als lästige Pflicht, Rechnungen zu stellen, zu versenden und dann Zahlungseingänge zu überwachen und säumige Schuldner konsequent zu mahnen. Aber es führt kein Weg daran vorbei, denn ein zu laxes Forderungsmanagement kann ihre Liquidität gefährden. Ein neuer Service von Creditreform übernimmt die ungeliebte Tätigkeit, offenen Rechnungen hinterherzulaufen.
Ob es nicht an der Zeit sei, das Forderungsmanagement zu automatisieren, wurde der geschäftsführende Gesellschafter eines großen bayerischen Autohauses kürzlich gefragt. Das sei längst geschehen, antwortete der 59-Jährige. Stolz verwies er auf drei Mitarbeiter in der Buchhaltung, die in mehr oder minder regelmäßigen Abständen Listen mit den Namen säumiger Zahler ausdruckten, sich über das weitere Vorgehen besprachen und schließlich den Mahnprozess einleiteten – mit dem Ergebnis, dass das Autohaus trotz des großen Aufwands stets einen erheblichen Forderungsbestand vor sich herschob.
Mehr als nur lästiger Papierkram
So oder ähnlich geht es vielerorts in der deutschen Wirtschaft zu. „Die Mehrzahl der Unternehmen verfügt über ein mangelhaftes Forderungsmanagement“, sagt Philipp Ganzmüller, geschäftsführender Gesellschafter der Creditreform Ganzmüller, Groher & Kollegen KG in München. Das gilt nach seiner Beobachtung keineswegs nur für kleine Betriebe, etwa aus dem Handwerk oder der Dienstleistungsbranche. Auch manch größerer Mittelständler wickele seinen Mahnprozess in großen Teilen noch manuell und somit wenig effizient ab. Woran das liegt? Ganzmüller nennt mehrere Gründe: „Manche empfinden den Papierkram als lästig und kümmern sich lieber um den Vertrieb und neue Projekte. Andere verfügen zwar über eine entsprechende IT-Struktur, doch sie ist häufig nicht mehr zeitgemäß oder besteht aus lauter Insellösungen.“ Denn: Investitionen in die kaufmännischen Prozesse gelten als aufwendig und teuer – und der Erfolg ist nicht garantiert.
Versäumnisse im Forderungsmanagement können jedoch ebenso unangenehme Folgen haben. Wenn Rechnungen regelmäßig zu spät (oder gar nicht) bezahlt werden, belastet das die Liquidität eines Unternehmens und führt im schlimmsten Fall zur Insolvenz. Im Moment scheint vielen Unternehmen diese Bedrohung jedoch sehr fern. Ihre Auftragsbücher sind gut gefüllt und die Insolvenzzahlen gehen kontinuierlich zurück. Auch die Fremdfinanzierungszinsen sind niedrig, Geld ist im Markt in großem Umfang verfügbar. Zudem ist die Zahlungsmoral in der deutschen Wirtschaft grundsätzlich gut, wie eine Umfrage des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen bestätigt hat. Dennoch ist es gefährlich, offenen Rechnungen nicht konsequent hinterherzulaufen. Damit das nicht allzu viel Zeit und Geld verschlingt, bietet Creditreform gemeinsam mit dem Münchner Startup Bilendo seit kurzem eine automatisierte und sehr effiziente Lösung für den Prozess nach der Rechnungserstellung an: Creditreform Mahnwesen.
Mahnen mit Fintech-Knowhow
Darin laufen sämtliche Informationen zusammen. Alle gestellten Rechnungen werden in das Tool importiert, angelegt und debitorisch eingebucht. Das gilt auch für eingehende Zahlungen – unabhängig davon, ob sie auf dem Geschäftskonto, über PayPal oder über einen Payment Service Provider eingehen. Durch den Einsatz moderner Technologien aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz ist das System in der Lage, mehr als 99,5 Prozent aller Vorgänge ohne Eingriff zuzuordnen. Somit kennt der Algorithmus alle Zahlungsströme, gleicht sie mit den Rechnungen ab und leitet automatisch die nächsten Schritte ein. „Diese effizienten Automatismen sorgen für eine sofortige Übersicht der offenen Posten und sind die Basis für fristgerechtes und auf Wunsch automatisches Mahnen“, sagt Florian Kappert, Gründer und Geschäftsführer von Bilendo. Der Mahnvorgang erfolgt individuell und kundenspezifisch, aber stringent. Nach Erfahrungen von Bilendo sorgen die regelmäßigen Mahnläufe für eine Reduzierung der offenen Posten um bis zu 50 Prozent. Gegenüber Schuldnern bleibt Creditreform Mahnwesen unsichtbar: Die Mahnungen erfolgen im Namen und im Corporate Design des Gläubigers.
Damit das System arbeiten kann, muss der Nutzer sein Geschäftskonto öffnen – eine Vorstellung, die laut Ganzmüller vor allem älteren Unternehmern Kopfschmerzen bereitet. „Sie sorgen sich um die Sicherheit.“ Jüngere Chefs, die mit Sofortüberweisungen und Online-Banking großgeworden seien, wüssten dagegen: Wenn ich Prozesse automatisieren will, müssen auch Dritte etwas über mich wissen. Florian Kappert hat die Erfahrung gemacht, dass bei vielen zunächst skeptischen Interessenten die Bedenken schwinden, sobald sie das System live erleben. „Dann gibt es regelmäßig Aha-Erlebnisse. Wenn wir die Chance erhalten, Bilendo in Aktion zu präsentieren, haben wir Kunden häufig sehr schnell überzeugt.“ Außerdem arbeite Bilendo mit den Standards der DSGVO und sorge somit für Datenschutz und -sicherheit.
Wichtig zu wissen
Für wen ist Creditreform Mahnwesen geeignet?
Für Unternehmen aller Branchen und unabhängig davon, ob sie 100 oder 500.000 Rechnungen pro Monat verschicken. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.
Wie importiere ich meine Rechnungen?
Via E-Mail, Drag & Drop, Bilendo REST API oder direkt aus dem Rechnungserstellungsprogramm.
Wie funktioniert der monatliche Zahlungsabgleich?
Unternehmen haben die Möglichkeit, ihr Geschäftskonto über das Banking-Tool zu hinterlegen oder direkt ihren Payment Service Provider anzubinden.
Sehen Kunden, dass ich Creditreform Mahnwesen nutze?
Nein. Creditreform Mahnwesen basiert auf einem White-Label-Ansatz und tritt gegenüber Kunden nicht in Erscheinung. Unternehmen haben zahlreiche Möglichkeiten, die Software an ihre Bedürfnisse und an ihr Corporate Design anzupassen. Jegliche Kommunikation zu Schuldnern geht von ihnen aus.
Wie sicher sind meine Daten bei Creditreform Mahnwesen?
Alle Daten von und zu Creditreform Mahnwesen unterliegen einer SSL-Verschlüsselung. Sie werden in einem deutschen Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert und verarbeitet. Das Rechenzentrum ist zertifiziert nach ISO 27001, ISO 27018, ISO 27017 und SOC1-3. Zusätzlich ist die Anwendung durch die BSI Cloud Computing Compliance Controls Catalogue for Sales (C5) geschützt. Alle personenbezogenen Daten werden selbstverständlich jederzeit anonymisiert und pseudonymisiert.
