Die moderne Arbeitswelt – Herausforderung und Chance „Home-Office“

Begriffe wie „Telearbeit“, „Home Office“ oder „Mobiles Arbeiten“ sind in aller Munde. Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten zeitweise oder auf Dauer im Home-Office, um eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen oder weil der Wohnort zu weit vom Unternehmen entfernt liegt. Sinnvoll geplante und umgesetzte Telearbeit kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mehr Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnis, Familienfreundlichkeit oder Motivationssteigerung bedeuten. Die moderne Informationstechnologie macht es schließlich möglich, Zuhause dasselbe zu tun wie im Büro.

Bei der „Telearbeit“ verrichten Arbeitnehmer zumindest einen Teil der Arbeit außerhalb der Gebäude des Arbeitgebers und übermitteln ihre Arbeitsergebnisse dabei oftmals per Computer oder Telefon. Es werden üblicherweise drei verschiedene Formen der Telearbeit unterschieden:

• Teleheimarbeit
• Alternierende Telearbeit
• Mobile Telearbeit

Bei der Teleheimarbeit verrichtet der Arbeitnehmer die gesamte Arbeit in seiner eigenen Wohnung (Arbeitszimmer). Ein Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens existiert nicht. Bei der alternierenden Telearbeit arbeitet er abwechselnd zu Hause und im Unternehmen. Der Arbeitgeber stellt für die Arbeit mehreren Personen einen Arbeitsplatz zur Verfügung, den sie zu unterschiedlichen und miteinander abgesprochenen Zeiten nutzen. Die Mobile Telearbeit wird hauptsächlich von Vertretern, Kundenbetreuern und ähnlichen Berufsgruppen praktiziert. Hierbei steht die Tätigkeit an wechselnden Arbeitsorten etwa in der Kundenwohnung sowie unter Umständen der Fernzugriff auf die unternehmensinterne IT-Infrastruktur im Mittelpunkt.

Telearbeit im Arbeitsverhältnis

Anders als zum Beispiel in den Niederlanden oder bei der deutschen Teilzeitarbeit haben Arbeitnehmer in Deutschland gegenwärtig keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Home-Office-Arbeitsplatz.

Zunächst sollte der Arbeitgeber vorab klären, ob bestimmte Tätigkeiten und der jeweilige Mitarbeiter überhaupt für eine Home Office-Tätigkeit geeignet sind. Einigen sich dann beide Parteien auf Telearbeit, bedarf es einer vertraglichen Regelung im Arbeitsvertrag oder bei bestehendem Arbeitsverhältnis einer ergänzenden Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Auch wenn für Telearbeitnehmer grundsätzlich die gleichen gesetzlichen Bestimmungen wie für sonstige Arbeitnehmer gelten, stellen sich wesentliche Fragen, die geregelt werden müssen:

• Welche Arbeitszeiten haben Mitarbeiter im Home Office?

Auch im Home Office gilt grundsätzlich das Arbeitszeitgesetz, wonach der Mitarbeiter beispielsweise nicht länger als 10 Stunden pro Tag arbeiten darf. Es empfiehlt sich, dass er selbst seine Arbeitszeit im Home Office dokumentiert und in bestimmten Abständen seinem Vorgesetzten vorlegt. Schließlich muss der Arbeitgeber auch bei Mitarbeitern im Home Office die Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit erfüllen. Bei Bedarf ist es sinnvoll, feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Mitarbeiters festzulegen.

• Was muss der Mitarbeiter beim Datenschutz beachten?

Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzfragen bei der Nutzung von Heimarbeitsplätzen sind unerlässlich. So sind nach dem Bundesdatenschutzgesetz bei personenbezogenen Daten angemessene Schutzmaßnahmen erforderlich. Jegliche Daten, Informationen, Passwörter etc. muss der Arbeitnehmer gegen den erweiterten Zugriff Dritter wie Personen im Haushalt des Arbeitnehmers schützen. Ist dies nicht möglich, darf er diese Daten nicht im Home Office verarbeiten. Zudem muss der Arbeitnehmer mobile Speichermedien aufgrund des großen Verlustrisikos immer mit Verschlüsselung nutzen.

• Welche arbeitsschutzrechtlichen Regelungen gelten bei der Telearbeit?

Der Arbeitgeber muss auch im Home Office die allgemeinen Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes beachten. So müssen etwa Büromöbel, die Beleuchtung oder die Software den Vorgaben entsprechen. Durch ein vereinbartes Zutrittsrecht zur Privatwohnung des Arbeitsnehmers muss der Arbeitgeber die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen überwachen und regelmäßig überprüfen. Um eine ausreichende Kontrolle der Arbeitsschutzvorschriften zu gewährleisten, sollte sich das Zutrittsrecht ebenso auf dritte berechtigte Personen wie z.B. den Datenschutzbeauftragten oder Mitarbeiter der Arbeitsschutzbehörde beziehen. Auch die Bewohner im Haushalt des Arbeitnehmers müssen den Zutritt gestatten.

•  Wer trägt die Kosten des Telearbeitsplatzes und wer haftet für Schäden?

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich die Arbeitsmittel auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen. Um steuerliche Probleme infolge geldwerten Vorteils zu vermeiden, muss die Nutzung für private Zwecke im Vertrag ausgeschlossen werden. Beschädigt der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel und Installationen des Arbeitgebers, haftet er nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei mittlerer Fahrlässigkeit gegebenenfalls anteilig. Dritte sind in diese Haftungsprivilegien der betrieblich veranlassten Tätigkeit nicht einbezogen. Hier kann es sinnvoll sein, dass der Arbeitgeber oder auch der Arbeitnehmer eine Versicherung für verursachte Schäden durch Dritte abschließt.

Mehr Selbstdisziplin, weniger Kontrolle

Die wesentlichen Fragen deuten an, dass Telearbeit auch Schwächen mit sich bringt: Neben Mängeln im Arbeitsschutz oder dem Verlust bestimmter Rechte kann die Arbeit im Home Office jedoch auch mit Belastungen für die Familie und dem Wegfall des sozialen, betrieblichen Umfeldes einhergehen. Oftmals werden eine drohende Selbstausbeutung und Vereinsamung von Telearbeitern genannt. Telearbeiter müssen daher bereit sein, stärker mit den übrigen Beteiligten zu kommunizieren und die erforderliche Selbstdisziplin aufbringen, anfallende Arbeiten termingerecht zu erledigen.

Der Arbeitgeber hingegen muss einer ergebnisorientierten Arbeit positiv gegenüberstehen und auf die tradierten Kontrollfunktionen zu Gunsten eines stärkeren Vertrauens verzichten können – dem Prinzip der Zielvereinbarung kommt dabei eine große Bedeutung zu. Im Ergebnis kann eine Tätigkeit im Home-Office nur funktionieren, wenn beide Parteien sich auf diese Beschäftigungsart einlassen und zum Gelingen beitragen.