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Creditreform

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Die Corona-Pandemie wirkt sich negativ auf die Rechnungstreue privater wie gewerblicher Schuldner aus. Das zeigt eine aktuelle Branchenumfrage des Bundesverbands Deutscher Inkassounternehmen (BDIU). Und das ist erst der Anfang. Wie Unternehmen vorsorgen können.

 

Lahmt die Konjunktur oder bricht sie wie zuletzt in der Corona-Krise ein, sinkt die Zahlungsmoral. Dieser Effekt ist in vielen Studien belegt und auch aktuell zu beobachten. Mussten sich Gläubiger im ersten Halbjahr 2019 vom Tag der Rechnungsstellung an durchschnittlich 43,11 Tage gedulden, bis sie ihr Geld bekamen, blieben Rechnungen im März, April und Mai 2020 zum Teil noch länger liegen.

Das zeigt eine aktuelle Auswertung des Debitorenregisters Deutschland. Auch der Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) schlägt Alarm. In einer Umfrage Anfang Mai meldeten 69 Prozent der Inkassounternehmen, dass sich die Rechnungstreue privater Schuldner seit Beginn der Krise verschlechtert habe. Für gewerbliche Schuldner bestätigten das sogar 74 Prozent der Rechtsdienstleister.

Angesichts dieser Zahlen erscheint die Erfahrung, die Sebastian Schlegel im April und Mai gemacht hat, auf den ersten Blick paradox. Schlegel ist Geschäftsführer von Creditreform Kassel/Fulda sowie Vorsitzender der Arbeitsgruppe Forderungsmanagement im Verband der Vereine Creditreform.

Im April, so berichtet Schlegel, lagen die Inkassofälle, die Unternehmen über Schnittstellen und Systeme an Creditreform übergeben haben, in etwa auf dem Niveau des Vorjahres. Bei den Unternehmen, die ihre Fälle manuell per Mail oder per Fax übergeben, beobachtete Schlegel jedoch einen deutlichen Rückgang. „Auf den zweiten Blick sind die Zahlen aber erklärbar“, sagt der Experte.

Für kleinere Unternehmen hätte die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice im April und Mai Priorität gehabt, sodass ihre Mahn- und Inkassoprozesse ins Stocken geraten seien. Zudem hätten sich einige Betriebe während des Shutdowns gegenüber ihren Schuldnern kulant gezeigt, Zahlungsziele verlängert und vorerst auf Inkasso verzichtet.

 

Kulanz ja, aber in Grenzen

Doch das Bild sei ambivalent, räumt Schlegel ein. „Ein gewisses Entgegenkommen gegenüber Schuldnern in der Corona-Krise war sicher richtig.“ Andererseits hätten viele Handwerker, Händler und Dienstleister in den vergangenen zehn Jahren generell nach dem Prinzip gearbeitet: Liefern, Rechnung schreiben und geduldig darauf warten, dass der Kunde zahlt.

Entweder weil ein konsequenteres Forderungsmanagement schlicht nicht notwendig war oder aber aus Sorge, Kunden zu verprellen, wenn sie Forderungen eintreiben. „Wer immer noch so arbeitet, riskiert seinerseits Zahlungsschwierigkeiten“, warnt Schlegel. „In der jetzigen Situation geht es um Liquiditätssicherung und die Existenz von Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, die Strategie im Forderungsmanagement nun anzupassen.“

Zumal hinter vielen nicht gezahlten Rechnungen keineswegs böse Absicht der Schuldner steckt. Diese Erfahrung hat Markus Grebe gemacht, seit er sein Rechnungs- und Mahnwesen Anfang 2020 komplett neu aufgestellt hat.

Sein Betrieb für Garten- und Landschaftsbau im nordhessischen Korbach konnte den Umsatz zuletzt zwar deutlich steigern, „aber ich bin vielen offenen Forderungen regelrecht hinterhergelaufen“, sagt Grebe.

Die Baubranche ist von der Corona-Pandemie bisher zwar kaum betroffen, doch Grebes Gewerk leidet unter einem anderen Problem. „Der Garten- und Landschaftsbau kommt in der Regel als einer der letzten Auftragnehmer auf eine Baustelle.“ Zum Ende eines Bauprojekts seien die Mittel begrenzt oder ältere Rechnungen oder Nachzahlungen für andere Gewerke würden vorrangig beglichen, sagt Grebe.

„Für uns ist es also umso wichtiger, dass wir unsere Kunden konsequent ansprechen.“ Einmal pro Woche nimmt er sich etwa eine halbe Stunde Zeit und ruft säumige Kunden persönlich an. „Etwa die Hälfte der offenen Rechnungen wird danach bezahlt“, sagt er.

Und noch etwas hat Grebe festgestellt: „Regelmäßig bekomme ich bei so einem Anruf sogar einen Folgeauftrag.“ Erst wenn die persönliche Ansprache keinen Erfolg hat, gehen Grebes Rechnungen in den Mahnlauf.

 

Nur ein vermeintliches Tabu

Das Beispiel zeigt, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen: Der Mut, das vermeintliche Tabu „offene Rechnung“ direkt freundlich anzusprechen. Sowie eine Buchhaltung, die jederzeit einen Überblick über ausstehende Rechnungen hat und bei Ablauf der Zahlungsfrist einen stringenten Mahnprozess in Gang setzt.

„Ein Zahlungsziel von 30 Tagen ist durchaus üblich“, skizziert Sebastian Schlegel, „nach dessen Ablauf sollte eine freundliche Zahlungserinnerung (erste Mahnung) per Mail und per Post verschickt werden, danach im Zwei-Wochen-Takt eine zweite und gegebenenfalls eine dritte Mahnung, möglichst verbunden mit einem Anruf.“ Und erst wenn das nicht helfe, wird die Forderung ins Inkasso übergeben.

Den organisatorischen Aufwand dafür können Unternehmen mit zahlreichen Systemen und Services, wie das Portal meine.creditreform.de oder die Plattform Creditreform Mahnwesen (siehe Kasten), minimeren. „Diese Tools sind eine gute Unterstützung“, fasst Sebastian Schlegel zusammen. „Aber das Wichtigste ist Konsequenz. Nur so beugen Unternehmen dem Dominoeffekt von Zahlungsverzug und Zahlungsausfällen vor.“

Für Landschafts- und Gartenbauer Markus Grebe hat sich die neue Strenge bereits ausgezahlt. Bei einem Jahresumsatz von gut einer Million Euro musste er im ersten Halbjahr 2020 lediglich Rechnungen über insgesamt knapp 1.000 Euro an Creditreform zum Inkasso übergeben.

 

Den organisatorischen Aufwand im Mahnwesen können Unternehmen mit Creditreform-Systemen und Services minimieren.

Creditreform Mahnservice und Inkasso

Bereits nach Überschreiten des Zahlungsziels einer Rechnung übernimmt der jeweilige Verein Creditreform gerne den Prozess, versendet im Namen des Unternehmens Zahlungserinnerungen und behält Zahlungseingänge im Blick. In enger Abstimmung mit Gläubiger und Schuldner sucht Creditreform nach der passgenauen Lösung – auch wenn der Geschäftspartner im Ausland ansässig ist.

creditreform.de/loesungen/inkasso-aussenstaende

 

Creditreform Mahnwesen

Die automatisierte Plattform für Forderungsmanagement und Mahnwesen analysiert alle Zahlungsströme, gleicht sie mit Rechnungen ab und leitet automatisch die nächsten Schritte ein. Wichtig: Unternehmen behalten viele Möglichkeiten, die Software an ihre Bedürfnisse und an ihr Corporate Design anzupassen.

creditreform-mahnwesen.de

 

Meine Creditreform

Über ein Webportal und eine App können Unternehmer offene Forderungen einfach abfotografieren, per Upload an Creditreform übergeben und alles Weitere im Blick behalten. Der papierlose Prozess entlastet die Buchhaltung.

meine.creditreform.de